Maak een evenement met geplande toegangstijd

Opmerking: de functies die in dit artikel worden besproken, zijn alleen beschikbaar voor evenementen met geplande toegangstijd. Onderstaande functies zijn niet beschikbaar voor reguliere evenementen.
Weet u niet precies wat het verschil is? Zie hier: Reguliere evenementen vs. evenementen met geplande toegangstijd

 

Als uw evenement meerdere dagen, weken of maanden in beslag neemt en meer dan één toegangstijden per dag heeft (zoals een tentoonstelling, klas of rondleiding), kunt u een evenement met geplande toegangstijd maken, waarmee u uw evenementschema en tijdsperiodes op één plaats kunt maken en beheren.

Als u een regulier evenement wilt opzetten, volg dan onze handleiding hier.

Om een evenement met geplande toegangstijd te maken:

1. Log in op of registreer uw Universe-account. Selecteer de knop 'Organiseer evenementen ' bovenaan uw scherm, maak dan een evenement en volg de aanwijzingen.
2. Selecteer op de volgende pagina de optie 'Geplande toegangstijd' en klik op Doorgaan.
   
   

Voer de basisinformatie van uw evenement in:

• Wat is de naam van uw evenement?: Voer de naam van uw evenement in. Het veld is beperkt tot een maximum van 75 tekens.
• Beschrijving: beschrijf uw evenement en vermeld alle details die u uw deelnemers of klanten wilt meedelen en stel verwachtingen/beperkingen in. Gebruik de werkbalk boven het veld Beschrijving om de opmaak aan te passen, links, foto's, video's, enz. toe te voegen.
• Voeg een categorie toe: selecteer de categorie uit het vervolgkeuzemenu die het beste bij uw evenement past.
• Wie kan uw evenement zien: standaard wordt uw evenement weergegeven als Openbaar en is het te vinden via de Universe-lijst en zoekmachines. Als u wilt dat uw evenement privé is, kunt u uw evenement instellen als 'Niet vermeld', wat betekent dat alleen mensen met de URL van het evenement uw evenementpagina kunnen zien. Als uw evenement niet vermeld is, kun u de knop voor sociaal delen voor uw evenement verbergen.
• Adres: voer het adres van uw evenement in. Dit wordt weergegeven op uw evenementpagina en op de tickets van uw klanten.
• Naam locatie (optioneel): voer de naam van de locatie van uw evenement in. Dit veld wordt automatisch ingevuld met het meest relevante Google-zoekresultaat voor uw adres.

4. Ga door naar Schema. Klik op de knop '+ Voeg tijdsperiode(s) toe' om te beginnen. Hier stelt u uw evenementschema in door groepen van op zichzelf staande en/of terugkerende tijdsperiodes toe te voegen.
   
   

Volg in het pop-upvenster de aanwijzingen om uw eerste tijdsperiode(s) in te plannen:

• Datum: gebruik de datumkiezer om uw startdatum in te stellen.
• Starttijd: stel de tijd in waarop de tijdsperiode zal beginnen. De tijdzone zal standaard gebaseerd zijn op het adres van uw evenement.
• Duur: stel de duur van de tijdsperiode in. Gebruik het vervolgkeuzemenu om te bepalen of de duur in uren of minuten is. Deze selectie zal de standaardinstelling zijn voor alle bijkomende tijdsperiodes die worden aangemaakt.
• + Voeg een ander tijdstip toe op dezelfde dag: selecteer deze link om een extra tijdsperiode te maken op de geselecteerde dag. U kunt individuele tijdsperiodes verwijderen of bewerken nadat ze zijn toegevoegd.
• Herhalingsregels: gebruik het vervolgkeuzemenu om herhalingsregels toe te wijzen aan de tijdsperiodes die u heeft gemaakt. Uw tijdsperiode(s) worden standaard niet herhaald. Om een schema te maken dat zich over meerdere dagen uitstrekt, herhaalt u de tijdsperiode(s) elke dag, of op bepaalde dagen van de week. Terugkerende tijdsperiodes vereisen een datum van laatste gebruik.
  
