Een Timed-entry evenement aanmaken

Opmerking: de functies die in dit artikel worden genoemd zijn alleen beschikbaar voor Timed-entry evenementen. De onderstaande functies zijn niet beschikbaar voor Reguliere evenementen.
Niet zeker over het verschil? Zie hier: Reguliere evenementen versus Timed-entry evenementen

Als uw evenement meerdere dagen, weken of maanden beslaat met meer dan één toegangstijd per dag (zoals een tentoonstelling, les of rondleiding), kunt u een Timed-entry evenement aanmaken. Hierdoor kunt u het schema en de tijdslots van uw evenement beheren op één plaats.

Als u een regulier evenement wilt aanmaken, volg dan hier onze handleiding .

Een Timed-entry evenement aanmaken:

1. Log in op uw Universe-account of maak een account aan . Selecteer de knop 'Host een evenement ', dan de knop 'Maak evenement aan' en volg vervolgens de aanwijzingen.
2. Selecteer op de volgende pagina de optie ' Timed-entry ' en klik op 'Doorgaan'.
   

• Voer de basisinformatie over uw evenement in:
• Hoe heet je evenement?: Voer de naam van uw evenement in. Het veld is beperkt tot maximaal 75 tekens.
• Beschrijving: Beschrijf uw evenement, vermeld alle details die u aan uw deelnemers of klanten wilt laten weten en maak duidelijk wat er te verwachtingen valt en wat de beperkingen zijn. Gebruik de werkbalk boven het Beschrijvingsveld om de opmaak aan te passen en links, foto's, video's, enz. toe te voegen.
• Voeg een categorie toe: Selecteer in het vervolgkeuzemenu de categorie die het beste past bij uw evenement.
• Wie kan uw evenement zien: uw evenement wordt standaard gepost als openbaar en kan worden gevonden via het register van Universe en via zoekmachines. Als u wilt dat uw evenement privé is, kunt u uw evenement instellen op ' Niet in de lijst opgenomen ', wat betekent dat alleen mensen met de directe link naar het evenement uw evenementpagina kunnen zien. Als uw evenement niet in de lijst is opgenomen, kunt u de knop voor het delen van uw evenement verbergen.
• Adres: Vul het adres van uw evenement in. Dit wordt weergegeven op uw evenementpagina en op de tickets van uw klanten.
• Naam van de zaal (optioneel): Voer de naam van de locatie van uw evenement in. Dit veld wordt automatisch gevuld met het meest relevante Google-zoekresultaat voor uw adres.

4. Ga verder naar Schema's. Klik op de knop 'Tijdslot(s) toevoegen ' om te beginnen. Hier bouwt u het schema van uw evenement op door groepen van op zichzelf staande en/of herhalende tijdsloten toe te voegen.
   

• Volg in het pop-up-venster de aanwijzingen om uw eerste tijdslots(s) in te plannen:
• Datum: gebruik de datumkiezer om uw startdatum in te stellen
• Starttijd: Stel het tijdstip waarop het tijdslot begint in. De tijdzone wordt standaard gebaseerd op het adres van je evenement.
• Duur: Stel de lengte van het tijdslot in. Gebruik het vervolgkeuzemenu om te bepalen of de duur in uren of minuten wordt weergegeven. Deze selectie zal de standaardinstelling zijn voor alle bijkomende tijdslots die worden aangemaakt.
• + Voeg een ander tijdslot toe op dezelfde dag: Selecteer deze link om een extra tijdslot aan te maken op de geselecteerde dag. U kunt individuele tijdslots verwijderen of wijzigen nadat ze zijn toegevoegd.
• Herhalingsregels: Gebruik de vervolgkeuzelijst om herhalingsregels toe te wijzen aan de tijdslots die u hebt gemaakt. Standaard worden uw tijdslots niet herhaald. Als u een schema wilt maken dat zich over meerdere dagen uitstrekt, herhaalt u de tijdslots dagelijks of op geselecteerde weekdagen. Voor herhalende tijdslots is de datum van de laatste herhaling vereist.
  

