Creëer een virtueel evenement

Opmerking: de functies die in dit artikel worden genoemd, zijn alleen beschikbaar voor Reguliere Evenementen. Onderstaande functies zijn niet beschikbaar voor Evenementen met tijdregistratie Twijfelt u over het verschil? Raadpleeg dit: Reguliere Evenementen vs. Evenementen met tijdregistratie

Het is helemaal gratis om een evenementpagina op Universe te maken en het kost maar een paar minuten om op te zetten. U kunt een persoonlijk of virtueel evenement maken. Indien u een persoonlijk evenement wilt maken, kunt u hier onze gids volgen.

Zodra uw basis evenementgegevens zijn opgeslagen, hebt u toegang tot geavanceerde instellingen om uw evenement te beheren en promoten.

Opmerking: vanaf 20 december 2020 wordt de Universe-toeslag, standaard opgenomen in de ticketprijs voor alle virtuele evenementen. Indien u de Universe- servicekosten aan uw kopers wilt doorberekenen, kunt u dat doen door een extra toeslag aan uw evenement toe te voegen.

Een evenement aanmaken en tickets verkopen:

1. Log in of meld u aan bij uw Universe-account en klik bovenaan uw scherm op de knop 'Evenementen organiseren'. Klik vervolgens op 'een evenement maken' en volg de aanwijzingen.

2. U wordt dan doorgestuurd naar het formulier voor het aanmaken van een evenement. Vul hier uw basisgegevens in:

• Wat is de naam van uw evenement?: voer de naam van uw evenement in. Dit veld is beperkt tot maximaal 75 tekens.
• Beschrijving: beschrijf uw evenement en vermeld alle details die u uw deelnemers of klanten wilt laten weten en stel verwachtingen/beperkingen in. Gebruik de werkbalk boven het veld Beschrijving om de opmaak aan te passen of om links, foto's, video's, enz. toe te voegen.
• Contactgegevens invoeren (optioneel): geef contactgegevens op zodat de deelnemers gemakkelijk contact met u kunnen opnemen. Deze informatie wordt alleen op tickets weergegeven en wordt nooit openbaar weergegeven op uw evenementpagina.
• Een categorie toevoegen: kies uit het vervolgkeuzemenu een categorie die het beste bij uw evenement past.
• Wie kan uw evenement zien: uw evenement wordt standaard weergegeven als "Openbaar" en zal doorzoekbaar zijn via de server van Universe en de zoekmachines. Indien u uw evenement privé wilt houden, kunt u het evenement instellen als 'Verborgen', wat betekent dat alleen mensen met de URL van het evenement deevenementpagina kunnen zien. Als uw evenement niet wordt vermeld, kunt u de knop 'delen op sociale media' verbergen voor dit evenement.

 

3. 'Virtueel evenement' inschakelen en de tijd van uw evenement instellen

Om te worden doorgestuurd naar het maken van virtuele evenementen, moet u ‘Dit is een virtueel evenement' selecteren. Hierdoor vervalt de noodzaak van een evenementlocatie.

• Datum & tijd: gebruik de datumkiezer uit het vervolgkeuzemenu om de begin- en eindtijden van uw evenement in te stellen. Voeg zoveel mogelijk gegevens toe door op de knop 'Nogeen datum toevoegen' te klikken. Gebruik indien nodig de schakelaar 'de datum en tijd op tickets verbergen' (alleen beschikbaar als uw evenementpagina één datum heeft).
• Adres van de Organisator: voer uw adres in. Dit is vereist voor uw lokale tijdzone, lokalisatie en belastingdoeleinden. Het heffen van belastingen is naar eigen goeddunken en verantwoordelijkheid van de evenementenorganisatorvan het evenement. Indien van toepassing, bent u verantwoordelijk voor alle lokale belastingwetten en houdt Universe geen belastingen in die namens u worden geïnd. Universe biedt geen garantie dat de belastingen die op een evenementpagina te vinden zijn, correct zijn volgens de wetten. Volg voor meer informatie de gids over belasting op uw tickets.
• Verbindingsgegevens: voer de link naar uw virtuele evenement in. Kopers ontvangen 1 uur voor het evenement een e-mail met deze gegevens. U kunt uw link ook opnemen in het gedeelte 'Aanvullende orderberichten' als u bang bent dat kopers niet genoeg tijd hebben om de link te ontvangen.

Waarschuwing: om ervoor te zorgen dat uw ticketkopers hun e-mails 1 uur voor aanvang van uw evenement ontvangen, begint de verzending van e-mails vanaf 2 uur van tevoren. Zorg ervoor dat uw verbindingsgegevens 2 uur voor de tijd van uw evenement zijn bijgewerkt en correct zijn.

• Valuta: de weergave- en transactievaluta worden standaard ingesteld op basis van de locatie van het adres van de organisator! Klik op de valuta om een vervolgkeuzemenu te openen en wijzig ofwel de weergavevaluta (hoe de ticketprijs wordt getoond aan kopers) of de transactievaluta (hoe kopers in rekening worden gebracht en hoe u wordt uitbetaald voor uw evenement).

 

 Waarschuwing: uw evenementlink wordt 1 uur voor aanvang van het evenement naar kopers gestuurd om de kans te verkleinen dat kopers de link naar anderen sturen. Als u verbindingsgegevens moet bewerken of toevoegen, moet u dit 2,5 uur voor het evenement doen, anders worden uw gegevens niet automatisch naar uw kopers verzonden. Als u maximale controle wilt hebben over wie er aan uw evenement kan deelnemen, is er bepaalde software waarmee u een wachtkamer kunt inschakelen en selectief kunt kiezen wie u toegang wilt verlenen tot uw evenement.

