BoxOffice iOS App : enregistrez les participants et vendez des billets à la porte.

Gérez l'entrée de votre événement avec BoxOffice, une application gratuite pour les appareils Apple et Android qui permet aux hôtes d'événements Universe de scanner avec précision et efficacité les billets/d'enregistrer manuellement les participants et de vendre des billets à la porte.

BoxOffice est disponible en téléchargement gratuit sur Apple App Store ou Google Play Store. Pour consulter un guide sur BoxOffice pour Android, cliquez ici.

Comment cela fonctionne :

L'enregistrement des participants à votre événement est facile ; tout ce dont vous avez besoin est votre appareil iOS et l'application BoxOffice. Aucun scanner ou appareil supplémentaire n'est nécessaire. Les billets peuvent être affichés électroniquement ou imprimés.

Les hôtes peuvent enregistrer les participants à la porte en utilisant BoxOffice sur plusieurs appareils, simultanément, pour garantir une entrée rapide. Nos serveurs en prennent note si un billet a déjà été scanné, BoxOffice en informera le scanneur et lui demandera s'il souhaite enregistrer à nouveau ce client.

Pour commencer à utiliser l'application Universe BoxOffice (iOS) :

1. Téléchargez gratuitement BoxOffice sur l'App Store (Apple).

2. Ouvrez l'application et connectez-vous à votre compte Universe.

Remarque : Cliquez ici pour obtenir des informations sur l'ajout d'utilisateurs à votre « organisation » avec des autorisations à la porte uniquement.


Comment scanner les billets et enregistrer les invités

Remarque : votre prochain événement et tous les événements dans les 24 heures qui suivent cet événement seront disponibles sur l'application. Les événements qui se sont terminés ou qui ne commencent pas dans les 24 heures de votre prochain événement ne s'afficheront pas.

3)  Pour scanner un billet, placez votre appareil au-dessus du code QR sur le billet des participants. Centrez le code-barres et l'appareil photo fera automatiquement la mise au point et scannera le ticket.

Lorsque le billet est scanné avec succès, vous verrez une confirmation de scan valide sur votre écran, ainsi que le nom du participant et le type de billet.

Pour afficher des données supplémentaires sur le site participant, sélectionnez la flèche vers le haut dans le message de scan vert pour développer les champs affichés.

 Remarque : si le billet n'est pas valable, un message d'avertissement « Billet non valable » s'affiche à l'écran.

Si le billet a déjà été scanné, vous verrez apparaître un avertissement « Enregistré » avec la date et l'heure du dernier enregistrement. Vous aurez également la possibilité d'enregistrer à nouveau le participant.

Conseil : si vous scannez dans une zone sombre, vous pouvez allumer une lumière de poche de votre appareil en sélectionnant le bouton du boulon d'éclairage dans le coin supérieur droit de votre écran lorsque vous êtes dans l'onglet « Scan ».

4) Pour enregistrer manuellement un participant (au lieu de scanner son code QR), sélectionnez l'onglet « Liste des participants   » en bas de l'écran.

Cliquez ensuite sur le champ « Rechercher un nom ou une adresse e-mail » en haut de votre écran et commencez à saisir le nom ou l’adresse e-mail des participants. Une fois que le nom apparaît sur votre liste, vous l'enregistrez en appuyant sur son nom. Une fois l'enregistrement effectué, une coche bleue apparaît.

Remarque : les billets peuvent être « décochés » une fois qu'ils ont été scannés ou enregistrés en tapant sur le nom de participant sur la « Liste des participants » Une fenêtre contextuelle s'ouvre alors, dans laquelle vous pouvez rendre le billet du participant à nouveau valide.

 

Conseil : sur BoxOffice, la « Liste des participants » permet de savoir quels billets ont été scannés lors de votre événement. Sur internet, vous pouvez suivre les enregistrements à l'aide du rapport « Enregistrements » dans l'onglet « Rapports » du Gestionnaire d'événements de votre événement. Ces rapports sont mis à jour en temps réel. Cliquez ici pour savoir comment accéder à vos rapports.

Comment vendre des billets à la porte :

1. Une fois connecté à l'application iOS BoxOffice, sélectionnez l'onglet « Vendre » dans le menu en bas de votre écran. Une liste des événements et des types de billets disponibles s'affiche.

Remarque : les billets qui sont disponibles Partout (par défaut) ou uniquement À la porte seront affichés dans l'application. Tous les types de billets définis comme étant En ligne uniquement ne pourront pas être réservés dans l'application. Vous pouvez la modifier à tout moment à partir de l'onglet Billets de votre page de gestionnaire d'événements.

2. Créez votre commande en définissant une quantité pour chaque type de billet dans la commande. Vous pouvez définir une quantité en cliquant sur le signe plus ou moins à côté de chaque type de billet. Une fois que vous avez sélectionné toutes les quantités de billets pour la commande, sélectionnez la barre bleue en bas de votre écran.

Remarque : il n'est pas possible de passer une commande pour plus d'une page de l'événement ou plus d'une date / heure pour un événement en même temps.

3. Si l'acheteur paie par carte de crédit, saisissez ses données de paiement et son adresse e-mail (facultatif) et cliquez sur « payer » dans la barre bleue en bas de l'écran pour confirmer votre commande. Vous verrez la confirmation à l'écran lorsque le paiement sera terminé.

Note : la saisie manuelle des cartes de crédit pour les achats à la porte a été dépréciée. Pour plus d'informations, veuillez consulter : Avis de dépréciation - Saisie manuelle de la carte de crédit dans l'application BoxOffice

Si la commande est gratuite, les champs relatifs à la carte de crédit ne s'afficheront pas. Si l'acheteur paie en dehors d'Universe, sélectionnez l'onglet « Cash », saisissez les informations souhaitées et cliquez sur le bouton « Payer » en bas de l'écran.

Remarque : si le champ de l'adresse électronique facultative est laissé vide, les acheteurs ne recevront pas leurs billets ou leur reçu.

Pour plus d'informations sur la création d'une équipe BoxOffice afin de permettre aux personnes d'enregistrer les participants et de vendre des billets à la porte de votre événement, sans avoir à connecter quelqu'un à votre compte ou à partager vos données de connexion, cliquez ici.

Activez ou désactivez l'obligation de fournir des informations sur l'acheteur :

Par défaut, les informations relatives à l'acheteur (prénom, nom et adresse électronique) sont obligatoires jusqu'au début d'une plage horaire et facultatives par la suite. Les hôtes peuvent activer ou désactiver cette exigence pour toujours ou jamais demander des informations sur l'acheteur, ce qui leur permet de collecter des informations pour tous les invités qui viennent à leur événement, ou d'assouplir ces exigences pour réduire les files d'attente à l'entrée.

Pour activer cette fonction, rendez-vous dans l'onglet Paramètres de l'application BoxOffice et sélectionnez les « Paramètres de vente et de numérisation » :

Dans les « Paramètres de vente et de numérisation », cliquez sur l'onglet « Informations requises pour l'acheteur  »: 

Sélectionnez l'une des trois options (Avant le début de l'événement, Toujours, Jamais) :

Remarque : ces paramètres peuvent également être partagés avec les membres de l'équipe via les fonctions « Rejoindre les équipes ».