Fügen Sie eine Bestellung zu Ihrem Event hinzu

Hinweis: Aufdiese Funktion kann nur in der Desktop-Version der Plattform zugegriffen werden. Veranstalter
können von ihrem mobilen Gerät aus keine Bestellung hinzufügen.

 

Fügen Sie Ihrem Event manuell über den Event Manager kostenlose oder kostenpflichtige Bestellungen hinzu.

 

Diese Funktion wird häufig verwendet, um Freikarten zu vergeben, Tickets für Gäste auszustellen, die außerhalb von Universe bezahlt haben oder um eine Zahlung im Namen Ihres Gastes zu bearbeiten.

Hinweis: Ihre Veranstaltung muss veröffentlicht worden sein, bevor Sie Tickets manuell hinzufügen können.

 

Dieser Artikel enthält folgende Anleitungen:

• Manuelles Hinzufügen einer Bestellung
• Massen-Upload von Teilnehmern aus einer CSV-Datei

 

Manuelles Hinzufügen einer Bestellung:

1. Melden Sie sich auf Ihrem Universe-Konto an, gehen Sie zur Seite „ Meine Events“ und wählen Sie das Event aus, das Sie verwalten möchten.

2. Wählen Sie in Ihrem „Event Manager“ im Menü auf der linken Seite die Option „Bestellungen und Teilnehmer“.

3. Klicken Sie auf der Seite „Bestellungen und Teilnehmer“ rechts auf die Schaltfläche „Bestellung hinzufügen“.

 

 

4. Wählen Sie auf der Seite „Bestellung hinzufügen“ unter„Bestellinformationen“ die Art der Bestellung aus, die Sie hinzufügen möchten (kostenlos oder kostenpflichtig).

 

5. Wählen Sie dort ein Zeitfenster aus, in dem die Bestellung hinzugefügt werden soll. Wenn es nur eine Zeit für Ihr Event gibt, wird diese automatisch als „Nächstes Zeitfenster“ ausgewählt. Wenn Ihr Event mehrere Zeitfenster hat, können Sie das richtige Zeitfenster finden, indem Sie auf „Zeitfenster auswählen“ klicken. Bitte beachten Sie, dass Sie zu einem Zeitfenster, das bereits in der Vergangenheit liegt, keine Bestellung hinzufügen können.

 

 

6. Klicken Sie auf das Kalendersymbol, um alle Tage Ihrer Events anzuzeigen, und wählen Sie dann ein Datum aus. Daraufhin werden alle Zeitfenster für dieses Datum angezeigt.

 

Markieren Sie den Kreis neben dem gewünschten Zeitfenster und klicken Sie auf „Zeitfenster auswählen“.

 

 

7. Geben Sie unter„Tickets auswählen“ die Anzahl der Tickets (pro Ticketart) ein, die Sie ausstellen möchten. Auf der rechten Seite Ihres Bildschirms wird automatisch eine Zusammenfassung Ihrer Bestellung mit der Kostenaufstellung und der Gesamtsumme der Bestellung angezeigt.
   
   
8. Geben Sie unter „Add-ons auswählen“ die Anzahl der Add-ons ein, die Sie ausstellen möchten (falls für Ihre Veranstaltung zutreffend). Klicken Sie anschießend auf „Hinzufügen“, und das Add-on wird in Ihrer Bestellübersicht angezeigt.
   
   
   
   

9. Bei Freikarten wird der Abschnitt „Zahlungsinformationen“ automatisch als „COMP“ angezeigt. Sie haben die Möglichkeit, eine benutzerdefinierte Notiz hinzuzufügen, die nur in Ihren Berichten sichtbar ist. Diese Notizen werden in der Spalte Informationen zur Zahlungsart gespeichert, die sich in den Berichten Bestellungen, Tickets sowie Andere Berichten befindet.

 

 

10. Bei kostenpflichtigen Bestellungen werden Sie im Abschnitt Zahlungsinformationen aufgefordert, die Kreditkarteninformationen des Käufers einzugeben. Sie können auch die Option „Andere“ wählen, um eine andere Zahlungsmethode einzugeben (z. B. Bargeld oder Scheck). Bitte beachten Sie, dass dies nur in Ihren persönlichen Berichten angezeigt wird.
    

 

Hinweis: Aufgrund der 3DS-Anforderungen in Europa und Großbritannien können Kreditkarten nicht zur Abwicklungvon
Zahlungen auf der Seite „Bestellung hinzufügen“ benutzt werden. Sie können jedoch weiterhin Offline-Zahlungenals
Alternative akzeptieren.

11. Geben Sie die Informationen des Käufers ein. Bitte beachten Sie, dass dieses Feld auch bei kostenlosen Bestellungen ein Pflichtfeld ist.
    
