Créer un événement virtuel

Remarque : les fonctionnalités mentionnées dans cet article ne sont disponibles que sur les événements réguliers. Les fonctionnalités mentionnées ci-dessous ne sont pas disponibles sur les Événements à entrée chronométrée . Vous n'êtes pas sûr de la différence ? Veuillez voir ici : Événements réguliers vs. Événements à entrée chronométrée

Il est absolument gratuit de créer une page événement sur Universe et sa configuration ne prend que quelques minutes. Vous pouvez créer un événement physique ou virtuel. Si vous souhaitez créer un événement physique, veuillez suivre notre guide ici.

Une fois que les détails de base de votre événement sont enregistrés, vous pourrez accéder aux paramètres avancés pour gérer et promouvoir votre événement.

Remarque : À compter du 20 décembre 2020, les frais d' Universe sont absorbés par défaut dans le prix du billet pour tous les Événements virtuels. Si vous souhaitez répercuter les frais de service Universe sur vos acheteurs, vous pouvez le faire en ajoutant des frais supplémentaires à votre événement.

Pour créer un événement et vendre des billets :

1. Connectez-vous ou inscrivez-vous à votre compte Universe et cliquez sur le bouton « Accueillir des Événements » situé en haut de votre écran. Ensuite, cliquez sur « créer un événement » et suivez les instructions.

2. Vous serez alors redirigé vers le formulaire de création d'événement. Entrez vos informations de base ici :

• Comment s'appelle votre événement ?: Saisissez le nom de votre événement. Le champ est limité à un maximum de 75 caractères
• Description : décrivez votre événement et incluez tous les détails que vous souhaitez que vos participants ou clients sachent et définissez les attentes/restrictions. Utilisez la barre d'outils au-dessus du champ Description pour personnaliser la mise en forme, ajouter des liens, des photos, des vidéos, etc.
• Saisir les coordonnées (facultatif) : saisissez les coordonnées pour permettre aux participants de vous joindre facilement. Ces informations apparaîtront uniquement sur les billets et ne seront jamais affichées publiquement sur votre page d'événement.
• Ajouter une catégorie : sélectionnez une catégorie dans le menu déroulant qui représente le mieux votre événement.
• Qui peut voir votre événement  : par défaut, votre événement est répertorié comme « Public » et pourra être recherché dans l'annuaire et les moteurs de recherche d'Universe. Si vous souhaitez que votre événement soit privé, vous pouvez définir votre événement comme "non répertorié", ce qui signifie que seules les personnes ayant l'URL de l'événement peuvent voir la page de votre événement. Si votre événement n'est pas répertorié, vous pouvez masquer le bouton de partage social de votre événement.

 

3. Activez l'option « événement virtuel » et définissez l'heure de votre événement

Afin d'être redirigé vers le flux de création d'événement virtuel, vous devrez sélectionner « Ceci est un événement virtuel ». Cela éliminera le besoin d'un emplacement pour l'événement.

• Date & heure  : utilisez le sélecteur de date déroulant pour définir les heures de début et de fin de votre événement. Ajoutez autant de dates que nécessaire en sélectionnant le bouton 'Ajouter une autre date'. Utilisez la bascule « masquer la date et l'heure d'affichage sur les billets », si nécessaire (uniquement disponible si votre page de l'événement a une date).
• Adresse de l'organisateur : Saisissez votre adresse. Ceci est requis pour votre fuseau horaire local, votre localisation et à des fins fiscales. L'imposition des taxes est à la seule discrétion et sous la responsabilité de l'organisateur de l'événement. Si cette option est activée, vous êtes responsable de toutes les lois fiscales locales et Universe ne retient ni ne verse les taxes perçues en votre nom. Universe ne fournit aucune garantie que les taxes définies sur une page de l'événement soient exactes conformément aux lois. Pour plus d'informations, veuillez suivre notre guide facturer la taxe sur vos billets.
• Détails de connexion : Saisissez le lien vers votre événement virtuel. Les acheteurs recevront un e-mail avec ces détails 1 heure avant l'événement. Vous pouvez également inclure votre lien dans la section « Messages de commande supplémentaires » si vous craignez que les acheteurs n'aient pas assez de temps pour recevoir le lien.

Avertissement : Pour garantir que vos acheteurs de billets reçoivent leurs e-mails 1 heure avant le début de votre événement, nous commençons à envoyer des e-mails à partir de 2 heures avant le début de votre événement. Veuillez vous assurer que vos informations de connexion sont mises à jour et correctes 2 heures avant l'heure de votre événement.

• Devise : La devise d'affichage et de transaction par défaut est basée sur l'emplacement de l'adresse de l'organisateur. Cliquez sur la devise pour ouvrir un menu déroulant et modifiez la devise d'affichage (comment le prix du billet est affiché aux acheteurs) ou la devise de transaction (comment les acheteurs seront facturés et comment vous serez payé pour votre événement).

 

 Avertissement : Le lien de votre événement est envoyé aux acheteurs 1 heure avant le début de l'événement afin de minimiser la probabilité que les acheteurs envoient le lien à d'autres. Si vous devez modifier ou ajouter des détails de connexion, vous devrez le faire 2,5 heures avant l'événement, sinon vos coordonnées ne seront pas automatiquement envoyées à vos acheteurs. Si vous voulez assurer un contrôle maximal sur les personnes qui peuvent se joindre à votre événement, certains logiciels vous permettent d'activer une salle d'attente et de choisir de manière sélective les personnes à accepter dans votre événement.

