BoxOffice IOS App: check deelnemers in en verkoop tickets aan de deur – Universe Helpcentrum

Beheer de toegang van je evenement met BoxOffice, een gratis app voor Apple en Android-apps waarmee Universe-evenementhosts nauwkeurig en efficiënt tickets kunnen scannen/handmatig deelnemers kunnen inchecken en tickets aan de deur kunnen verkopen.

BoxOffice is gratis te downloaden in de App Store van Apple of de Play Store van Google. Klik hier voor een handleiding over BoxOffice voor Android.

Hoe het werkt:

Gasten inchecken op uw evenement is eenvoudig; U heeft slechts uw iOS-apparaat en de BoxOffice app hiervoor nodig. Er is geen extra scanner of apparaat nodig. Tickets kunnen elektronisch worden weergegeven of worden afgedrukt.

Hosts kunnen deelnemers aan de deur inchecken doorBoxOffice op meerdere apparaten tegelijkertijd te gebruiken, om een snelle entree te garanderen. Onze servers letten op- als een ticket reeds gescand is, zal BoxOffice de scanner hiervan op de hoogte stellen en vragen of hij deze gast opnieuw wil inchecken.

Aan de slag met de Universe BoxOffice-app (iOS-app):

1. Download BoxOffice gratis van de App Store (Apple).

2. Open de app en log in op uw Universe-account.

Opmerking: klik hier voor informatie over het toevoegen van gebruikers aan uw 'Organisatie' met alleen 'Aan de deur'-rechten.

Tickets scannen en gasten inchecken

1. Zodra u bent ingelogd, gaat de app standaard naar het tabblad 'Scannen'. Standaard worden alle aankomende evenementen en tickettypen geselecteerd en kunnen ze als geldig worden ingescand. Indien nodig kan dit worden gefilterd op specifieke evenementen en tickettypes. Als dit niet nodig is, ga dan naar stap 3.

Opmerking: Uw eerstvolgende evenement en alle evenementen binnen 24 uur na dat evenement zullen beschikbaar zijn op de app. Evenementen die afgelopen zijn of niet binnen 24 uur na uw volgende evenement beginnen, worden niet weergegeven.

2. Om uw gegevens te filteren, tikt u op het filter pictogram, linksboven op uw scherm.

Op de pagina 'Evenementen filteren' ziet u vier filteropties: Op datum', 'Op evenement', 'Op tijdslot' en 'Op tickettype'. Alle evenementen die overeenkomen met uw huidige filterinstellingen verschijnen hieronder, onder 'Event Results'.

a) Filteren op datum

Selecteer de optie 'Op datum'. Op de volgende pagina selecteert u een begin- en einddatum op de kalender om uw filter vast te stellen. Zodra u uw selectie hebt gemaakt, worden de begin- en einddatum blauw gemarkeerd, en de tussenliggende data grijs.

U kunt uw selectie opnieuw instellen door te klikken op de knop 'reset' in de rechterbovenhoek van het scherm.

Zodra u tevreden bent met uw selectie, klikt u op de knop 'Filter data' onderaan het scherm, dit zal uw instellingen opslaan en u naar de pagina 'Evenementen filteren' brengen.

Klik onderaan de pagina op de knop 'Toepassen' om uw filters te activeren.

b) Filteren op evenement

Selecteer de optie 'Per evenement'. Op de volgende pagina verschijnt een lijst met uw evenementen. Standaard worden uw eerstvolgende evenement en alle evenementen binnen 72 uur na dat evenement geselecteerd. U ziet een blauw selectievakje naast elke geselecteerde evenement.

Om de selectie van een evenement ongedaan te maken, klikt u gewoon op de titel van het evenement. Zodra u tevreden bent met uw selectie, klikt u op de knop 'Evenementen filteren' onderaan het scherm, dit zal uw instellingen opslaan en u naar de pagina 'Evenementen filteren' brengen.

Klik onderaan de pagina op de knop 'Toepassen' om uw filters te activeren.

c) Filteren op tijdslot

Selecteer de optie 'Per tijdslot'. Op de volgende pagina verschijnt een lijst met de tijden van uw evenementen. Standaard worden alle tijdsloten voor uw volgende evenement en alle evenementen binnen 72 uur van dat evenement geselecteerd. U ziet een blauw selectievakje naast elk geselecteerd tijdslot.

Om een optie te deselecteren klikt u gewoon op het tijdsvak. Zodra u uw selectie hebt afgerond, klikt u op de knop 'tijdvensters filteren' onderaan het scherm, waardoor uw instellingen worden opgeslagen en u op de pagina 'Filter evenementen' terechtkomt.

Klik onderaan de pagina op de knop 'Toepassen' om uw filters te activeren.

d) Om te filteren op tickettype

Selecteer de optie 'Op tickettype'. Op de volgende pagina verschijnt een lijst met alle soorten tickets voor uw volgende evenement en alle evenementen binnen 72 uur van dat evenement. Een blauw selectievakje zal elk geselecteerd type ticket aangeven - standaard zijn ze allemaal geselecteerd.

Om een optie te deselecteren klikt u gewoon op een type ticket. Zodra u uw selectie hebt afgerond, klikt u op de knop 'Tickettypen filteren' onderaan het scherm. Hierdoor worden uw instellingen opgeslagen en gaat u naar de pagina 'Evenementen filteren'.

Klik onderaan de pagina 'Evenementen Filteren' op de knop 'Toepassen' om uw filters te activeren.

