Voeg een bestelling toe aan uw evenement

Opmerking Deze functie is alleen toegankelijk in de desktopversie van het platform. Evenementorganisatoren kunnen
geen bestellingen toevoegen vanaf hun mobiele apparaat.

Voeg handmatig gratis of betaalde bestellingen voor uw evenement toe via Evenementenmanager.

Deze functie wordt vaak gebruikt om gratis tickets te versturen, om tickets uit te geven voor gasten die buiten Universe hebben betaald of als u een betaling namens uw gast verwerkt.

Opmerking: Uw evenement moet gepubliceerd zijn om handmatig tickets te kunnen toevoegen.

Dit artikel bevat instructies voor het volgende:

• Hoe u een bestelling handmatig kunt toevoegen
• Hoe u deelnemers in bulk kunt uploaden vanuit een CSV

Om een bestelling handmatig toe te voegen:

1. Log in op uw Universe-account, ga naar uw pagina Mijn evenementen en selecteer het evenement dat u wilt beheren.

2. Vanuit uw 'Evenementenmanager' selecteert u de optie 'Bestellingen & deelnemers' in het menu aan de linkerkant van uw scherm.

3. Klik op de pagina 'Bestellingen & deelnemers' op de knop 'Een bestelling toevoegen' aan de rechterkant van het scherm.

4. Selecteer op de pagina 'Een bestelling toevoegen' het type bestelling dat u wilt toevoegen (gratis of betaald) onder'Bestelinformatie'.

5. Van daaruit selecteert u een tijdvak waaraan de bestelling moet worden toegevoegd. Als er slechts één tijdstip is voor uw evenement, is dit reeds geselecteerd als het 'Volgende tijdslot'. Als uw evenement meerdere tijdslots heeft, kunt u het juiste tijdslot vinden door te klikken op 'Selecteer tijdslots'. U kunt geen bestelling toevoegen aan een tijdslot dat al is afgelopen.

6. Klik op het pictogram Agenda om alle dagen van uw evenementen weer te geven en selecteer een datum. Van daaruit worden alle tijdslots op die datum ingevuld.

Selecteer de cirkel naast het gewenste tijdslot en klik op 'Selecteer tijdslot'.

7. Onder'Selecteer tickets' voert u het aantal tickets in (per type ticket) dat u uitgeeft. Er verschijnt automatisch een samenvatting van uw bestelling aan de rechterkant van uw scherm, met de uitsplitsing van de kosten en het totaal van uw bestelling.
   
   
8. Onder 'Selecteer add-ons' (indien van toepassing op uw evenement) voert u het aantal add-ons in dat u uitgeeft. Klik vervolgens op 'Toevoegen' en de add-on verschijnt in uw besteloverzicht.
   
   
   
   

9. Voor gratis tickets verschijnt het gedeelte 'betalingsinformatie' automatisch als 'COMP'. U kunt een aangepaste notitie toevoegen die alleen voor u zichtbaar zal zijn in uw rapporten. Deze notities worden bewaard in de kolom 'Details betalingswijze' in de Bestellingen, Tickets en andere rapporten.

10. Voor betaalde bestellingen wordt u in het gedeelte Betalingsinformatie gevraagd om de creditcardgegevens van de koper in te vullen. Of u kunt "andere" selecteren om een alternatieve betalingsmethode in te voeren (bijvoorbeeld: contant, cheque, enzovoorts). Let op: dit zal alleen op uw persoonlijke rapporten te zien zijn.
    

Opmerking: vanwege de vereisten van 3DS in Europa en het VK kunnen creditcards niet worden gebruikt om
betalingen te verwerken op de pagina 'Bestelling toevoegen'. U kunt echter nog steeds offlinebetalingen accepteren als
alternatief.

11. Voer de gegevens van de koper in. Houd er rekening mee dat dit veld verplicht is, zelfs voor de gratis bestellingen.
    
    

12. Voer de deelnemerinformatie in. Alle velden in de rubriek deelnemerinformatie zijn optioneel. De koper van de bestelling ontvangt alle tickets in de bestelling en als er een e-mailadres is ingevoerd voor een deelnemer, ontvangt die gast ook alle tickets per e-mail.
    
