Créez un événement à entrée programmée

Remarque : les fonctionnalités mentionnées dans cet article ne sont disponibles que pour les événements à entrée programmée. Les fonctionnalités mentionnées ci-dessous ne sont pas disponibles pour les événements standard.
Vous n'êtes pas certain de connaître la différence ? Veuillez consulter la page suivante : Événements standard et événements à entrée programmée

Si votre événement se déroule sur plusieurs jours, semaines ou mois avec plus d'une heure d'entrée par jour (comme une exposition, un cours ou une visite), vous pouvez créer un événement à entrée programmée, ce qui vous permet de définir et de gérer le calendrier et les créneaux horaires de votre événement tout au même endroit.

Pour créer un événement à entrée programmée :

1. Connectez-vous à votre compte Universe. Sélectionnez le bouton Organiser des événements situé en haut de l'écran, puis Créer un événement et suivez les instructions.
2. Sur la page suivante, sélectionnez l'option Entrée programmée et cliquez sur Continuer.
   
   

• Comment s'intitule l'événement ?: Saisissez le nom de l'événement. Le champ est limité à un maximum de 75 caractères.
• Description : Décrivez l'événement en incluant toutes les informations que vous souhaitez communiquer aux participants ou aux clients, et définissez les attentes/restrictions. Utilisez la barre d'outils située au-dessus du champ Description pour personnaliser la mise en forme, ajouter des liens, des photos, des vidéos, etc.
• Ajouter une catégorie : Sélectionnez dans le menu déroulant la catégorie qui correspond le mieux à l'événement.
• Qui peut voir votre événement : Par défaut, l'événement est enregistré comme public et sera visible dans l'annuaire et les moteurs de recherche de Universe. Si vous souhaitez que l'événement soit privé, vous pouvez le paramétré en non référencé, ce qui signifie que seules les personnes connaissant l'URL de l'événement auront accès à la page de l'événement. Si l'événement est non référencé, vous pouvez masquer le bouton de partage sur les réseaux sociaux de l'événement.
• Adresse : Enter the address of your event. L'information apparaîtra sur la page de l'événement et sur les tickets envoyés aux clients.
• Nom du lieu (facultatif) : Saisissez le nom du lieu de l'événement. Ce champ est rempli automatiquement avec le résultat de recherche Google le plus pertinent pour le lieu saisi.

4. Passez ensuite à la rubrique Programmation. Cliquez sur le bouton + Ajouter un (des) créneau(x) horaire(s) pour commencer. C'est ici que vous allez construire le calendrier de l'événement en ajoutant des groupes de créneaux horaires indépendants et/ou récurrents.
   
   

• Date : Utilisez le sélecteur de date pour définir la date de début.
• Heure de début  : Définissez l'heure de début du créneau horaire. Par défaut, le fuseau horaire est basé sur l'adresse de l'événement.
• Durée  : Définissez la durée du créneau horaire. Utilisez le menu déroulant pour préciser si la durée est en heures ou en minutes. Ce choix deviendra le paramètre par défaut de tous les créneaux horaires créés par la suite.
• + Ajouter un autre créneau le même jour  : Cliquez sur ce lien pour créer un créneau supplémentaire le jour sélectionné. Vous pouvez supprimer ou modifier des créneaux horaires spécifiques après les avoir ajoutés.
• Règles de récurrence  : Utilisez le menu déroulant pour attribuer des règles de récurrence aux créneaux horaires que vous avez créées. Par défaut, votre/vos créneau(x) horaire(s) ne se répète(nt) pas. Pour créer une programmation qui s'étend sur plusieurs jours, paramétrez la récurrence du (des) créneau(x) horaire(s) pour tous les jours ou seulement pour certains jours de la semaine. Pour les créneaux horaires avec récurrence, vous devez définir une date de dernière occurrence.
  
  

6. Cliquez sur le bouton Ajouter X créneaux horaires, dans le coin inférieur droit pour enregistrer vos modifications et revenir à la page Programmation. Répétez les étapes 4 et 5 autant de fois que nécessaire pour créer d'autres créneaux horaires avec des paramètres différents. Le nombre total de créneaux horaires s'affiche sous la liste des programmes. Un maximum de 2000 créneaux horaires peut être associé à un événement donné.

7. Une fois que le programme de votre événement est finalisé, passez à la rubriqueBillets et utilisez les boutonsPayant,GratuitouDonpour définir le type de billet que vous souhaitez proposer.
   
   

• Nom du billet : Veillez à ce que vos types de billets aient des noms uniques afin de pouvoir les différencier facilement.
• Quantité : La quantité saisie correspondra au nombre de billets disponibles par créneau horaire.
• Prix : Le montant saisi correspondra au prix d'un billet par créneau horaire.
  
  

8. (Facultatif) Un clic sur l'icône représentant un engrenage permet d'accéder aux paramètres avancés des billets, en particulier la description, la disponibilité (heures de début et de fin de la mise en vente), le nombre minimum et/ou maximum de billets par commande, le statut du billet (disponible, caché ou verrouillé) et l'heure de mise à disposition des billets.
9. 9. (Facultatif) Utilisez la liste déroulanteCe ticket s'applique àpour définir les règles de programmation (heure ou jour de la semaine) associées à ce type de billet. Pour en savoir plus sur les différents types de règles disponibles, consultez notre guide ici.
   