  

6. Klik in de rechterbovenhoek op de knop 'Voeg X tijdsperiodes toe' om uw wijzigingen op te slaan en terug te keren naar de pagina Schema. Herhaal indien nodig de stappen 4 en 5 om extra tijdsperiode(s) met verschillende instellingen te maken. U kunt uw totale aantal tijdsperiodes zien onder uw lijst met schema's. Er kunnen niet meer dan 2.000 tijdsperiodes aan één evenement worden toegevoegd.

Opmerking: u kunt afzonderlijke tijdsperiodes uit de kalender op de hoofdpagina Schema's verwijderen om uitzonderingen te maken. Om dit te doen, selecteert u een datum op de kalender en klikt u vervolgens op het prullenbakicoon naast de tijdsperiode die u wilt verwijderen. Het maken van uitzonderingen vermindert uw maximum van 2.000 tijdsperiodes per evenement niet.

7. Zodra uw evenementschema is voltooid, gaat u verder naarTickets en gebruikt deknoppenBetaald,GratisofDonatieom het type ticket te bepalen dat u wilt instellen.
   
   

Voer de ticketgegevens in:

• Ticketnaam: zorg ervoor dat uw tickettypes unieke namen hebben, zodat u ze gemakkelijk in één oogopslag van elkaar kunt onderscheiden.
• Hoeveelheid: de hoeveelheid die u invoert is het aantal beschikbare tickets per tijdsperiode.
• Prijs: het ingevoerde getal is de prijs van een enkel ticket per tijdsperiode.
  
  

8. (Optioneel) Als u op het tandwielicoon klikt, krijgt u geavanceerde ticketinstellingen, zoals beschrijving, beschikbaarheid (begin- en eindtijd van de verkoop), minimum- en/of maximumaantal tickets per bestelling, ticketstatus (beschikbaar, verborgen of vergrendeld), en tijd waarop de tickets worden vrijgegeven.
9. 9. (Optioneel) Gebruik hetvervolgkeuzemenu 'Dit ticket is voor' om regels voor het tijdstip van de dag of de dag van de week in te stellen voor dit tickettype. Om meer te weten te komen over de verschillende soorten regels die beschikbaar zijn, lees onze handleiding hier
   

 Opmerking: standaard zullen de prijs en de hoeveelheid van een ticket consistent zijn voor alle tijdsperiodes waarop het ticket wordt toegepast. U kunt deze velden aanpassen en tickettypes verbergen voor fans op een bepaalde tijdsperiode via het tabblad Tijdsperiodes in de Evenementenmanager. Leer hier meer over.

 

10. Klik op Opslaan om terug te keren naar de pagina Tickets. Herhaal stappen 7-9 om zoveel tickettypes aan te maken als nodig zijn.
11. Stel een totale tijdsperiodecapaciteit in voor uw evenement (optioneel). De tijdsperiodecapaciteit geeft aan hoeveel mensen zich voor elke tijdsperiode kunnen inschrijven voordat het uitverkocht raakt. De capaciteit is standaard de som van de maximumhoeveelheden voor elk tickettype. Pas de tijdsperiodecapaciteit aan om het totale aantal beschikbare tickets over alle tickettypes te beperken, of laat leeg als u het aantal bezoekers niet beperkt.
    Bijvoorbeeld, als uw locatie een brandcode heeft die vereist dat er niet meer dan 200 mensen tegelijk in de locatie zijn, moet u uw tijdsperiodecapaciteit instellen op niet meer dan 200.
    

Opmerking: het is belangrijk om rekening te houden met alle regels die u heeft toegepast op uw tickettypes (bijv. weekdag versus weekend, ochtend versus middag, dag van de week, enz.), aangezien alleen de tickettypes die van toepassing zijn op een bepaalde tijdsperiode moeten worden meegeteld in de gecombineerde tickettypes aantallen.

