BoxOffice IOS-App: Teilnehmer einchecken und Verkauf von Tickets am Eingang – Universe-Hilfe

Verwalten Sie Ihr Event vor Ort mit BoxOffice, einer kostenlosen App für Apple- und Android-Geräte, die es Universe-Event-Gastgebern ermöglicht, Tickets genau und effizient zu scannen, Teilnehmer manuell einzuchecken und Tickets am Eingang zu verkaufen.

BoxOffice ist als kostenloser Download im App Store von Apple oder im Play Store von Google erhältlich. Eine Anleitung zu BoxOffice für Android finden Sie hier.

So funktioniert es:

Das Einchecken der Gäste für Ihre Veranstaltung ist ganz einfach. Sie brauchen nur Ihr iOS-Gerät und die BoxOffice-App. Es wird kein zusätzlicher Scanner oder ein zusätzliches Gerät benötigt. Die Tickets können entweder elektronisch angezeigt oder ausgedruckt werden.

Die Veranstalter können die Teilnehmer mit BoxOffice auf mehreren Geräten gleichzeitig am Eingang einchecken, um einen schnellen Einlass zu gewährleisten. Unsere Server merken sich das - wenn ein Ticket bereits gescannt wurde, benachrichtigt BoxOffice den Scanner und fragt ihn, ob er diesen Gast erneut einchecken möchte.

So starten Sie mit der Universe BoxOffice App (iOS):

1. Laden Sie BoxOffice kostenlos aus dem App Store herunter (Apple).

2. Öffnen Sie die App und melden Sie sich bei Ihrem Universe-Konto an.

Hinweis: Klicken Sie hier, um Informationen über das Hinzufügen von Benutzern zu Ihrer „Organisation“ mit nur and der Tür geprüften Berechtigungen zu erhalten.

Scannen von Tickets und Einchecken von Gästen

1. Nach der Anmeldung wechselt die App standardmäßig auf die Registerkarte „Scannen“. Standardmäßig sind alle anstehenden Events und Ticketarten ausgewählt und können als gültig eingescannt werden. Bei Bedarf kann dies nach bestimmten Events und Ticketarten gefiltert werden. Wenn dies nicht erforderlich ist, fahren Sie mit Schritt 3 fort.

Hinweis: Ihr nächstes anstehendes Event und alle Events innerhalb von 24 Stunden nach diesem Event werden in der App verfügbar sein. Events, die beendet sind oder nicht innerhalb von 24 Stunden nach Ihrem nächsten Event beginnen, werden nicht angezeigt.

2. Um Ihre Daten zu filtern, tippen Sie auf das Filtersymbol oben links auf Ihrem Bildschirm.

Auf der Seite „Events filtern“ sehen Sie vier Filtermöglichkeiten: „Nach Datum“, „Nach Event“, „Nach Zeitfenster“ und „Nach Ticketart“. Alle Events, die Ihren aktuellen Filtereinstellungen entsprechen, werden unten unter 'Event Resultate' angezeigt.

a) Filtern nach Datum

Wählen Sie die Option 'Nach Datum'. Wählen Sie auf der folgenden Seite ein Start- und Enddatum im Kalender aus, um Ihren Filter zu erstellen. Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, werden das Anfangs- und das Enddatum blau hervorgehoben und die Daten dazwischen grau.

Sie können Ihre Auswahl zurücksetzen, indem Sie auf die Schaltfläche 'Zurücksetzen' in der oberen rechten Ecke des Bildschirms klicken.

Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Daten filtern“ am unteren Rand des Bildschirms. Dadurch werden Ihre Einstellungen gespeichert und Sie gelangen auf die Seite „Events filtern“.

Klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche „Anwenden“, um Ihre Filter zu aktivieren.

b) Filtern nach Event

Wählen Sie die Option 'Nach Event'. Auf der folgenden Seite wird eine Liste Ihrer Events angezeigt. Standardmäßig werden Ihre nächste bevorstehendes Veranstaltung und alle Events innerhalb von 72 Stunden nach dieser Veranstaltung ausgewählt. Neben jedem ausgewählten Event wird ein blaues Kontrollkästchen angezeigt.

