Beheer de toegang tot uw evenement met BoxOffice, een gratis app voor Apple- en Android-apparaten waarmee hosts van Universe-evenementen nauwkeurig en efficiënt tickets kunnen scannen/deelnemers handmatig kunnen inchecken en tickets aan de deur kunnen verkopen.
BoxOffice is beschikbaar als gratis download in de Google Play Store. Klik hier om een handleiding te bekijken over BoxOffice voor iOS.
Hoe het werkt:
Gasten inchecken op uw evenement is eenvoudig; alles wat u nodig hebt is uw Android-toestel en de BoxOffice-app. Er is geen extra scanner of apparaat nodig. Tickets kunnen elektronisch worden weergegeven of worden afgedrukt.
Hosts kunnen deelnemers aan de deur inchecken met behulp van BoxOffice op meerdere apparaten tegelijk om een snelle entree te garanderen. Onze servers zijn alert: geen enkel ticket kan meer dan één keer worden gescand.
Om aan de slag te gaan met de Universe BoxOffice-app (Android):
1. Download BoxOffice gratis in de Google Play Store.
2. Open de app en log in op uw Universe-account. Opmerking: klik hier voor informatie over het toevoegen van gebruikers aan uw 'organisatie' met alleen 'Aan-de-deur' rechten.
Tickets scannen en gasten inchecken
2. Om uw gastenlijst te filteren, tikt u op evenementnaam bovenaan uw scherm. Tik in het scherm 'Selecteer Evenementen' om Evenementen te selecteren of te deselecteren, klik op 'Gereed' om hetzelfde te doen voor uw tickettypen en klik vervolgens op 'Ok' in het tickettype-modaal en op 'Gereed' om alle wijzigingen op te slaan. Dit genereert een gefilterde lijst van alle tickets, die als geldig op uw apparaat kunnen worden ingescand.
3. Om een ticket te scannen, houdt u uw apparaat boven de QR-code op het deelnemerticket. Centreer de QR-code, waarna de camera automatisch zal scherpstellen en het ticket zal scannen.
Als het ticket met succes is gescand, ziet u een geldige scanbevestiging op uw scherm, samen met de naam van de deelnemer en het type ticket. Om aanvullende deelnemer gegevens te bekijken, selecteert u de pijl omhoog in het groene scanbericht om de weergegeven velden uit te breiden.
Als een ticket wordt gescand dat niet geldig is voor het evenement/ticketsoort dat u hebt gefilterd of al is gescand, ziet u de volgende schermen.
Opmerking: als u in een donkere omgeving scant, kunt u de zaklamp van uw apparaat aanzetten door de verlichtingsknop rechtsboven in uw scherm te selecteren wanneer u zich in het tabblad Scannen bevindt.
4. Om een deelnemer handmatig in te checken (in plaats van hun QR-code te scannen), selecteert u de tab 'Gastenlijst' onderaan het scherm. Klik vervolgens op het veld 'Zoeken op naam of e-mail' bovenaan uw scherm en begin met het typen van de naam of e-mail van de deelnemer. Zodra de naam op uw lijst verschijnt, checkt u ze in door op hun naam te tikken. Eenmaal ingecheckt, verschijnt er een blauw vinkje. Opmerking: tickets kunnen worden 'uitgevinkt', zodra ze zijn gescand of ingecheckt door op de naam van de deelnemer te tikken. Hierdoor wordt het ticket van de deelnemer weer geldig.
Opmerking: als het ticket niet geldig is of al is gescand, ziet u een waarschuwing op het scherm. Als het ticket al is gescand, kunt u het opnieuw inchecken. U hoort ook twee onderscheidende geluiden voor geldige en ongeldige tickets.
U kunt bijhouden welke tickets met BoxOffice zijn gescand in uw rapport 'Gastenlijst' en 'Deelnemers' op de pagina Beheer van uw evenement. Deze rapporten worden in real time bijgewerkt. Klik hier om te zien hoe u toegang krijgt tot uw rapporten.
Hoe verkoopt u kaartjes aan de deur?
1. Zodra u bent ingelogd op de Android BoxOffice-app, selecteert u het tabblad Verkopen in het menu onderaan uw scherm. Er verschijnt een lijst met beschikbare Evenementen en ticketsoorten. Om aan te geven welke Evenementen en tickettypes u zichtbaar wilt maken, klikt u op 'Filter Evenementen binnen een datumbereik ".Wanneer de kalender verschijnt, selecteert u de begindatum van de tijdlijn die u wilt bekijken, klikt u op volgende en herhaalt u hetzelfde proces om uw einddatum te kiezen.
Opmerking: tickets die zijn ingesteld om overal beschikbaar te zijn (standaard) of alleen aan de deur worden in de app weergegeven. Ticketsoorten die zijn ingesteld op Alleen online kunnen niet worden geboekt in de app. U kunt dit te allen tijde bewerken op de pagina 'Bewerken' van uw evenement.
2. Stel uw bestelling samen door een aantal in te stellen voor elk type ticket in de bestelling. U kunt een hoeveelheid instellen door op het plus- of minteken naast elk relevant tickettype te tikken. Zodra u alle ticketaantallen voor de bestelling hebt geselecteerd, selecteert u de blauwe balk onderaan uw scherm.
Opmerking: Het is niet mogelijk om tegelijkertijd een bestelling voor meer dan één evenementpagina of meer dan één datum/tijd voor een evenement aan te maken.
3. Als de koper met een creditcard betaalt, voert u hun betalingsinformatie en e-mailadres (optioneel) in en klikt u op betalen in de blauwe balk onderaan het scherm om uw bestelling te bevestigen. U ziet een bevestiging op het scherm wanneer de betaling is voltooid. Als de bestelling gratis is, worden de creditcardvelden niet getoond. Als de koper buiten Universe om betaalt, selecteer dan het tabblad "Contant" en voer de gewenste informatie in en selecteer de betaalknop onderaan uw scherm.
Opmerking: Als het optionele e-mailadresveld leeg wordt gelaten, ontvangen kopers hun tickets of ontvangstbewijs niet.
Schakel de vereiste voor informatie van de koper in of uit:
Informatie van de koper (voornaam, achternaam en e-mailadres) is standaard vereist tot het begin van een tijdsslot en wordt daarna optioneel. Verhuurders kunnen deze vereiste in- of uitschakelen om altijd of nooit informatie over de koper te vragen, zodat zij gegevens kunnen verzamelen van alle gasten die naar hun evenement komen, of deze vereisten kunnen versoepelen om de wachtrijen aan de deur te verminderen.
Om deze functie in te schakelen, gaat u naar het tabblad Instellingen in de BoxOffice-app en selecteert u de 'Instellingen voor verkopen en scannen':
Klik in de "Instellingen voor verkopen en scannen" op het tabblad "Informatie van de koper vereist":
Selecteer een van de drie opties (Voordat het evenement begint, Altijd, Nooit):
Opmerking: deze instellingen kunnen ook worden gedeeld met teamleden via de functie 'Lid worden van teams'.