Gérez la porte de votre événement avec BoxOffice, une application gratuite d’Apple et les Appareils Android qui permet aux hôtes de l’événement Universe de scanner les billets de manière précise et efficace, d’enregistrer manuellement les participants et de vendre des billets au guichet.
BoxOffice est disponible en téléchargement gratuit sur la boutique Google Play. Pour consulter un guide sur BoxOffice pour iOS, cliquez ici.
Comment cela fonctionne :
L'enregistrement des invités à votre événement est facile ; tout ce dont vous avez besoin est votre appareil Android et l'application BoxOffice. Aucun scanneur ou appareil supplémentaire n'est nécessaire. Les billets peuvent être affichés électroniquement ou imprimés.
Les hôtes peuvent enregistrer les participants à la porte en utilisant BoxOffice sur plusieurs appareils simultanément pour garantir une entrée rapide. Nos serveurs en prennent note, aucun billet ne peut être scanné plus d’une fois.
Pour commencer à utiliser l’application Universe BoxOffice (Android) :
1. Téléchargez gratuitement BoxOffice à partir de Google's Play Store.
2. Ouvrez l’application et connectez-vous à votre compte Universe. Remarque : Cliquez ici pour obtenir des informations sur l’ajout d’utilisateurs à votre « organisation » avec autorisations au guichet uniquement.
Comment scanner les billets et enregistrer les invités
2. Pour filtrer votre liste des participants, appuyez sur l’intitulé de l'événement en haut de votre écran. Sur l’écran « Sélectionner les événements », cliquez pour sélectionner ou désélectionner des événements, cliquez sur « Terminé » pour faire de même avec vos types de billets, puis cliquez sur « Ok » dans la fenêtre modale du type de billet et sur « Terminé » pour enregistrer tous les changements. Vous obtiendrez ainsi une liste filtrée de tous les billets qui peuvent être scannés comme étant valides sur votre appareil.
3. Pour scanner un billet, placez votre appareil au-dessus du code-barres code QR sur le billet participant. Centrez le code-barres et l’appareil photo fera automatiquement la mise au point et scannera le ticket.
Lorsque le billet est scanné avec succès, vous verrez une confirmation de scan valide sur votre écran, ainsi que le nom du participant et le type de billet. Pour afficher des données supplémentaires du participant, sélectionnez la flèche vers le haut dans le message de scan vert pour développer les champs affichés.
Si un billet est scanné alors qu’il n’est pas valable pour l’événement/les types de billets que vous avez filtrés ou qu’il a déjà été scanné, les écrans suivants s’afficheront.
Remarque : Si vous scannez dans un endroit sombre, vous pouvez activer la lampe de poche de votre appareil en sélectionnant le bouton éclairage dans le coin supérieur droit de votre écran lorsque vous êtes dans l’onglet « Scanner ».
4) Pour enregistrer manuellement un participant (au lieu de scanner son code QR), sélectionnez l’onglet « Liste des participants » en bas de l’écran. Cliquez ensuite sur le champ « Rechercher un nom ou une adresse électronique » en haut de l’écran et commencez à taper le nom ou l’adresse électronique du participant. Une fois que le nom apparaît sur votre liste, vous l'enregistrez en appuyant sur leur nom. Une fois l'enregistrement effectué, une coche bleue apparaîtra. Remarque : Les billets peuvent être « décochés » une fois qu'ils ont été scannés ou enregistrés en tapant sur le nom du participant. Le billet du participant sera alors à nouveau valable.
Note : Si le billet n’est pas valide ou a déjà été scanné, un message d’avertissement s’affichera à l’écran. Si le billet a déjà été scanné, vous aurez la possibilité de l'enregistrer à nouveau. Vous entendrez également deux sons distincts pour les billets valides et non valides.
Vous pouvez savoir quels billets ont été scannés à l’aide de BoxOffice dans votre rapport « Liste des participants » et « Participants » à partir de la page « Gérer » de votre événement. Ces rapports sont mis à jour en temps réel. Cliquez ici pour savoir comment accéder à vos rapports.
Comment vendre des billets au guichet :
1) Une fois connecté à l’application BoxOffice Android, sélectionnez l’onglet Vendre dans le menu en bas de votre écran. Une liste des Événements et des types de billets disponibles s’affiche. Pour spécifier les Événements et les types de billets que vous souhaitez voir apparaître, cliquez sur « Filtrer Événements à l’intérieur d’une plage de dates ».Lorsque le calendrier apparaît, sélectionnez la date de début de la chronologie que vous souhaitez consulter, puis cliquez sur « Suivant » et répétez le même processus pour choisir la date de fin.
Remarque : les billets qui sont disponibles Partout (par défaut) ou uniquement Au guichet seront affichés dans l’application. Tous types de billets définis comme étant « Uniquement en ligne » ne pourront pas être réservés dans l'application. Vous pouvez modifier cela à tout moment sur la page « Modifier » de votre événement.
2) Créez votre commande en définissant une quantité pour chaque type de billet dans la commande. Vous pouvez définir une quantité en cliquant sur le signe plus ou moins à côté de chaque type de billet. Une fois que vous avez sélectionné toutes les quantités de billets pour la commande, sélectionnez la barre bleue en bas de votre écran.
Remarque : il n’est pas possible de passer une commande pour plus d’une page de l'événement ou plus d’une date/heure pour un événement en même temps.
3) Si l’acheteur paie par carte de crédit, entrez ses données de paiement et son adresse électronique (facultatif) et cliquez sur payer dans la barre bleue en bas de l’écran pour confirmer votre commande. Vous verrez une confirmation à l’écran lorsque le paiement sera terminé. Si la commande est gratuite, les champs relatifs à la carte de crédit ne s'afficheront pas. Si l’acheteur paie en dehors d'Universe, sélectionnez l’onglet « Cash », saisissez les informations souhaitées et cliquez sur le bouton « payer » au bas de l’écran.
Remarque : si le champ de l’adresse électronique facultative est laissé vide, les acheteurs ne recevront pas leurs billets ou leur reçu.
Activez ou désactivez l’obligation de fournir des informations sur l’acheteur :
Par défaut, les informations relatives à l'acheteur (prénom, nom et adresse électronique) sont obligatoires jusqu'au début d'une plage horaire et facultatives par la suite. Les hôtes peuvent activer ou désactiver cette exigence pour toujours ou jamais demander des informations sur l'acheteur, ce qui leur permet de collecter des informations pour tous les invités qui viennent à leur événement, ou d'assouplir ces exigences pour réduire les files d'attente à l'entrée.
Pour activer cette fonction, rendez-vous dans l’onglet Paramètres de l’application BoxOffice et sélectionnez les « Paramètres de vente et de numérisation » :
Dans les « Paramètres de vente et de numérisation », cliquez sur l’onglet « Informations requises pour l’acheteur» :
Sélectionnez l’une des trois options (Avant le début de l’événement, Toujours, Jamais) :
Remarque : ces paramètres peuvent également être partagés avec les membres de l’équipe via les fonctions « Rejoindre les équipes ».