    
    

Opmerking: als u in uw rapporten deelnemergegevens wilt verzamelen, moet deelnemerinformatie per ticket worden ingevoerd.

13. Als u klaar bent, klikt u op Afrekenen onderaan het gedeelte 'Overzicht bestelling' om uw tickets uit te geven. Vanaf hier kunt u ook de tickets desgewenst afdrukken.
14. Alle bestellingen die handmatig zijn toegevoegd via 'Een bestelling toevoegen' verschijnen in uw rapporten.

• Bestellingen verschijnen met voeg_een_bestelling_toe als aankoopkanaal.
• Als u gratis tickets heeft uitgegeven, worden deze met 'COMP' aangeduid in de kolom met promocodes in uw rapporten.
• Bestellingen met het label 'Overige' worden weergegeven als 'offline' betalingen en de netto-inkomsten worden weergegeven in uw rapporten.
• Gebruikers kunnen aangepaste rapportages toevoegen aan hun bestellingen in het gedeelte Betalingsinformatie.

Om deelnemerinformatie in te voeren via bulk upload:

Opmerking: als u een grote hoeveelheid tickets uitgeeft met behulp van de bulk-importfunctie, wordt er aangeraden om dit proces afzonderlijk uit te voeren voor elk type ticket dat u aanbiedt en om niet meer dan 200 tickets tegelijk te uploaden.

Opmerking: om mogelijk gegevensverlies te voorkomen, wordt een UTF-8 gecodeerd formaat bij voorkeur gebruikt voor het uploaden van uw CSV-bestand. U kunt uw Excel-bestand opslaan als een UTF-8 CSV wanneer u 'Opslaan als' gebruikt en de optie vervolgens in het menu selecteert:

1. Selecteer het gewenste tijdslot envoer het aantal tickets in dat u wilt uitgeven onder het gedeelte Bestelinformatie.
2. Selecteer 'CSV-bestand in bulk importeren' naast het gedeelte Deelnemerinformatie. Upload een CSV-bestand dat deelnemerinformatie bevat in de volgende indeling: voornaam in kolom A, achternaam in kolom B en e-mail in kolom C. Er moet ook een extra kolom zijn voor elke deelnemer afrekenvraag die u heeft ingesteld, in de volgorde waarin ze verschijnen.
   
   

3. Zodra u het CSV-bestand heeft geselecteerd, klikt u op het selectievakje indien uw CSV-bestand een kopregel bevat.

4. Zodra uw CSV-bestand is geïmporteerd, verschijnt uw deelnemerinformatie voor elk ticket in de juiste velden.

5. Als u klaar bent, klikt u op Afrekenen onderaan het gedeelte 'Overzicht bestelling' om uw tickets uit te geven.

Opmerking: de optie bulkupload werkt niet als u de standaard
check-outvragen (Voornaam, Achternaam, E-mail) per ticket hebt onderdrukt. Om de optie CSV-upload te gebruiken, schakelt u gewoon de
standaard check-outvragen weer in en dan zal de optie weer verschijnen op de pagina 'Een bestelling toevoegen'.
Zodra het uploaden voltooid is, kunt u de standaard check-outvragen per ticket uitschakelen.

Respecteer de capaciteit van uw evenement bij het toevoegen van bestellingen:

De capaciteit van een evenement is iets waar u rekening mee moet houden wanneer u bestellingen aan uw evenement toevoegt via de pagina 'Een bestelling toevoegen' op Universe.

Als u een hoeveelheid per ticket heeft toegevoegd en op de pagina 'Een bestelling toevoegen' een ticketwaarde invoert die ervoor zorgt dat er te veel wordt verkocht voor uw evenement, wordt de waarde Verkocht geel. Als u een totale capaciteit aan het evenement heeft toegevoegd (niet specifiek voor het type ticket), wordt er ook een waarschuwing weergegeven wanneer u op 'Bestelling maken' klikt, voordat u de uiteindelijke bestelling aanmaakt.

Als u het evenement opzettelijk overboekt, kunt u gewoon op Doorgaan klikken en wordt uw bestelling aangemaakt, ongeacht de capaciteitsregels!