Creëer een virtueel evenement

Opmerking: De in dit artikel genoemde functies zijnalleen beschikbaar op Reguliere Evenementen . Onderstaande functies zijnniet beschikbaar op Timed-Entry Evenementen. Weet u niet precies wat het verschil is? Zie:Reguliere Evenementen vs. Timed-entryEvenementen

Het is helemaal gratis om een evenementpagina op Universe te maken en het kost maar een paar minuten om het op te zetten. U kunt een persoonlijk evenement of een virtueel evenement organiseren. Als u een persoonlijk evenement wilt organiseren, volg dan onze gids hier.

Zodra uw basis evenementgegevens zijn opgeslagen, hebt u toegang tot geavanceerde instellingen om uw evenement te beheren en promoten.

Opmerking: Vanaf 20 december 2020 wordt de Universe toeslag standaard opgenomen in de ticketprijs voor alle virtuele Evenementen. Als u de Universe-servicekosten wilt doorgeven aan uw kopers, kunt u dat doen door een extra toeslag toe te voegen aan uw evenement.

Om een evenement te creëren en tickets te verkopen:

1. Log in of meld u aan bij uw Universe-account en klik op de knop 'Evenementen organiseren' bovenaan uw scherm. Klik dan op "maak een evenement aan" en volg de aanwijzingen.

2. U wordt dan doorgestuurd naar het formulier om een evenement aan te maken. Vul hier uw basisgegevens in:

• Hoe heet uw evenement?: Voer de naam van uw evenement in. Het veld is beperkt tot maximaal 75 tekens.
• Beschrijving: Beschrijf uw evenement en vermeld alle details die uw deelnemers of klanten moeten weten en stel verwachtingen/beperkingen. Gebruik de werkbalk boven het vak Beschrijving om de opmaak aan te passen, links, foto's, video's, enz. toe te voegen.
• Contactgegevens invoeren (optioneel): Voer contactgegevens in om het de deelnemers gemakkelijk te maken u te bereiken. Deze informatie wordt alleen getoond op tickets en wordt nooit publiekelijk getoond op uw evenementpagina.
• Voeg een categorie toe: Selecteer een categorie uit het vervolgkeuzemenu die het beste bij uw evenement past.
• Wie kan uw evenement zien: Standaard staat uw evenement in de lijst 'Openbaar' en is het doorzoekbaar via de directory en van Universe en zoekmachines. Indien u wilt dat uw evenement privé is, kunt u uw evenement op 'Unlisted' zetten, wat betekent dat alleen mensen met de URL van het evenement uw evenementpagina kunnen zien. Als uw evenement niet wordt vermeld, kunt u de knop voor sociaal delen verbergen voor uw evenement.

 

3. Schakel ‘Virtueel evenement’ in en stel de tijd van uw evenement in

Om te worden doorverwezen naar de pagina om een virtueelevenement aan te maken, moet u ‘Dit is een virtueel evenement’ selecteren. Hierdoor zal een evenementlocatie niet meer nodig zijn.

• Datum & Tijd: Gebruik de dropdown datumkiezer om de begin- en eindtijd van uw evenement in te stellen. Voeg zoveel data toe als nodig door op de knop 'Nog een datum toevoegen' te klikken. Gebruik, indien nodig, de ‘verberg de datum en tijd op tickets’ toggle (alleen beschikbaar als uw evenementpagina één datum heeft).
• Adres van de Organisator: Vul uw adres in. Dit is nodig voor uw lokale tijdzone, lokalisatie en belastingdoeleinden. Het heffen van belastingen is uitsluitend ter beoordeling en verantwoordelijkheid van de evenementenorganisator. Indien ingeschakeld, bent u verantwoordelijk voor alle lokale belastingwetten en Universe houdt geen belastingen in of draagt geen belastingen af die namens u zijn geïnd. Universe biedt geen garantie dat de belastingen die zijn ingesteld op een evenementpagina juist zijn volgens de wetten. Voor meer informatie kunt u onze gids over belasting op uw tickets volgen.
• Verbindingsgegevens: Voer de link naar uw virtueel evenement in. Kopers ontvangen 1 uur voor het evenement een e-mail met deze gegevens. U kunt uw link ook vermelden in de rubriek 'Bijkomende bestelberichten' als u vreest dat kopers niet genoeg tijd zullen hebben om de link te ontvangen.

Waarschuwing: Om ervoor te zorgen dat uw ticketkopers hun e-mails ontvangen tegen 1 uur voor aanvang van uw evenement, beginnen we met het verzenden van e-mails vanaf 2 uur voor aanvang. Zorg ervoor dat uw Verbindingsgegevens uiterlijk 2 uur voor uw evenement zijn bijgewerkt en correct zijn.

• Valuta: De weergave- en transactievaluta zijn standaard gebaseerd op de locatie van het adres van de organisator. Klik op de valuta om een dropdownmenu te openen en wijzig ofwel de valuta die wordt weergegeven (hoe de ticketprijs aan kopers wordt getoond) of de transactievaluta (hoe kopers worden aangerekend en hoe u wordt uitbetaald op uw evenement).

 

 Waarschuwing: Uw evenement link wordt 1 uur voor de start van het evenement naar kopers verzonden om de kans te minimaliseren dat kopers de link naar anderen sturen. Indien u de verbindingsgegevens moet wijzigen of toevoegen, moet u dit 2.5 uur vóór het evenement doen, anders worden uw gegevens niet automatisch naar uw kopers verzonden. Als u maximale controle wilt over wie er aan uw evenement kan deelnemen, is er software waarmee u een wachtkamer kunt instellen en selectief kunt kiezen wie er tot uw evenement wordt toegelaten.

