Functies van de evenementenmanager

Nadat u uw evenement heeft aangemaakt, kunt u uw instellingen beheren, wijzigingen aanbrengen en op elk gewenst moment gebruik maken van de promotiehulpmiddelen.
 

 Opmerking: Zorg ervoor dat u uw gegevens invult onder Instellingen > Factureringsgegevens voordat u in uw evenementenmanager duikt.

Om uw evenement te beheren gaat u als volgt te werk:

1. Log in op uw Universe-account, ga naar uwMijn evenementen-paginaen selecteer het evenement dat u wilt beheren. Zodra u het evenement heeft geselecteerd, wordt u doorgestuurd naar de beheerpagina van uw evenement. Hier vindt u alle informatie, gegevens en beheer- en promotiemogelijkheden voor uw evenement. U kunt tussen de verschillende opties navigeren via het menu aan de linkerkant van uw pagina.

Functies binnen de evenementenmanager:

1. Overzicht: deze pagina geeft u in één oogopslag een overzicht van uw evenementprestaties, inclusief een financieel overzicht en de verkochte / resterende tickets per tickettype.

Opmerking: als u meerdere datums op uw evenementpagina heeft staan, selecteer dan de datum die u wilt bekijken in het vervolgkeuzemenu bovenaan het scherm, of bekijk een samenvatting voor 'alle evenementen'.

2. Bestellingen & deelnemers: De pagina Bestellingen & deelnemers heeft drie tabbladen: Bestellingen, Deelnemers en Deelnemers toevoegen.
 

• Onder het tabblad 'Bestellingen' vindt u een rij voor elke bestelling voor uw evenement (kan meerdere tickets bevatten), en er zijn kolommen voor voornaam, achternaam en e-mailadres van de koper, status (d.w.z. betaald, geannuleerd, enz.), datum van bestelling, bedrag en een vervolgkeuzemenu met aanvullende acties. Via deze pagina kunt u een bericht sturen aan alle gasten, contact opnemen met een koper, bestelgegevens bekijken, tickets opnieuw verzenden, bestelinformatie bewerken, een bestelling annuleren/terugbetalen, een bestelling verplaatsen naar een andere datum en de datum van uw evenement wijzigen.

• Onder het tabblad 'Deelnemers' vindt u een rij voor elke ticket/deelnemer voor uw evenement, en er zijn kolommen voor voornaam, achternaam, e-mailadres, tickettype, status (d.w.z. betaald, geannuleerd, enz.), bedrag en een vervolgkeuzemenu met aanvullende acties. Via deze pagina kunt u een bericht sturen een alle gasten, contact opnemen met een specifieke gast, tickets en ticketgegevens bekijken en informatie van een deelnemer bewerken.

• De optie ‘Deelnemerstoevoegen' is zichtbaar op het tabblad 'Deelnemers'. U vindt deze optie aan de rechterkant van het scherm. Op dit tabblad kunt u vrijkaarten aanmaken en handmatig deelnemers aan uw evenement toevoegen.

3. Rapporten: Download Excel- of CSV-rapporten voor uw evenement en bekijk uw algemeen verkoopoverzicht en andere verkoopstatistieken.

4. Evenementinformatie:

Via de tabbladen in de sectieEvenementinformatie kunt u evenementgegevens bewerken, waaronder titel, beschrijving, contactgegevens, datum/tijd, tickets, terugbetalingsbeleid en andere algemene informatie over uw evenement. Wijzigingen kunnen op elk moment worden aangebracht. De functies die in het sub-menu worden weergegeven in deze sectie zijn afhankelijk van het type evenement: een reguliere evenement of een evenement met specifieke toegangstijd.

