Ajouter une commande à votre événement

Remarque  cette fonction n'est accessible que dans la version de bureau de la plateforme. Les organisateurs d'événements
ne pourront pas ajouter une commande à partir de leur appareil mobile.

 

Ajoutez manuellement des commandes gratuites ou payantes pour votre événement via le Gestionnaire d'événements.

 

Cette fonction est généralement utilisée pour envoyer des billets gratuits, pour émettre des billets pour des invités qui ont payé en dehors d'Universe, ou si vous traitez un paiement au nom de votre invité.

Remarque : votre événement doit être publié pour que vous puissiez ajouter des billets manuellement.

 

Cet article contient des instructions pour les opérations suivantes :

• Comment ajouter une commande manuellement
• Comment importer en masse des participants à partir d'un fichier CSV

 

Pour ajouter une commande manuellement :

1. Connectez-vous à votre compte Universe, accédez à votre page Mes événements et sélectionnez l'événement que vous souhaitez gérer.

2. Dans votre « Gestionnaire d'événements », sélectionnez l'option « Commandes et participants » dans le menu situé sur la partie inférieure gauche de votre écran.

3. Sur la page « Commandes et participants », cliquez sur le bouton « Ajouter une commande » sur le côté droit de l'écran.

 

 

4. Sur la page « Ajouter une commande », sélectionnez le type de commande que vous allez ajouter (gratuite ou payante) sous « Détails de votre achat ».

 

5. Sélectionnez ensuite un créneau horaire pour l'ajout de la commande. S'il n'y a qu'une seule heure pour votre événement, elle sera déjà sélectionnée comme « Prochain créneau horaire ». Si votre événement a plusieurs créneaux horaires, vous pouvez trouver le bon créneau horaire en cliquant sur « Sélectionner les créneaux horaires ». Veuillez noter que vous ne pouvez pas ajouter une commande à un créneau horaire déjà terminé.

 

 

6. Cliquez sur l'icône du calendrier pour afficher tous les jours de vos événements et sélectionnez une date. À partir de là, tous les créneaux horaires de cette date s'afficheront.

 

Sélectionnez le cercle à côté du créneau horaire souhaité et cliquez sur « Sélectionner un créneau horaire ».

 

 

7. Dans « Sélectionner des billets », saisissez la quantité de billets (par type de billet) que vous émettez. Un récapitulatif de votre commande s'affichera automatiquement à droite de votre écran, indiquant la ventilation des coûts et le total de la commande.
   
   
8. Sous « Sélectionner des articles supplémentaires » (si applicable à votre événement), entrez la quantité d'articles supplémentaires que vous délivrez. Ensuite, cliquez sur « Ajouter », et l'article supplémentaire apparaîtra dans le récapitulatif de votre commande.
   
   
   
   

9. Pour les billets gratuits, la section « Données de paiement » apparaîtra automatiquement comme « COMP ». Vous avez la possibilité d'ajouter une note personnalisée qui ne sera visible que sur vos rapports. Ces notes sont enregistrées dans la colonne Informations sur le type de paiement qui se trouve dans les rapports sur les commandes, billets et autres.

 

 

10. Pour les commandes payantes, la section Données de paiement vous demandera de saisir les informations relatives à la carte de crédit de l'acheteur. Vous pouvez également sélectionner « Autre » pour saisir un autre moyen de paiement (par exemple : espèces, chèque, etc.) Veuillez noter que cela n’apparaîtra que sur vos rapports personnels.
    

 

Remarque : en raison des exigences de 3DS en Europe et au Royaume-Uni, les cartes de crédit ne peuvent pas être utilisées pour effectuer des
paiements sur la page « Ajouter une commande ». Toutefois, vous pouvez toujours accepter lespaiements hors ligne comme
alternative.

11. Saisissez les informations relatives à l'acheteur. Veuillez noter que même pour les commandes gratuites, ce champ est obligatoire.
    