Opmerking: Als u wilt weten hoe u unieke links kunt instellen voor individuele kopers, neem dan contact op met support.

4. Welke tickets gaat u aanbieden?:

• Maak zoveel tickettypes aan als nodig. Selecteer de knop ‘Betaald’, ‘Gratis’ of ‘Donatie’ voor elk tickettype dat u wilt instellen en voer de gegevens van het ticket in.

Opmerking: De hoeveelheid die u invoert, is de beschikbare hoeveelheid voor elke datum waarop uw evenement plaatsvindt.

• Om toegang te krijgen tot de geavanceerde instellingen voor een tickettype, selecteert u de bewerkingsknop (tandwiel) naast het ticket en voert u de gewenste informatie in, inclusief een beschrijving, beschikbaarheid (begin- en eindtijd van ticketverkoop), en de status (beschikbaar, verborgen, of vergrendeld).

 Waarschuwing: Met virtuele Evenementenontvangt alleen de ticketkoper een e-mail met verbindingsgegevens. Het is niet mogelijk om een tickettype te maken dat kopers in staat stelt om tickets te kopen voor een vriend, aangezien zij niet de gegevens zullen ontvangen om met u evenement te verbinden.

  Opmerking: U kunt een maximum evenementcapaciteit instellen voor uw evenement. De maximumcapaciteit geeft aan hoeveel mensen zich voor uw evenement kunnen inschrijven voordat het is uitverkocht. De standaardcapaciteit is de som van de maximumhoeveelheid voor elk tickettype. U kunt dit echter veranderen om het totale aantal beschikbare tickets over alle tickettypes te beperken.

• Notitie toevoegen aan tickets (optioneel): U kunt een notitie invoeren die alleen wordt getoond aan bevestigde kopers. Deze opmerking zal worden weergegeven in de bevestigingsmail van de koper en op zijn of haar ticket. Deze opmerking wordt nooit publiekelijk getoond op uw evenementpagina. Als u vreest dat kopers de link mogelijk niet op tijd ontvangen, kunt u uw link hier bijvoegen zodat ze de link klaar hebben staan.

 Waarschuwing: Als de link beschikbaar wordt gesteld in het ‘Extra bestelbericht’, ontvangen kopers de link onmiddellijk na aankoop van een ticket, wat ertoe kan leiden dat uw link wordt gedeeld.

• Een terugbetalingsbeleid instellen: Eenterugbetalingsbeleid voor uw evenement instellen. Dit wordt getoond bij het afrekenen en op het besteloverzicht. Als uw terugbetalingsbeleid wordt gewijzigd nadat de tickets zijn verkocht, is het nieuwe beleid alleen van toepassing op toekomstige bestellingen.
  
  

5. Ontwerp uw evenement (optioneel):

Als u een afbeelding hebt geüpload op deze pagina, zal die afbeelding verschijnen op de pagina van uw evenement. Zo niet, dan zullen wij willekeurig een afbeelding aan u toewijzen, die u later altijd kunt bewerken. Klik hier voor een volledige gids over foto's.

Social media foto' is de foto die als icoontje verschijnt tijdens het afrekenen. Dit is meestal een bedrijfslogo of iets kleins en eenvoudigs.

evenementpagina coverafbeelding' verschijnt op uw Universe-evenementpagina en op alle verkochte tickets. Dit is een grotere afbeelding en wij raden aan om een niet al te drukke foto zonder tekst te gebruiken.

6. Publiceer evenement:

Selecteer 'Publiceer evenement' om uw evenement live te zetten en kopers tickets te laten boeken.
Selecteer ‘Inplannen’ om uw evenement op een latere datum en tijd live te zetten.
Selecteer de knop ‘Opslaan als concept’ om uw evenement aan te maken maar nog niet live te zetten. Met alle drie de opties kunt u later terugkomen en wijzigingen aanbrengen.

  Opmerking: U moet uw account bevestigen voordat u uw evenementvermelding kunt 'Publiceren'. Controleer daarvoor uw inbox op een bericht met als onderwerp "Evenementen op de planning! Gelieve uw account te bevestigen" en klik dan op "e-mail bevestigen".

Geavanceerde functies / Beheer & Promoot uw evenement:
Zodra uw evenementpagina is gemaakt, wordt u doorgestuurd naar de pagina Beheren van uw evenement om toegang te krijgen tot geavanceerde instellingen waarmee u uw evenement gemakkelijk kunt beheren en promoten.

 

Toeslagen:

Bij virtuele Evenementen wordenUniverse-toeslagen standaard in de ticketprijs verwerkt. U kunt een extra toeslag toevoegen als u extra inkomsten wilt om de kosten te helpen verlichten.

Om te zien hoe toeslagen worden berekend, zie onze gids.

 

Deelnemers toevoegen:

Het is niet mogelijk om handmatig deelnemers toe te voegen voor virtuele evenementen. Als u een comp tickettype wilt aanmaken, kunt u ofwel toegangscodes of een kortingscode gebruiken om uw gasten in staat te stellen zelf een ticket te kopen.

Op de dag van uw evenement:
De kopers ontvangen een e-mail met uw verbindingsgegevens tegen 1 uur voor aanvang van het evenement.  Zorg ervoor dat u voor die tijd klaar bent, zodat kopers tijdig aan uw evenement kunnen deelnemen.