    

 

12. Geben Sie die Besucherinformationen ein. Alle Felder im Abschnitt Besucherinformationen sind optional. Der Käufer der Bestellung erhält alle Tickets in der Bestellung. Sollte für einen Teilnehmer eine E-Mail-Adresse eingegeben werden, erhält dieser Gast ebenfalls alle Tickets an seine E-Mail-Adresse.
    
    
    

Hinweis: Wenn Sie Besucherinformationen in Ihren Berichten erfassen möchten, müssen die Besucherinformationen für jedes Ticket einzeln eingegeben werden.

13. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten im Abschnitt Bestellübersicht auf „Checkout“, um Ihre Tickets auszustellen. Von hier aus können Sie die Tickets auch ausdrucken, falls gewünscht.
14. Alle Bestellungen, die manuell über „Bestellung hinzufügen“ hinzugefügt wurden, werden in Ihren Berichten angezeigt.

• Bei diesen Bestellungen wird add_an_order als Kaufkanal angezeigt.
• Wenn Sie Freikarten ausgestellt haben, werden diese in Ihren Berichten mit „COMP“ in der Spalte Promocode gekennzeichnet.
• Bestellungen mit der Bezeichnung „Sonstige“ werden als „Offline“-Zahlungen angezeigt. Die Nettoeinnahmen werden in Ihren Berichten ausgewiesen.
• Benutzer können ihren Bestellungen unter „Zahlungsinformationen“ individuelle Berichtsnotizen hinzufügen.

 

So geben Sie Besucherinformationen per Massen-Upload ein:

 

Hinweis: Wenn Sie eine große Anzahl von Tickets mithilfe des Massen-Uploads ausstellen, sollten Sie diesen Vorgang separat für jede Ticketart durchführen, die Sie anbieten und nicht mehr als 200 Tickets auf einmal hochladen.

 

Hinweis: Um mögliche Datenverluste zu vermeiden, sollten Sie beim Hochladen Ihrer CSV-Datei das kodierte Format UTF-8 verwenden. Sie können Ihre Excel-Datei als UTF-8 CSV speichern, indem Sie eine „Speichern unter“-Operation durchführen und die Option im Menü auswählen:

 

 

1. Wählen Sie das gewünschte Zeitfenster ausundgeben Sie unter „Bestellinformationen“ die Anzahl der Tickets an, die Sie ausstellen möchten.
2. Wählen Sie „Massenimport von CSV-Dokumenten" neben dem Abschnitt „Besucherinformationen". Laden Sie eine CSV-Datei mit den Besucherinformationen hoch, die dem folgenden Format folgt: Vorname in Spalte A, Nachname in Spalte B und E-Mail-Adresse in Spalte C. Außerdem sollte es für jede von Ihnen eingerichtete Frage zum Besucher-Checkout eine zusätzliche Spalte geben, und zwar in der Reihenfolge, in der sie erscheinen.
   
   

 

3. Wenn Ihre CSV-Datei eine Kopfzeile enthält, klicken Sie auf das entsprechende Kontrollkästchen, sobald Sie Ihre CSV-Datei ausgewählt haben.

4. Sobald Sie Ihre CSV-Datei importiert haben, wird Ihre Besucherinformation für jedes Ticket in den entsprechenden Feldern angezeigt.

 

5. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten im Abschnitt Bestellübersicht auf „Checkout", um Ihre Tickets auszustellen.

 

Hinweis: Die Option für den Massen-Upload funktioniert nicht, wenn Sie die Standard-Checkout
-Fragen (Vorname, Nachname, E-Mail) pro Ticket unterdrückt haben. Um die Option für den CSV-Upload zu nutzen, aktivieren Sie einfach wieder die
Standard-Checkout-Fragen, und die Option für den CSV-Upload wird auf der Seite „Bestellung hinzufügen" wieder angezeigt.
Sobald der Upload abgeschlossen ist, können Sie die Standard-Checkout Fragen pro Ticket deaktivieren.

 

Was Sie beim Hinzufügen von Bestellungen hinsichtlich der Kapazität Ihrer Veranstaltung beachten sollten:

Die Veranstaltungskapazität muss beachtet werden, wenn Sie über die Seite ,,Bestellung hinzufügen" auf Universe Ihrer Veranstaltung Bestellungen hinzufügen.

 

Wenn Sie einer Ticketart eine Anzahl hinzugefügt haben, wird, wenn Sie auf der Seite „Bestellung hinzufügen" einen Ticketwert eingeben, der zu einer Überbuchung Ihrer Veranstaltung führt, der Wert „Überbucht" in Gelb angezeigt. Wenn Sie der Veranstaltung eine Gesamtanzahl hinzugefügt haben (nicht ticketartenspezifisch), wird vor der endgültigen Erstellung der Bestellung eine Warnmeldung angezeigt, wenn Sie auf „Bestellung erstellen" klicken.

Wenn Sie die Veranstaltung absichtlich überbuchen, können Sie einfach auf „Weiter" klicken und Ihre Bestellung wird unabhängig von den Regeln zur Kapazität erstellt!