 Remarque  : Par défaut, le prix et la quantité d'un billet sont les mêmes pour tous les créneaux horaires auxquels le billet s'applique. Vous pouvez personnaliser ces champs et masquer certains types de billets à la vue des fans sur un créneau horaire spécifique à partir de l'onglet Créneaux horaires du Gestionnaire d'événements. En savoir plus.

10. Cliquez sur Enregistrer pour revenir à la page Billets. Répétez les étapes 7 à 9 autant de fois que nécessaire pour créer les différents types de billets souhaités.
11. Définissez la capacité totale par créneau horaire pour l'événement (facultatif). La capacité par créneau horaire correspond au nombre de personnes pouvant s'inscrire pour chaque créneau horaire avant que celui-ci ne soit complet. La capacité par défaut sera égale à la somme des quantités maximales disponibles pour chaque type de billet. Personnalisez la capacité d'un créneau horaire pour limiter le nombre total de billets disponibles tous types de billets confondus, ou laissez le champ vide si vous ne souhaitez pas limiter le nombre de participants.
    Par exemple, si le règlement de prévention des incendies du lieu de l'événement restreint le nombre de personnes pouvant être présentes à la fois à 200, il convient de fixer la capacité des créneaux horaires à un maximum de 200.
    

Remarque  : Il est important de prendre en compte des règles que vous avez appliquées à chaque type de billet (par exemple : jour de semaine ou week-end, matin ou après-midi, jour de la semaine, etc.), car seuls les billets des types qui s'appliquent à un créneau horaire donné sont à prendre en compte dans les quantités cumulées.

• L'acheteur paie en  : Il s'agit de la devise qui sera affichée aux acheteurs (comment le prix du billet est affiché). Le choix par défaut est basé sur le lieu de l'événement.
• Recevoir les fonds en  : Il s'agit de la devise des transactions (comment les acheteurs seront facturés et comment vous serez payé pour l'événement). Le choix par défaut est basé sur le lieu de l'événement.
• Système de paiement : Les paiements sont traités par défaut par Universe Payments. Les fonds de l'événement sont ajoutés au solde de votre compte Universe et peuvent être retirés 48 heures après la fin de l'événement. Pour les paiements continus, nous prenons en charge Stripe Connect. Vous avez la possibilité de passer à Stripe dans le Gestionnaire d'événements avant le début de la vente des billets, ou de définir Stripe Connect comme le système de paiement par défaut de votre compte à partir de la page des paramètres (en savoir plus).
• Politique de remboursement  : définissez une politique de remboursement pour l'événement. Cette information apparaîtra au moment du paiement, dans les e-mails de confirmation de commande et sur la page Mes billets du client. Si votre politique de remboursement est modifiée après la vente des billets, la nouvelle politique s'appliquera uniquement aux commandes futures (en savoir plus).
  
  

13. Passez à la rubrique Informations complémentaires :

• Informations de contact (facultatif)  : saisissez des informations de contact supplémentaires afin que les participants puissent vous contacter facilement. Ces informations apparaissent uniquement dans l'e-mail de confirmation de la commande et ne sont jamais affichées publiquement sur la page de l'événement.
• Message supplémentaire suite à la commande (facultatif)  : Rédigez un message qui sera visible uniquement pour les acheteurs confirmés. Ce message sera affiché dans l'e-mail de confirmation que recevra l'acheteur et dans le PDF de son billet. Ce message n'est jamais affiché publiquement sur la page de l'événement.
• Photos (facultatif)  : Les photos téléversées apparaîtront sur la page d'accueil de l'événement. Si vous laissez ce champ vide, une image standard sera attribuée à votre événement ; elle pourra être modifiée à tout moment à partir du Gestionnaire d'événements. Pour un guide complet sur les photos, cliquez ici.
  
  

14. Terminez le processus de création de l'événement en sélectionnant l'une des trois options suivantes :

• Publier l'événement : Met l'événement en ligne et permet aux acheteurs de commencer à réserver des billets.
• Planification : Vous invite à saisir une date et une heure de publication future de l'événement.
• Enregistrer comme brouillon : Crée l'événement, mais ne le met pas en ligne.
  
  

Remarque  : Vous ne voyez que l'option Enregistrer comme brouillon  ? Vous devez vérifier l'adresse électronique liée à votre compte Universe avant de pouvoir publier un événement. Recherchez dans votre boîte mail un message de hello@universe.com ayant pour objet « Des événements vous attendent ! Veuillez confirmer votre compte. » et cliquez sur le bouton de confirmation dans le corps du message.

15. Félicitations, vous pouvez commencer ! Si votre événement comporte un grand nombre de créneaux horaires, notre système peut prendre quelques instants pour finaliser sa construction. Une fois finalisé, votre événement sera accessible à partir de l'onglet Mes événements de votre compte.
    

Gérez et faites la promotion de l'événement :

Une fois la page de l'événement créée, vous serez redirigé vers le Gestionnaire d'événements pour accéder à des paramètres supplémentaires qui vous permettront de gérer et de promouvoir facilement l'événement. Pour un aperçu complet du Gestionnaire d'événements, consultez notre guide ici.

Vous trouverez d'autres guides sur les événements à entrée programmée dans la section Gérer les événements à entrée programmée de notre Centre d'aide.

Scannez et vendez des billets sur place :

Vous pouvez télécharger BoxOffice, notre application gratuite pour scanner les billets, enregistrer l'arrivée des participants et vendre des billets sur site. Pour un aperçu complet, consultez notre guide BoxOffice iOS ou Android. Vous pouvez également télécharger et imprimer la liste des participants à l'événement pour gérer l'arrivée des participants.