Um die Markierung einer Veranstaltung aufzuheben, klicken Sie einfach auf den Titel der Veranstaltung. Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Events filtern“ am unteren Rand des Bildschirms. Dadurch werden Ihre Einstellungen gespeichert und Sie gelangen auf die Seite „Events filtern“.

Klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche „Anwenden“, um Ihre Filter zu aktivieren.

c) Filtern nach Zeitfenster

Wählen Sie die Option 'Nach Zeitfenster'. Auf der folgenden Seite erscheint eine Liste der Termine Ihrer Events. Standardmäßig werden alle Zeitfenster für Ihr nächstes bevorstehendes Event und alle Events innerhalb von 72 Stunden nach diesem Event markiert sein. Neben jedem ausgewählten Zeitfenster wird ein blaues Kontrollkästchen angezeigt.

Um eine Option zu deaktivieren, klicken Sie einfach auf das Zeitfenster. Sobald Sie Ihre Auswahl abgeschlossen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Zeitfenster filtern" am unteren Rand des Bildschirms. Dadurch werden Ihre Einstellungen gespeichert und Sie gelangen auf die Seite "Events filtern".

Klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche „Anwenden“, um Ihre Filter zu aktivieren.

d) Filtern nach Ticketart

Wählen Sie die Option 'Nach Ticketart'. Auf der folgenden Seite finden Sie eine Liste aller Ticketarten für Ihre nächste Veranstaltung und für alle Events innerhalb von 72 Stunden nach dieser Veranstaltung. Jede ausgewählte Ticketart wird durch ein blaues Kontrollkästchen gekennzeichnet - standardmäßig sind sie alle ausgewählt.

Um eine Option zu deaktivieren, klicken Sie einfach auf eine Ticketart. Sobald Sie Ihre Auswahl abgeschlossen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Ticketarten filtern“ am unteren Rand des Bildschirms. Dadurch werden Ihre Einstellungen gespeichert und Sie gelangen auf die Seite „Events filtern“.

Klicken Sie unten auf der Seite „Events filtern“ auf die Schaltfläche „Anwenden“, um Ihre Filter zu aktivieren.

3. Um ein Ticket zu scannen, halten Sie Ihr Gerät über den QR-Barcode auf dem Ticket des Teilnehmers. Zentrieren Sie den Strichcode, und die Kamera stellt sich automatisch scharf ein und scannt das Ticket.

Wenn das Ticket erfolgreich gescannt wurde, sehen Sie auf Ihrem Bildschirm eine Bestätigung, dass der Scan gültig ist, zusammen mit dem Namen des Teilnehmers und dem Tickettyp.

Um weitere Besucherdaten anzuzeigen, wählen Sie den Pfeil nach oben in der grünen Scan-Meldung, um die angezeigten Felder zu erweitern.

Hinweis: Wenn das Ticket ungültig ist, erscheint auf dem Bildschirm die Warnmeldung „Ungültiges Ticket“.

Wenn das Ticket bereits gescannt wurde, sehen Sie eine Warnung 'eingecheckt', mit Datum und Uhrzeit des letzten erfassten Check-ins. Sie haben auch die Möglichkeit, den Gast nochmals einzuchecken.

Tipp: Wenn Sie in einem dunklen Umfeld scannen, können Sie die Taschenlampe Ihres Geräts einschalten, indem Sie auf das Blitzsymbol oben rechts in der Ecke des Bildschirms tippen, wenn Sie auf der Registerkarte „Scannen“ sind.

4. Um einen Besucher manuell einzuchecken (anstatt den QR-Code zu scannen), wählen Sie die Registerkarte „Gästeliste“ am unteren Rand des Bildschirms.

Klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf das Feld „Name oder E-Mail suchen“ und geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse des Teilnehmers ein. Sobald der Name in Ihrer Liste erscheint, checken Sie ihn ein, indem Sie auf den Namen tippen. Nach dem Einchecken wird ein blaues Häkchen angezeigt.

Hinweis: Tickets können nach dem Einscannen oder Eincheckenabgehaktwerden, indem Sie in der Gästeliste auf den Namen des Besuchers tippen. Daraufhin öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem Sie das Ticket des Besuchers wieder gültig machen können.