Stel uw valuta- en terugbetalingsvoorkeuren in:

• Koper betaalt in: dit is de valuta die zal worden weergegeven aan kopers (hoe de ticketprijs wordt getoond). De standaardkeuze is gebaseerd op de locatie van het evenement.
• Geld ontvangen in: dit is de transactievaluta (hoe kopers zullen worden aangerekend en hoe u wordt uitbetaald voor uw evenement). De standaardkeuze is gebaseerd op de locatie van het evenement.
• Betalingsverwerker: standaard wordt de betaling verwerkt door Universe betalingen. Het geld van het evenement wordt toegevoegd aan het saldo van uw Universe-account en kan 48 uur na afloop van het evenement worden opgenomen. Wij ondersteunen Stripe Connect voor doorlopende uitbetalingen. Voordat de tickets te koop worden aangeboden, heeft u de optie om over te schakelen naar Stripe in Evenementenmanager, of om Stripe Connect in te stellen als uw standaard verwerker via uw instellingenpagina (meer informatie).
• Terugbetalingsbeleid: stel een terugbetalingsbeleid in voor uw evenement. Dit wordt getoond bij het afrekenen, in de orderbevestigingsmails en op de pagina 'Mijn tickets' van de klant. Als uw terugbetalingsbeleid wordt gewijzigd nadat de tickets zijn verkocht, is het nieuwe beleid alleen van toepassing op toekomstige bestellingen (meer informatie).
  
  

13. Ga verder naar 'Aanvullende gegevens':

• Contactgegevens (optioneel): voer aanvullende contactgegevens in om het gemakkelijk te maken voor deelnemers om u te contacteren. Deze informatie verschijnt alleen in de orderbevestigingsmail en wordt nooit openbaar weergegeven op uw evenementpagina.
• Extra orderbericht (optioneel): schrijf een bericht dat alleen wordt getoond aan bevestigde kopers. Dit bericht zal worden weergegeven in de bevestigingsmail van de koper en op hun PDF-ticket. Dit bericht wordt nooit openbaar weergegeven op uw evenementpagina.
• Foto's (optioneel): geüploade foto's worden weergegeven op de weergavepagina van uw evenement. Als u niets uploadt, wordt er een stockfoto toegewezen aan uw evenement die u op elk gewenst moment kunt bewerken via Evenementenmanager. Klik hier voor een volledige handleiding over foto' s.
  
  

14. Voltooi het aanmaakproces van het evenement door een van de drie opties te kiezen:

• Publiceer evenement: ga live met uw evenement en laat kopers tickets reserveren.
• Schema: vraagt u om een datum en tijd te kiezen voor het publiceren van uw evenement in de toekomst.
• Opslaan als concept: creëert uw evenement maar maakt het niet live.
  
  

Opmerking: ziet u alleen de optie 'Opslaan als concept'? U moet het e-mailadres dat is gekoppeld aan uw Universe-account verifiëren voordat u uw evenement kunt publiceren. Check uw e-mailinbox voor een bericht van hello@universe.com met als onderwerp 'Evenementen wachten op u! Bevestig uw account.', en klik op de bevestigingsknop in de e-mail.

15. Gefeliciteerd, u bent klaar om te beginnen! Als uw evenement een groot aantal tijdsperiodes heeft, kan ons systeem enkele ogenblikken nodig hebben om uw creatie te voltooien. Eenmaal voltooid, zal uw evenement toegankelijk zijn via het tabblad 'Mijn evenementen' in uw account.
    

Beheer en promoot uw evenement:

Zodra uw evenementpagina is aangemaakt, wordt u doorgestuurd naar de Evenementenmanager om toegang te krijgen tot extra instellingen waarmee u uw evenement gemakkelijk kunt beheren en promoten. Voor een volledig overzicht van de Evenementenmanager, lees onze handleiding hier.

Meer handleidingen over geplande toegangstijden vindt u in het gedeelte 'Evenementen met geplande toegangstijden beheren' in ons Helpcentrum.

Scan en verkoop tickets ter plaatse:

U kunt BoxOffice, onze gratis app voor aan de deur, downloaden om tickets te scannen, deelnemers in te checken en tickets te verkopen aan de deur. Voor een volledig overzicht, lees onze BoxOffice iOS of Android handleiding. U kunt als alternatief de gastenlijst van uw evenement downloaden en afdrukken om de check-ins te beheren.