6. Klik op de knop 'X tijdslots toevoegen' in de rechterbenedenhoek om uw wijzigingen op te slaan en terug te keren naar de schemapagina. Herhaal stap 4 en 5 om indien nodig extra tijdslots met andere instellingen aan te maken. U kunt uw totale aantal tijdslots zien onder uw lijst met schema's. Er kunnen niet meer dan 2,000 tijdslots worden toegevoegd aan één evenement.

Opmerking: je kunt individuele tijdslots verwijderen uit de kalender op de schemapagina om uitzonderingen te maken. Selecteer hiervoor een datum op de kalender en klik vervolgens op het prullenbakpictogram naast het tijdslot dat u wilt verwijderen. Het maken van uitzonderingen vermindert het maximum van 2,000 tijdslots per evenement niet.

7. Zodra het schema van uw evenement is voltooid, gaat u door naar 'Tickets' en gebruikt u deknoppen'Betaaldticket', 'Gratisticket'of'Donatie' om te bepalen welk type ticket u wilt instellen.
   

• Vul de ticketgegevens in:
• Naam ticket: Zorg ervoor dat uw tickettypes unieke namen hebben, zodat u ze gemakkelijk in één oogopslag van elkaar kunt onderscheiden.
• Aantal: Het aantal dat u invoert, is het aantal van deze tickets dat beschikbaar is per tijdslot.
• Prijs: Het ingevoerde getal is de prijs van een enkel ticket per tijdslot.
  

8. (Optioneel) Als u op het tandwielpictogram klikt, krijgt u geavanceerde ticketinstellingen, zoals omschrijving, beschikbaarheid (begin- en eindtijd van de verkoop), minimum en/of maximum aantal tickets per bestelling, ticket status (actief, verborgen of vergrendeld), en wanneer de tickets worden vrijgegeven.
9. 9. (Optioneel) Gebruik devervolgkeuzelijst 'Dit ticket is voor' om te selecteren voor welke tijd van de dag of dag van de week dit soort tickets zijn. Lees onze handleiding hier voor meer informatie over de verschillende soorten regels die beschikbaar zijn.

Opmerking:

standaard zijn de instellingen voor de prijs en voor het aantal tickets consistent voor alle tijdslots waarop het ticket wordt toegepast. U kunt deze velden aanpassen en tickettypes verbergen voor fans in een bepaald tijdslot vanaf het tabblad 'Tijdslots' in de Evenementenmanager.

Meer informatie

.

10. Klik op opslaan om terug te keren naar de pagina ' Tickets '. Herhaal stap 7-9 om zoveel tickettypes aan te maken als nodig.
11. Stel een totale tijdslotcapaciteit in voor uw evenement (optioneel). De capaciteit van het tijdslot geeft aan hoeveel mensen zich voor elk tijdslot kunnen inschrijven, voordat het uitverkocht is. De capaciteit is standaard de som van de maximale hoeveelheden voor elk tickettype. Pas de capaciteit van het tijdslot aan om het totale aantal beschikbare tickets over alle tickettypes te beperken, of laat dit leeg als u het aantal bezoekers niet wilt beperken.
    Als uw locatie bijvoorbeeld een brandcode heeft die niet meer dan 200 mensen tegelijk toestaat in de locatie, moet u uw tijdslotcapaciteit maximum op 200 instellen.

Opmerking:het is belangrijk om rekening te houden met alle regels die je hebt toegepast op je tickettypes (bijvoorbeeld weekdag versus weekend, ochtend versus namiddag, dag van de week, enz.), aangezien alleen de tickettypes die van toepassing zijn op een bepaald tijdslot in overweging moeten worden genomen bij het bepalen van de gecombineerde hoeveelheden van het tickettype.