Opmerking: indien u wilt weten hoe u unieke links instelt voor individuele kopers, neem dan contact op met de ondersteuning.

4. Welke tickets wilt u aanbieden?:

• Maak zoveel mogelijk tickettypes aan als nodig. Selecteer de knop 'Betaald', 'Gratis' of 'Donatie' voor elk tickettype dat u wilt instellen en voer de details van het ticket in.

Opmerking: het aantal dat u invoert, is het aantal dat beschikbaar is voor elke datum waarop uw evenement plaatsvindt!

• Om toegang te krijgen tot de geavanceerde instellingen voor een tickettype, selecteert u de bewerkingsknop (tandwiel pictogram) naast het ticket en voert u de gewenste informatie in, waaronder een beschrijving, beschikbaarheid (start- en eindtijd ticketverkoop) en de status (beschikbaar, verborgen of vergrendeld).

 Waarschuwing: bij virtuele Evenementen ontvangt alleen de ticketkoper een e-mail met verbindingsgegevens. Je kunt geen tickettype aanmaken waarmee kopers tickets voor een vriend kunnen kopen, omdat ze geen details ontvangen om verbinding te maken met uw evenement.

  Let op: u kunt een maximale capaciteit voor uw evenement instellen. De maximale capaciteit geeft aan hoeveel mensen zich voor uw evenement kunnen inschrijven voordat het uitverkocht raakt. De standaardcapaciteit is de som van de maximale hoeveelheden voor elk tickettype. U kunt dit echter wijzigen om het totale aantal beschikbare tickets voor alle tickettypes te beperken.

• Een notitie toevoegen aan tickets (optioneel): u kunt een notitie toevoegen die alleen wordt getoond aan bevestigde kopers. Deze notitie wordt weergegeven in de bevestigingsmail van de koper en op zijn ticket. Deze notitie wordt nooit openbaar weergegeven op uw evenementpagina. Als u bang bent dat kopers de link niet op tijd zullen ontvangen, kunt u uw link hier opnemen zodat kopers de link bij de hand hebben.

 Waarschuwing: indien de link beschikbaar wordt gesteld in de categorie 'Extra orderbericht', ontvangen kopers de link direct na aankoop van een ticket, wat ertoe kan leiden dat uw link wordt gedeeld.

• Stel een terugbetalingsbeleid in: stel een terugbetalingsbeleid in voor uw evenement. Dit wordt weergegeven bij het afrekenen en op het besteloverzicht. Als uw terugbetalingsbeleid wordt gewijzigd nadat tickets zijn verkocht, is het nieuwe beleid alleen van toepassing op toekomstige bestellingen.
  
  

5. Ontwerp uw evenement (optioneel):

Als u een afbeelding op deze pagina hebt geüpload, verschijnt die afbeelding op uw evenementweergavepagina - zo niet, dan zullen we willekeurig een afbeelding aan u toewijzen, die u later kunt wijzigen en bewerken. Klik hier voor een volledige gids over foto's.

'Social media foto' is de foto die als icoontje bij het afrekenen verschijnt. Dit is meestal een bedrijfslogo of iets kleins en simpels.

'Evenementpagina coverafbeelding' verschijnt op uwUniverse-evenementpagina en op alle verkochte tickets. Dit is een grotere afbeelding en we raden aan om een foto zonder tekst te gebruiken die niet te druk is.

6. Evenement publiceren:

Selecteer 'evenement publiceren' om uwevenement live te maken en kopers in staat te stellen tickets te boeken.
Selecteer 'Plannen' om uw evenement op een later tijdstip live te laten gaan.
Selecteer de knop 'Opslaan als concept' om uw evenement te creëren, maar niet live te maken. Met alle drie de opties kunt u later terugkomen en wijzigingen aanbrengen.

  Opmerking: u moet uw account bevestigen voordat u uw evenementvermeldingkunt 'Publiceren'. Controleer hiervoor uw e-mail voor een bericht met het onderwerp ‘Evenementen staan te wachten! Gelieve uw account te bevestigen' en klik vervolgens op 'e-mailadres bevestigen'.

Geavanceerde functies/uw evenement beheren en promoten:
Zodra u uw evenementpagina hebt gemaakt, word u doorgestuurd naar de beheerpagina van uwevenement om toegang te krijgen tot geavanceerde instellingen waarmee u gemakkelijk uw evenement kunt beheren en promoten.

 

Toeslagen:

Bij virtuele evenementen worden Universe-toeslagen standaard in de ticketprijs opgenomen. U kunt een extra toeslag toevoegen als u extra inkomsten wilt om de kosten te verlichten.

Raadpleeg hier onze gids om te zien hoe toeslagen worden berekend.

 

Deelnemers toevoegen:

U kunt deelnemers niet handmatig toevoegen aan virtuele evenementen. Als u een tickettype moet maken, kunt u toegangscodes of een kortingscode gebruiken om uw gasten zelf een ticket te laten kopen.

Op de dag van uw evenement:
Kopers ontvangen 1 uur voordat het evenement begint via e-mail uw verbindingsgegevens.  Zorg ervoor dat u voor die tijd klaar bent, zodat kopers op tijd aan uw evenement kunnen deelnemen.