3. Om een ticket te scannen, houdt u uw apparaat boven de QR-code / barcode op het ticket van de deelnemers. Centreer de barcode en de camera stelt automatisch scherp en scant het ticket.

Als het ticket met succes is gescand, ziet u een geldige scanbevestiging op uw scherm, samen met de naam van de deelnemer en het type ticket.

Om aanvullende deelnemer gegevens te bekijken, selecteert u de pijl omhoog in het groene scanbericht om de weergegeven velden uit te breiden.

Opmerking: Als het ticket niet geldig is, ziet u een waarschuwing 'ongeldig ticket' op het scherm.

Als het ticket al is gescand, ziet u een waarschuwing die aangeeft 'ingecheckt' met de datum en tijd van de laatst gelogde check-in. U hebt ook de mogelijkheid om de gast opnieuw in te checken.

Tip: Als u in een donkere omgeving scant, kunt u de zaklamp van uw apparaat aanzetten door de verlichtingsknop in de rechterbovenhoek van uw scherm te selecteren wanneer u op het tabblad 'Scannen' bent.

4. Om een deelnemer handmatig in te checken (in plaats van hun QR-code te scannen) selecteert u het tabblad 'Gastenlijst' onder aan het scherm.

Daar klikt u op het veld 'Naam of e-mail zoeken' boven aan uw scherm en typt u de naam of het e-mailadres van de deelnemer. Zodra de naam op uw lijst verschijnt, kunt u hen inchecken door op de naam te tikken. Eenmaal ingecheckt, verschijnt er een blauw vinkje.

Opmerking: Tickets kunnen 'uitgevinkt' worden zodra ze gescand zijn of ingecheckt worden door op de naam van de deelnemer op de 'Gastenlijst' te tikken. Dit opent een pop-up waarmee u het ticket van de deelnemer weer geldig kunt maken.

Tip: op BoxOffice houdt de 'Gastenlijst' bij welke tickets in uw evenement gescand zijn. Op het web kunt u check-ins volgen met behulp van het 'check-ins' rapport op het tabblad 'Rapporten' van uw Evenementenmanager voor dit evenement. Deze rapporten worden in real time bijgewerkt. Klik hier om te zien hoe u toegang krijgt tot uw rapporten.

Hoe verkoopt u kaartjes aan de deur?

1. Zodra u bent ingelogd op de iOS BoxOffice-app, selecteert u het tabblad 'Verkopen' in het menu onder aan uw scherm Er verschijnt een lijst met beschikbare evenementen en ticketsoorten.

Opmerking: Tickets die zijn ingesteld om Overal (standaard) of Alleen aan de deur verkrijgbaar te zijn, worden in de app weergegeven. Tickettypen die zijn ingesteld op 'Alleen online' kunnen niet in de app worden geboekt. U kunt dit op elk moment bewerken via het tabblad Tickets op uw Evenementenmanager-pagina.

2. Stel uw bestelling samen door een aantal in te stellen voor elk tickettype in de bestelling. U kunt een hoeveelheid instellen door op het plus- of minteken naast elk relevant tickettype te tikken. Zodra u alle tickethoeveelheden voor de bestelling hebt geselecteerd, selecteert u de blauwe balk onderaan uw scherm.

Opmerking: Het is niet mogelijk om tegelijkertijd een bestelling voor meer dan één evenementpagina of meer dan één datum/tijd op een evenement aan te maken.

3. Als de koper met een creditcard betaalt, voert u de betalingsinformatie en het e-mailadres (optioneel) in en klikt u op "betalen" in de blauwe balk onder aan het scherm om uw bestelling te bevestigen. U ziet een bevestiging op het scherm wanneer de betaling is voltooid.

Opmerking: handmatige invoer van creditcards voor aankopen aan de deur is afgeschaft. Meer informatie vindt u hier: Kennisgeving van afschaffing - Handmatige invoer van creditcard in de BoxOffice-app.

Als de bestelling gratis is, worden de creditcardvelden niet weergegeven. Als de koper buiten Universe om betaalt, selecteer dan het tabblad "Contant" en voer de gewenste informatie in en selecteer de betaalknop onder aan uw scherm.

Opmerking: Als het optionele e-mailadresveld leeg wordt gelaten, zullen kopers hun tickets of aankoopbewijs niet ontvangen.

Voor informatie over het aanmaken van een BoxOffice Team zodat mensen deelnemers kunnen inchecken en tickets aan de deur kunnen verkopen voor uw evenement, zonder iemand op uw account aan te melden of uw inloggegevens te delen, klikt u hier.

Schakel de vereiste kopersinformatie in of uit:

Informatie van de koper (voornaam, achternaam en e-mailadres) is standaard vereist tot het begin van een tijdsslot en wordt daarna optioneel. Verhuurders kunnen deze vereiste in- of uitschakelen om altijd of nooit informatie over de koper te vragen, zodat zij gegevens kunnen verzamelen van alle gasten die naar hun evenement komen, of deze vereisten kunnen versoepelen om de wachtrijen aan de deur te verminderen.

Om deze functie in te schakelen, gaat u naar het tabblad Instellingen in de BoxOffice-app en selecteert u de 'Verkoop- en scaninstellingen':

Klik in de 'Verkoop- en scaninstellingen' op het tabblad 'Vereist kopersinformatie':

Selecteer een van de drie opties (Voordat het evenement begint, Altijd, Nooit):

Opmerking: deze instellingen kunnen ook worden gedeeld met teamleden via de functie 'Lid worden van teams'.

Verwante artikelen