Créer un événement virtuel

Note : Les fonctionnalités mentionnées dans cet article sontdisponibles uniquement pour les événements réguliers . Les caractéristiques ci-dessous sontindisponibles pour les événements à entrée limitée. Vous n'êtes pas sûr de la différence ? Voyez ci-dessous :Événements réguliers et événements à entrée limitée

Créer une page de l'événement sur Universe est entièrement gratuit et ne prend que quelques minutes. Vous pouvez créer un événement physique ou virtuel. Si vous souhaitez créer un événement physique, suivez notre guide ici.

Une fois que les informations sur l'événement de base sont enregistrées, vous pourrez accéder aux paramètres avancés pour gérer & promouvoir votre événement.

Remarque : à partir du 20 décembre 2020, les frais Universe sont intégrés au prix du billet par défaut pour tous les événements virtuels. Si vous souhaitez transférer les frais de serviceUniverse à vos acheteurs, vous pouvez le faire en ajoutant des frais supplémentaires à votre événement.

Pour créer un événement et vendre des billets :

1. Connectez-vous ou créez votre compte Universe puis cliquez sur le bouton "Organiser des Événements" situé en haut de votre écran. Cliquez ensuite sur "créer un événement" et suivez les instructions.

2. Vous serez alors redirigé vers le formulaire de création d'événement. Entrez vos informations de base ici :

• Quel est le nom de votre événement ?: Saisissez le nom de votre événement. Ce champ est limité à un maximum de 75 caractères.
• Description : décrivez votre événement et incluez tous les informations que vous souhaitez donner à vos participants ou clients et définissez vos attentes/restrictions. Utilisez la barre d'outils située au-dessus du champ Description pour personnaliser le formatage, ajouter des liens, des photos, des vidéos, etc.
• Saisissez vos coordonnées (facultatif) : Saisissez vos coordonnées pour que les participants puissent vous joindre facilement. Ces informations n'apparaissent que sur les billets et ne sont jamais affichées publiquement sur la page de l'événement.
• Ajouter une catégorie : sélectionnez dans le menu déroulant la catégorie qui représente le mieux votre événement.
• Qui peut voir votre événement : Par défaut, votre événement est listé comme 'Public' et sera consultable dans l'annuaire et les moteurs de recherche sur Universe. Si vous souhaitez que votre événement soit privé, vous pouvez définir votre événement comme 'Non répertorié', ce qui signifie que seules les personnes ayant l'URL de l'événement peuvent voir la page de l'événement. Si votre événement n'est pas répertorié, vous pouvez masquer le bouton de partage social de votre événement.

 

3. Activez l'option "Évènement virtuel" et définissez l'heure de votre événement

Pour être redirigé vers la page de création d'un événement virtuel, vous devez sélectionner "Ceci est un événement virtuel". Cela supprimera la nécessité d’une adresse de l'événement.

• Date & Heure : Utilisez le sélecteur de date déroulant pour définir les heures de début et de fin de votre événement. Ajoutez autant de dates que nécessaire en sélectionnant le bouton 'Ajouter une autre date'. Utilisez le bouton "Masquer la date et l'heure sur les billets", si nécessaire (disponible uniquement si la page de l'événement comporte une date).
• Adresse de l'organisateur : Entrez votre adresse. Cette information est nécessaire pour le fuseau horaire local, la localisation et les taxes. La facturation des taxes est à la seule discrétion et responsabilité de l'organisateur de l'événement. Si cette option est activée, vous êtes responsable de toutes les lois fiscales locales et Universe ne retient ni ne verse les taxes collectées en votre nom. Universe ne garantit pas que les taxes mises en place sur une page de l'événement sont exactes selon les lois en vigueur. Pour plus d'informations, veuillez suivre notre guide facturer des taxes sur vos billets.
• Informations de connexion : Entrez le lien vers votre événement virtuel. Les acheteurs recevront un courriel avec ces informations 1 heure avant l'événement. Vous pouvez également inclure votre lien dans la section "Messages supplémentaires de commande" si vous craignez que les acheteurs n'aient pas assez de temps pour recevoir le lien.

Attention : pour garantir que vos acheteurs reçoivent leurs e-mails au plus tard 1 heure avant le début de votre événement, nous commençons à envoyer des e-mails à partir de 2 heures avant. Assurez-vous que vos informations de connexion sont à jour et corrects 2 heures avant l'heure de votre événement.

• Devise : la devise d'affichage et de transaction est définie par défaut en fonction de la localisation de l'adresse de l'organisateur. Cliquez sur la devise pour ouvrir un menu déroulant et modifier soit la devise affichée (comment le prix du billet est indiqué aux acheteurs), soit la devise de transaction (comment les acheteurs seront facturés et comment vous serez payé pour votre événement).

 

 Attention : Le lien de votre événement est envoyé aux acheteurs 1 heure avant le début de l'événement pour minimiser le risque que les acheteurs envoient le lien à d'autres personnes. Si vous devez modifier ou ajouter des informations de connexion, vous devrez le faire 2,5 heures avant l'événement, sinon vos informations ne seront pas automatiquement envoyées à vos acheteurs. Si vous souhaitez assurer un contrôle maximal sur les personnes qui peuvent participer à votre événement, certains logiciels vous permettent d'activer une salle d'attente et de choisir de manière sélective les personnes à accepter dans votre événement.