    

 

12. Saisissez les informations sur le participant. Tous les champs de la section Informations sur le participant sont facultatifs. L'acheteur de la commande recevra tous les billets de la commande, et si une adresse électronique est indiquée pour un participant, celui-ci recevra également tous les billets à cette adresse.
    
    
    

Remarque : si vous souhaitez collecter des données sur les participants dans vos rapports, lesinformations sur le participant doivent être saisies par ticket.

13. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur « Paiement » au bas de la section « Résumé de la commande » pour émettre vos billets. De là, vous pouvez également imprimer les billets si vous le souhaitez.
14. Toutes les commandes qui ont été ajoutées manuellement via « Ajouter une commande » apparaîtront dans vos rapports.

• Les commandes apparaîtront avec add_an_order comme canal d'achat.
• Si vous avez émis des billets gratuits, ils seront étiquetés « COMP » dans la colonne du code promo de vos rapports.
• Les commandes étiquetées « Autres » apparaîtront comme des paiements « hors ligne » et les gains nets apparaîtront dans vos rapports.
• Les utilisateurs peuvent ajouter des notes de rapport personnalisées sur leurs commandes dans la section « Données de paiement ».

 

Pour saisir les informations sur le participant par importation en masse :

 

Remarque : si vous émettez un grand nombre de billets à l'aide de la fonction d'importation en masse, il est conseillé de réaliser ce processus séparément pour chaque type de billet que vous proposez et de ne pas télécharger plus de 200 billets à la fois.

 

Remarque : pour éviter toute perte de données, lorsque vous téléchargez votre fichier CSV, le format préféré est encodé en UTF-8. Vous pouvez enregistrer votre fichier Excel en tant que fichier CSV UTF-8 en effectuant une opération « enregistrer sous » et en sélectionnant l'option dans le menu :

 

 

1. Sélectionnez le créneau horaire souhaité et indiquez la quantité de billets que vous allez émettre dans la section « Détails de votre achat ».
2. Sélectionnez « Import en masse de document CSV » à côté de la section « Informations sur le participant ». Téléchargez un fichier CSV contenant les informations sur le participant dans le format suivant : prénom dans la colonne A, nom dans la colonne B et courriel dans la colonne C. Il doit également y avoir une colonne supplémentaire pour chaque question posée au moment du paiement au participant que vous avez configurée, dans l'ordre où elles apparaissent.
   
   

 

3. Une fois que vous avez sélectionné votre fichier CSV, cochez la case si votre fichier CSV contient une ligne d'en-tête.

4. Une fois que vous avez importé votre fichier CSV, les informations sur le participant pour chaque billet apparaîtront dans les champs appropriés.

 

5. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur « Paiement » au bas de la section « Résumé de la commande » pour émettre vos billets.

 

Remarque : l'option de téléchargement en masse ne fonctionnera pas si vous avez supprimé les
questions posées au moment du paiement par défaut (prénom, nom, e-mail). Pour utiliser l'option de téléchargement de CSV, il suffit de réactiver les
questions posées au moment du paiement par défaut, et l'option de téléchargement de CSV réapparaîtra sur la page « Ajouter une commande ».
Une fois le téléchargement terminé, vous pouvez désactiver les questions posées au moment du paiement par défaut.

 

Respecter la capacité de votre événement lors de l'ajout de commandes :

La capacité de l'événement doit être prise en considération lorsque vous ajoutez des commandes à votre événement via la page Ajouter une commande sur Universe.

 

Si vous avez ajouté une quantité par type de billet et que la valeur de billets entrée dans la page d'ajout d'une commande dépasse la capacité de votre événement, la valeur vendue apparaîtra en jaune. Si vous avez ajouté une capacité globale à l'événement (non spécifique à un type de billet), un message d'avertissement apparaîtra lorsque vous cliquerez sur « Créer une commande », avant la création finale de la commande.

Si vous survendez intentionnellement l'événement, vous pouvez simplement cliquer sur « Continuer » et votre commande sera créée, sans tenir compte des règles de capacité.