• Stel uw valuta en terugbetalingsvoorkeuren in:
• Koper betaalt in: Dit is de munteenheid die aan kopers zal worden getoond (hoe de ticketprijs wordt getoond). De standaardselectie is gebaseerd op de locatie van het evenement.
• Ontvang gelden in: Dit is de transactievaluta (waarin kopers in rekening worden gebracht en waarin u wordt uitbetaald voor uw evenement). De standaardselectie is gebaseerd op de locatie van het evenement.
• Betalingsverwerker: Standaard worden de betalingen verwerkt door Universe betalingen. De inkomsten van een evenement worden toegevoegd aan het saldo van uw Universe-account en kunnen 48 uur na het einde van het evenement worden opgenomen. Voor doorlopende uitbetalingen ondersteunen we Stripe Connect. U hebt de mogelijkheid om over te schakelen naar Stripe in de Evenementenmanager, voordat tickets worden verkocht, of om Stripe Connect in te stellen als de standaard verwerker van uw account vanop uw instellingenpagina (meer informatie).
• Terugbetalingsbeleid: Stel een terugbetalingsbeleid in voor uw evenement. Dit wordt weergegeven bij het afrekenen, in de e-mails met de orderbevestiging en op de pagina 'Mijn Tickets' van de klant. Als uw terugbetalingsbeleid wordt gewijzigd als er al tickets zijn verkocht, is het nieuwe beleid alleen van toepassing op toekomstige bestellingen (meer informatie).
  

13. Ga verder naar Aanvullende details:

• Contactgegevens (optioneel): Voer aanvullende contactgegevens in, zodat deelnemers u gemakkelijk kunnen bereiken. Deze informatie verschijnt alleen in de bevestigingsmail van de bestelling en wordt nooit openbaar weergegeven op uw evenementpagina.
• Aanvullend bestelbericht (optioneel): Schrijf een bericht dat alleen wordt getoond aan bevestigde kopers. Deze notitie wordt weergegeven in de bevestigingsmail van de koper en op de PDF met hun ticket. Deze notitie wordt nooit openbaar weergegeven op je evenementpagina.
• Foto's (optioneel): Geüploade foto's verschijnen op je evenementenpagina. Indien leeg gelaten, zal er een stockfoto worden toegewezen aan uw evenement. Deze kan altijd worden bewerkt vanuit de Evenementenmanager. Klik hier voor een volledige gids over foto 's.
  

14. Voltooi het proces voor het creëren van een evenement door een van deze drie opties te selecteren:

• Evenement publiceren: plaatst uw evenement live en stelt kopers in staat om tickets te boeken.
• Plannen: vraagt u om een toekomstige datum en tijd om uw evenement te publiceren.
• Opslaan als concept: maakt uw evenement aan, maar plaatst het niet live.
  

Opmerking: ziet u alleen de optie ' Opslaan als concept '? U moet het e-mailadres dat aan uw Universe-account is gekoppeld verifiëren, voordat u uw evenement kunt publiceren. Controleer uw inbox voor een bericht van hello@universe.com met de onderwerpregel "Events await! Please confirm your account". Klik op de bevestigingsknop in de hoofdtekst van de e-mail.

15. Gefeliciteerd, u bent klaar om te beginnen! Als uw evenement een groot aantal tijdslots heeft, kan het even duren eer ons systeem het aanmaken voltooit. Eenmaal voltooid, is uw evenement toegankelijk via het tabblad ' Mijn evenementen ' op uw account.

Beheer & promoot uw evenement:

Zodra uw evenementpagina is aangemaakt, wordt u doorgestuurd naar de Evenementenmanager, waar u toegang krijg tot aanvullende instellingen waarmee u uw evenement gemakkelijk kunt beheren en promoten. Voor een volledig overzicht van de Evenementenmanager, kunt u hier onze handleiding lezen .

Aanvullende handleidingen voor Timed-entry evenementen zijn te vinden in het gedeelte 'Timed-entry evenementen beheren ' in ons Helpcentrum.

Scan & verkoop tickets ter plaatse:

U kunt BoxOffice downloaden , onze gratis app om tickets te scannen aan de deur, deelnemers in te checken en tickets te verkopen aan de deur. Voor een volledig overzicht, kunt u onze handleiding voor BoxOffice voor iOS of Android lezen. U kunt ook de gastenlijst van uw evenement downloaden en afdrukken om check-ins te beheren.