Remarque : si vous souhaitez savoir comment mettre en place des liens uniques pour des acheteurs individuels, veuillez contacter le service d'assistance.

4. Quels billets proposez-vous ?:

• Créez autant de types de billets que nécessaire. Sélectionnez 'Payé', 'Gratuit' ou 'Don' pour chaque type de billet que vous souhaitez configurer et saisissez les informations du billet.

Remarque : la quantité que vous saisissez sera la quantité disponible pour chaque date à laquelle votre événement a lieu.

• Pour accéder aux paramètres avancés d'un type de billet, cliquez sur le bouton de modification (icône engrenage) situé à côté du billet et saisissez les informations souhaitées, notamment une description, la disponibilité (heures de début et de fin de vente des billets) et le statut (disponible, caché ou verrouillé).

 Attention : pour les événements virtuels, seul l'acheteur du billet recevra un e-mail avec les informations de connexion. Vous ne pourrez pas créer un type de billet qui permette aux acheteurs d'acheter des billets pour un ami, car celui-ci ne recevra pas les informations pour se connecter à votre événement.

  Remarque : Vous pouvez définir une capacité d' événement maximale pour votre événement. La capacité maximale indique combien de personnes peuvent s'inscrire à votre événement avant qu'il ne soit complet. La capacité par défaut est la somme des quantités maximales pour chaque type de billet. Toutefois, vous pouvez modifier ce paramètre pour limiter le nombre total de billets disponibles, tous types de billets confondus.

• Ajouter une note aux billets (facultatif) : vous pouvez saisir une note qui ne sera montrée qu'aux acheteurs confirmés. Cette note sera affichée dans l'e-mail de confirmation à l'acheteur et sur son billet. Cette note n'est jamais affichée publiquement sur la page de l'événement. Si vous craignez que les acheteurs ne puissent pas recevoir le lien à temps, vous pouvez inclure votre lien ici afin que les acheteurs aient déjà le lien à disposition.

 Attention : Si le lien est disponible dans le "message supplémentaire de la commande", les acheteurs recevront le lien immédiatement après avoir acheté un billet, ce qui peut entraîner le partage de votre lien.

• Définir une politique de remboursement : définissez une politique de remboursement pour votre événement. Cela apparaîtra lors du paiement et sur le récapitulatif de la commande. Si votre politique de remboursement est modifiée après la vente des billets, la nouvelle politique s'appliquera uniquement aux commandes futures.
  
  

5. Personnalisez votre événement (facultatif) :

Si vous avez sélectionné une image pour cette page, cette image apparaîtra sur la page d'affichage de votre événement. Sinon, nous vous attribuerons une image au hasard, que vous pourrez modifier ultérieurement. Pour un guide complet sur les images, cliquez ici.

'L'image de réseaux sociaux' est l'image qui apparaîtra comme une icône au paiement, généralement un logo d'entreprise ou quelque chose de petit et simple.

'L'image d'en-tête de la page de l'événement' apparaît sur la page de l'événement Universe ainsi que sur tous les billets vendus. Cette image est plus grande et nous vous recommandons d'utiliser une photo sans texte qui ne soit pas trop chargée.

6. Publier l'événement :

Sélectionnez "Publier l'événement" pour mettre votre événement en ligne et permettre aux acheteurs de réserver des billets.
Cliquez sur "Calendrier" pour que votre événement soit publié à une date et une heure ultérieures.
Cliquez sur le bouton "Enregistrer en tant quebrouillon" pour créer votre événement sans le publier. Avec ces trois options, vous pouvez revenir et apporter des modifications ultérieurement.

  Note : Vous devez confirmer votre compte avant de pouvoir "publier" votre événement. Pour cela, vérifiez dans votre boîte de réception si vous avez reçu un message avec pour objet "Les événements attendent ! Confirmez votre compte" et cliquez ensuite sur "confirmer l'e-mail".

Fonctions avancées / Gérer & Promouvoir votre événement :
Une fois votre page d'événement créée, vous serez redirigé vers la page de gestion de votre événementpour accéder aux paramètres avancés qui vous permettront de gérer et promouvoir votre événement facilement.

 

Frais :

Pour les événements virtuels, les frais Universe sont inclus par défaut dans le prix du billet. Vous pouvez ajouter des frais supplémentaires si vous voulez des revenus supplémentaires pour alléger les coûts.

Pour voir comment les frais sont calculés, consultez notre guide ici.

 

Ajouter des participants :

Vous ne pourrez pas ajouter des participants manuellement pour les événements virtuels. Si vous voulez créer un type de billet gratuit, vous pouvez utiliser des clés d'accès ou un code promotionnel pour permettre à vos invités d'acheter un billet eux-mêmes.

Le jour de votre événement :
Les acheteurs recevront un courriel contenant vos informations de connexion au plus tard 1 heure avant le début de l'événement.  Assurez-vous d'être prêt avant afin que les acheteurs puissent rejoindre votre événement rapidement.