Remarque : Si vous souhaitez savoir comment configurer des liens uniques pour des acheteurs individuels, veuillez contacter l'assistance.

4. Quels billets offrirez-vous ?:

• Créez autant de types de tickets que nécessaire. Sélectionnez le bouton 'Payé', 'Gratuit' ou 'Donation' pour chaque type de billet que vous souhaitez configurer et saisissez les détails du billet.

Remarque : la quantité que vous saisissez sera la quantité disponible pour chaque date à laquelle votre événement a lieu.

• Pour accéder aux paramètres avancés d'un type de billet, sélectionnez le bouton d'édition (icône d'engrenage) à côté du billet et saisissez les informations souhaitées, y compris une description, la disponibilité (heure de début et de fin de la vente des billets) et le statut (disponible, masqué ou verrouillé).

 Attention : Avec les Événements virtuels , seul l'acheteur du billet recevra un e-mail avec les détails de connexion. Vous ne pourrez pas créer un type de billet permettant aux acheteurs d'acheter des billets pour un ami, car ils ne recevront pas les détails pour se connecter à votre événement.

  Remarque : Vous pouvez définir une capacité d'événement maximale pour votre événement. La capacité maximale indiquera combien de personnes peuvent s'inscrire à votre événement avant qu'il ne soit complet. La capacité par défaut est la somme des quantités maximales pour chaque type de billet. Cependant, vous pouvez modifier cela pour limiter le nombre total de billets disponibles pour tous les types de billets.

• Ajouter une note aux billets (facultatif) : vous pouvez saisir une note qui ne s'affichera qu'aux acheteurs confirmés. Cette note sera affichée dans l'e-mail de confirmation de l'acheteur et dans son ticket. Cette note n'est jamais affichée publiquement sur votre page de l'événement. Si vous craignez que les acheteurs ne puissent pas recevoir le lien à temps, vous pouvez inclure votre lien ici afin que les acheteurs aient le lien prêt.

 Attention : si le lien est rendu disponible dans le « Message de commande supplémentaire », les acheteurs recevront le lien immédiatement après l'achat d'un billet, ce qui peut entraîner le partage de votre lien.

• Définir une politique de remboursement : définissez une politique de remboursement pour votre événement. Cela s'affichera à la caisse et sur le récapitulatif de la commande. Si votre politique de remboursement est modifiée après la vente des billets, la nouvelle politique s'appliquera uniquement aux commandes futures.
  
  

5. Concevez votre événement (facultatif) :

Si vous avez téléchargé une image sur cette page, cette image apparaîtra sur la page d'affichage de votre événement - sinon, nous vous attribuerons au hasard une image, que vous pourrez toujours revenir en arrière et modifier plus tard. Pour un guide complet sur les photos, cliquez ici.

'photo réseaux sociaux' est la photo qui apparaîtra sous forme d'icône à la caisse, il s'agit généralement d'un logo d'entreprise ou de quelque chose de petit et simple.

' image d'en-tête page de l'événement ' apparaît sur votre page de l'événement Universe ainsi que sur tous les billets vendus. Il s'agit d'une image plus grande et nous vous recommandons d'utiliser une photo sans texte qui n'est pas trop chargée.

6. Publier l'événement :

Sélectionnez « Publier l'événement » pour rendre votre événement en direct et permettre aux acheteurs de réserver des billets.
Sélectionnez « Planifier » pour diffuser votre événement à une date et une heure ultérieures.
Sélectionnez le bouton « Enregistrer en tantque brouillon » pour créer votre événement mais sans le lancer. Avec les trois options, vous pouvez revenir et apporter des modifications plus tard.

  Remarque& nbsp;: Vous devrez confirmer votre compte avant de pouvoir « Publier » votre liste d'événements. Pour ce faire, vérifiez votre courrier électronique pour un message avec le sujet « Des Événements vous attendent ! Veuillez confirmer votre compte", puis cliquez sur "confirmer l'e-mail".

Fonctionnalités avancées / Gérer & promouvoir votre événement :
Une fois votre page de l'événement créée, vous serez redirigé vers la page de gestion d' événement pour accéder aux paramètres avancés qui vous permettra de gérer et de promouvoir facilement votre événement.

 

Frais:

Avec les Événements virtuels, les frais Universe sont absorbés par défaut dans le prix du billet. Vous pouvez ajouter des frais supplémentaires si vous souhaitez des revenus supplémentaires pour aider à réduire les coûts.

Pour voir comment les frais sont calculés, veuillez consulter notre guide ici.

 

Ajouter des participants :

Vous ne pourrez pas ajouter de participants manuellement pour les Événements virtuels. Si vous devez créer un type de billet gratuit, vous pouvez utiliser des clés d'accès ou un code de réduction pour permettre à vos invités d'acheter un billet par eux-mêmes.

Le jour de votre événement :
Les acheteurs recevront un e-mail avec les détails de votre connexion 1 heure avant le début de l'événement.  Veuillez vous assurer que vous êtes prêt avant cette date afin que les acheteurs puissent se joindre à votre événement rapidement.