Voeg een bestelling toe aan uw evenement

Voeg handmatig gratis of betaalde bestellingen toe voor uw evenement via de Evenementenmanager.

Deze functie wordt vaak gebruikt om gratis tickets te versturen, om tickets uit te geven aan gasten die buiten Universe om hebben betaald, of als u namens de gast een betaling verwerkt.

Opmerking: uw evenement dient gepubliceerd te zijn als u handmatig tickets wilt kunnen toevoegen.

Dit artikel bevat instructies voor het volgende:

• Hoe u handmatig een bestelling toevoegt
• Hoe u deelnemers in bulk kunt uploaden vanuit een CSV

Handmatig een bestelling toevoegen:

1. Log in op uw Universe-account, ga naar uw Mijn evenementen-pagina en selecteer het evenement dat u wilt beheren.

2. Selecteer vanuit uw 'Evenementenmanager' de optie 'Bestellingen en deelnemers' in het menu aan de linkerkant van uw scherm.

3. Klik op de pagina 'Bestellingen en deelnemers' op de knop 'Bestelling toevoegen' aan de rechterkant van het scherm.

4. Selecteer op de pagina 'Bestelling toevoegen' het type bestelling dat u wilt toevoegen (gratis of betaald) onder 'Bestelinformatie'.

5. Selecteer vervolgens een tijdstip waaraan de bestelling kan worden toegevoegd. Als er maar één tijdstip voor uw evenement is, zal dat al gekozen zijn als het 'Volgende tijdstip'. Als uw evenement meerdere tijdstippen heeft, kunt u het juiste tijdstip vinden door op 'Tijdstippen selecteren' te klikken. Houd er rekening mee dat u geen bestelling kunt toevoegen aan een tijdstip dat al is afgelopen.

6. Klik op het Kalenderpictogram om alle dagen van uw evenementen te zien en selecteer een datum. Van daaruit worden alle tijdstippen op die datum ingevuld.

Selecteer de cirkel naast het gewenste tijdstip en klik op ‘Tijdstip selecteren’.

7. Onder ‘Tickets selecteren’ voert u het aantal tickets in (per tickettype) dat u uitgeeft. Aan de rechterkant van uw scherm verschijnt automatisch een overzicht van uw bestelling met de uitsplitsing van de kosten en het totaal van de bestelling.

8. Voer onder 'Add-ons selecteren' (indien van toepassing op uw evenement) het aantal add-ons in dat u uitgeeft. Klik vervolgens op 'Toevoegen' en de add-on verschijnt in uw besteloverzicht.

9. Voor gratis tickets wordt het gedeelte 'Betalingsinformatie' automatisch weergegeven als 'COMP'. U heeft de mogelijkheid om een aangepaste notitie toe te voegen die alleen voor u zichtbaar is in uw rapporten. Deze opmerkingen worden opgeslagen in de kolom Details betalingstype in de rapporten Bestellingen, Tickets en overige rapporten.' automatisch weergegeven als 'COMP'. U heeft de mogelijkheid om een aangepaste notitie toe te voegen die alleen voor u zichtbaar is in uw rapporten. Deze opmerkingen worden opgeslagen in de kolom Details betalingstype in de rapporten Bestellingen, Tickets en overige rapporten.

10. Voor betaalde bestellingen wordt u in het gedeelte Betalingsinformatie gevraagd de creditcardgegevens van de koper in te vullen. Of u kunt 'Andere' kiezen om een andere betalingsmethode in te voeren (bijvoorbeeld: contant, cheque, enz.). Let op: dit zal alleen op uw persoonlijke rapporten te zien zijn.

11. Voer de gegevens van de koper in. Let op: zelfs voor gratis bestellingen is dit veld verplicht.

12. Ga naar de deelnemerinformatie. Alle velden in het gedeelte deelnemerinformatie zijn optioneel. De koper van de bestelling ontvangt alle tickets in de bestelling en als een e-mail wordt ingevoerd voor een deelnemer, ontvangt die gast ook alle tickets onder zijn e-mail.

Let op: als u deelnemersgegevens in uw rapporten wilt verzamelen, moet u per ticket deelnemerinformatie invoeren.

13. Als u klaar bent, klikt u op 'Bestelling maken' onderaan de pagina om uw tickets uit te geven.
14. Alle bestellingen die handmatig zijn toegevoegd via 'Bestelling toevoegen' worden weergegeven in uw rapporten.

• Bestellingen worden weergegeven met add_an_order als het aankoopkanaal.
• Als u gratis tickets heeft uitgegeven, worden deze gelabeld als 'COMP' in de promotiecodekolom in uw rapporten.
• Gebruikers kunnen aangepaste rapportagenotities aan hun bestellingen toevoegen in het gedeelte 'Betalingsinformatie'.

Deelnemerinformatie invoeren via bulkupload:

Opmerking: als u een groot aantal tickets uitgeeft met behulp van de functie voor bulkimport, wordt aangeraden om dit proces afzonderlijk uit te voeren voor elk tickettype dat u aanbiedt en om niet meer dan 200 tickets tegelijk te uploaden.

1. Selecteer het gewenste tijdstip engeef het aantal tickets op dat u wilt uitgeven in het gedeelte ‘Bestelinformatie’.
2. Selecteer ‘Importeren uit CSV’ onder het gedeelte ‘Bestelinformatie’. Upload een CSV-bestand met deelnemerinformatie in het volgende formaat: voornaam in kolom A, achternaam in kolom B en e-mail in kolom C. Er moet ook een extra kolom zijn voor elke checkout-vraag van deelnemers die u hebt ingesteld, in de volgorde waarin ze verschijnen.

   3. Nadat u uw CSV-bestand hebt geselecteerd, klikt u op het selectievakje als uw CSV-bestand een kopregel bevat.

   4. Zodra u uw CSV-bestand hebt geïmporteerd, verschijnt de deelnemerinformatie voor elk ticket in de juiste velden.

   5. Wanneer u klaar bent, klikt u onderaan de pagina op ‘Bestelling maken’ om uw tickets uit te geven.