Uw evenement opnieuw plannen

Dit artikel bevat instructies over hoe u uw evenement kunt verplaatsen als uw nieuwe datum bekend is en ook als uw nieuwe datum nog niet is bevestigd.

Let op: Verschillende jurisdicties hebben verschillende wetten betreffende het terugbetalen van klanten in geval van een datumwijziging. Controleer uw plaatselijke wetgeving om er zeker van te zijn dat u voldoet aan de vereisten bij het bepalen van uw terugbetalingsbeleid.

Om uw evenement op een nieuwe datum te plannen:

U zult het volgende moeten doen:

• Breng alle deelnemers op de hoogte van de nieuwe datum.
• Wijzig de tijd van het evenement op uw nieuwe datum.
• Pas de titel en/of beschrijving van uw evenement aan om aan te geven dat het naar een nieuwe datum is verplaatst.
• Als u begin-/eindtijden voor de kaartverkoop had ingesteld, dan werkt u die ook bij.

Breng alle deelnemers op de hoogte van de wijziging en de nieuwe datum:

1. U kunt een bericht sturen via Universe door naar het tabblad 'Bestelllingen & Deelnemers' te gaan en op de knop 'Bericht deelnemers' te klikken.

Let op: U kunt ook uw deelnemersrapport downloaden en de daarin vermelde e-mailadressen gebruiken om contact op te nemen met uw deelnemers via uw eigen e-mail.

Wijzig de tijd van het evenement naar uw nieuwe datum:

1. Log in op uw Universe-account, ga naar uw Mijn evenementen-pagina en selecteer de titel van het evenement dat u wilt beheren.

2. Selecteer op uw pagina 'Evenementmanager' deoptie 'Bestellingen & Deelnemers' in het menu aan de linkerkant van uw scherm.

Let op: Zodra u de tijd van het evenement wijzigt, wordt automatisch een e-mail naar alle kopers gestuurd om hen op de hoogte te brengen van de nieuwe evenementtijd. U dient eerst uw kopers op de hoogte te brengen, zodat zij op de hoogte zijn van de wijziging.

Titel en beschrijving van het evenement bijwerken:

1. Selecteer in het zijmenu Evenementinformatie en selecteer vervolgens het tabblad Basis in het vervolgkeuzemenu.

 2. Bewerk de evenementnaam en beschrijving van het evenement om een opmerking op te nemen dat dit evenement opnieuw is gepland.

Start-/eindtijd kaartverkoop wijzigen:

Als u geen start-/eindtijden voor tickets heeft ingesteld in uw oorspronkelijke evenement, sla deze stap dan over.

1. Selecteer in het zijmenu Evenementinformatie en selecteer vervolgens het tabblad Tickets in het vervolgkeuzemenu.

2. Selecteer het tickettype dat u wilt bewerken door op het tandwielpictogram te klikken.

3. Wijzig de start- en eindtijd van het ticket om uw nieuwe datum weer te geven. Als u meerdere tickettypes hebt, moet u deze stap voor elk tickettype uitvoeren.

Terugbetalingen doen aan kopers:

1. Als een koper niet kan op de nieuwe datum en u wilt hem terugbetalen, volg dan de instructies die hier staan beschreven: Annuleer een bestelling en voer een terugbetaling uit voor uw evenement.

Let op: Een restitutie kan niet worden verwerkt als er een openstaande terugboeking op de bestelling is of als een ticket binnen de bestelling is overgedragen.

Uw evenement opnieuw plannen zonder een nieuwe datum:

U zult het volgende moeten doen:

• Breng alle deelnemers ervan op de hoogte dat hetevenement wordt verplaatst en laat hen weten dat een nieuwe datum zal worden vastgesteld.
• Update de geavanceerde instellingen zodat kopers geen herinneringsmails krijgen.
• Wijzig de tijd van het evenement naar een datum in de toekomst (binnen 12 maanden) en verberg de datum/tijd van uw evenement.
• Verwijder de begin- en eindtijden van de kaartverkoop als u die had ingesteld.
• Werk de titel en beschrijving van uw evenement bij met de vermelding dat het is verplaatst, maar dat de datum nog moet worden bepaald.
• Verberg uw tickets zodat kopers geen nieuwe tickets kunnen kopen.

Breng alle deelnemers op de hoogte van de verplaatsing:

1. U kunt een bericht sturen via Universe door naar het tabblad 'Bestellingen & Deelnemers' te gaan en op de knop 'Bericht deelnemers' te klikken. Laat de kopers weten dat er nog een datum moet worden vastgesteld.

Let op: U kunt ook uw deelnemersrapport downloaden en de daarin vermelde e-mailadressen gebruiken om contact op te nemen met uw deelnemers via uw eigen e-mail.

Update geavanceerde instellingen om herinneringsmails uit te schakelen:

1.  Log in op uw Universe-account, ga naar uw Mijn evenementen-pagina en selecteer de titel van het evenement dat u wilt beheren.

2. Selecteer op uw 'Evenementenmanager'-pagina 'geavanceerde instellingen' in het menu aan de linkerkant van uw scherm.

3. Scrol omlaag naar het gedeelte 'E-mailmeldingen', en schakel herinneringse-mails en bestel-e-mails uit.

4. Klik op ‘Opslaan’ om uw wijzigingen op te slaan.

Wijzig de tijd van het evenement naar uw nieuwe datum en verberg de datum/tijd van het evenement:  

1. Selecteer op uw pagina 'Evenementmanager' deoptie 'Bestellingen & Deelnemers' in het menu aan de linkerkant van uw scherm.

Let op: Kies een datum in de toekomst die binnen 12 maanden van uw huidige evenementtijd ligt.

Let op: de optie ‘Verberg de datum en tijd op tickets’ is niet beschikbaar voor evenementen met meerdere datums of tijdvakken.