Tipp: In BoxOffice können Sie unter „Gästeliste“ nachverfolgen, welche Tickets für Ihre Veranstaltung eingescannt wurden. Im Web können Sie Check-ins mit dem Bericht 'Check-ins' auf der Registerkarte 'Berichte' im Event Manager verfolgen. Diese Berichte werden in Echtzeit auf dem neuesten Stand gehalten. Klicken Sie hier, um zu erfahren, wie Sie auf Ihre Berichte zugreifen können.

Wie man Tickets an der Tür verkauft:

1. Sobald Sie in der iOS BoxOffice App angemeldet sind, wählen Sie die Registerkarte „Verkaufen“ in dem Menü am unteren Rand Ihres Bildschirms. Es wird eine Liste der verfügbaren Events und Ticketarten angezeigt.

Hinweis: Tickets, die so definiert sind, dass sie Überall (Standard) oder Nur am Eingang erhältlich sind, werden in der App angezeigt. Ticketarten, die als Nur Online definiert sind, können nicht in der App gebucht werden. Sie können dies jederzeit auf der Registerkarte „Tickets“ in Ihrem Event Manager bearbeiten.

2. Stellen Sie Ihre Bestellung zusammen, indem Sie für jede Ticketart in der Bestellung eine Anzahl festlegen. Sie können eine Anzahl festlegen, indem Sie auf das Plus- oder Minuszeichen neben der jeweiligen Ticketart tippen. Sobald Sie die Anzahl für jede Ticketart der Bestellung ausgewählt haben, wählen Sie den blauen Balken am unteren Rand Ihres Bildschirms.

Hinweis: Es ist nicht möglich, eine Bestellung für mehr als eine Eventseite oder mehr als ein Datum/eine Uhrzeit für ein Event gleichzeitig zu erstellen.

3. Wenn der Käufer mit Kreditkarte zahlt, geben Sie die Zahlungsinformationen und die E-Mail-Adresse (optional) ein und klicken Sie auf „Bezahlen“ in der blauen Leiste am unteren Rand des Bildschirms, um Ihre Bestellung zu bestätigen. Sie sehen eine Bestätigung auf dem Bildschirm, wenn die Zahlung abgeschlossen ist.

Hinweis: Die manuelle Kreditkarteneingabe für Käufe vor Ort wurde eingestellt. Weitere Informationen finden Sie hier: Hinweis zur Deaktivierung - Manuelle Kreditkarteneingabe in der BoxOffice-App

Wenn die Bestellung kostenlos ist, werden die Kreditkartenfelder nicht angezeigt. Wenn der Käufer außerhalb von Universe bezahlt, wählen Sie die Registerkarte „Bargeld“ aus und geben Sie die gewünschten Informationen ein. Wählen Sie dann die Schaltfläche „Bezahlen“ am unteren Rand Ihres Bildschirms aus.

Hinweis: Wenn das optionale Feld für die E-Mail-Adresse leer gelassen wird, erhalten die Käufer weder ihre Tickets noch eine Quittung.

Für Informationen über die Erstellung eines BoxOffice-Teams, wie Mitarbeiter Teilnehmer einchecken und Tickets an der Tür verkaufen können, ohne dass man sich in seinem Konto anmelden oder die Anmeldedaten weitergeben muss, klicken Sie hier.

Bearbeiten Sie die Informationspflicht für Käufer:

Standardmäßig sind Käuferinformationen (Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse) bis zum Beginn eines Zeitfensters erforderlich und danach optional. Veranstalter können diese Anforderung ein- oder ausschalten, um immer oder niemals Käuferinformationen anzufordern. Dies ermöglicht es ihnen, Details für alle Gäste zu sammeln, die zu ihrer Veranstaltung kommen, oder diese Anforderungen zu lockern, um die Warteschlangen vor Ort zu reduzieren.

Um diese Funktion zu aktivieren, gehen Sie in der BoxOffice-App auf die Registerkarte „Einstellungen“ und wählen Sie „Verkaufs- und Scaneinstellungen“:

Klicken Sie in den „Verkaufs- und Scaneinstellungen“ auf die Registerkarte „Käufer Info erforderlich“:

Wählen Sie eine der drei Möglichkeiten (Vor Beginn der Veranstaltung, Immer, Nie):

Hinweis: Diese Einstellungen können über die Funktion „Teams beitreten“ auch mit Teammitgliedern geteilt werden.

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