Voor een regulier evenement: Het tabblad Evenementinformatie bevat vier pagina's:

• Algemeen: Bewerk de titel en beschrijving van uwevenement en pas de categorie- en privacy-instellingen aan.
• Tijd en locatie: Pas de huidige data en locatiegegevens aan of voeg extra tijdvakken toe.
• Tickets: Pas de tickettypes aan of voeg nieuwe tickettypes toe, wijzig uw valuta-instellingen en stel een terugbetalingsbeleid in
• Aanvullende gegevens: Voeg uw contactgegevens toe, geef uw kopers aanvullende informatie en pas uw evenementfoto's aan

Voor een evenement met specifieke toegangstijd: Het tabblad Evenementinformatie bevat vijf pagina's:

• Algemeen: Bewerk de evenementgegevens, waaronder titel, beschrijving, adres, locatie en andere algemene informatie over uw evenement.
  
  
• Planning: Bewerk uw data en tijdslot(s). Hier kunt u nieuwe tijdslots toevoegen, de datum/tijd van een enkel of herhalend tijdslot wijzigen en een enkel of herhalend tijdslot verwijderen. Meer informatie.
  •  Opmerking:  Het is niet mogelijk om een enkel of herhalend timeslot te verwijderen als er voor de betreffende data/tijden tickets zijn verkocht. De betreffende tickets moeten worden geannuleerd en terugbetaald om een enkel of herhalend tijdslot te kunnen verwijderen.
    
    
• Tickets: Maak, verwijder en/of bewerk instellingen voor bestaande tickettypes, waaronder betaalde, gratis of gedoneerde tickets. Klik op het tandwielpictogram naast een tickettype om de geavanceerde instellingen aan te passen, waaronder ticketbeschrijving, beschikbaarheid (start- en eindtijd van de ticketverkoop), minimum en maximum aantal tickets per bestelling, ticketstatus (beschikbaar, verborgen of vergrendeld) en tijd waarop de tickets worden vrijgegeven) en tijd waarop de tickets worden vrijgegeven.
  •  Tip: Gebruik het vervolgkeuzemenu (d.w.z. 'dit ticket is voor X tijdslots') om de tijdslots aan te passen waarop uw tickettype van toepassing is. Meer informatie
  •  Opmerking: Het is niet mogelijk om een tickettype te verwijderen als er al tickets zijn verkocht. Het is ook niet mogelijk om een tijdslot behorend bij een tickettype te verwijderen als er al tickets zijn verkocht voor de betreffende data/tijdslots.
    
    
• Tijdslots:  In- en uitschakelen van één, meerdere of alle tickettype(s), en pas de hoeveelheid en prijs van een tickettype per tijdslot aan. Meer informatie.

• Aanvullende gegevens:: Voeg uw contactgegevens toe, geef uw kopers aanvullende informatie en pas uw evenementfoto's aan

5.  Check-outvragen: Gebruik deze pagina om vragen toe te voegen die uw kopers moeten beantwoorden bij het afrekenen. Verzamel informatie van de koper (als deze meerdere tickets koopt) of vraag om een antwoord voor elke deelnemer.

6. Betalingen & toeslagen: Beheer hier de volgende instellingen:

• Selecteer of u betalingen wilt verwerken met Universe betalingen of via integratie met uw eigen Stripe-account.
• Selecteer of u de servicekosten betaalt, of dat deze worden doorberekend aan de koper (locatieafhankelijk).
• Voeg een extra toeslag toe aan uw tickets (bijvoorbeeld belasting of de Universe-servicekosten).
• Selecteer of ticketkopers toegang hebben tot betaalplannen (alleen beschikbaar in Noord-Amerika)

7. Integreerbare widgets: Verkoop tickets via uw eigen website zonder kopers om te leiden naar Universe of een site van een derde partij. Er is geen programmeerwerk nodig om dit in te stellen. Bekijk hier een stapsgewijze handleiding om dit in te stellen.

8. Kortingscodes: Op de pagina Kortingscodes kunt u kortingscodes voor uw evenement maken en beheren. U kunt zoveel kortingscodes aanmaken als nodig zijn, het kortingsbedrag (vast of %) instellen, en het aantal tickets instellen waarop de korting kan worden toegepast. U kunt ook instellen op welk(e) tickettype(s) iedere code kan worden toegepast en welke tickets wel of geen kortingen accepteren (via het tabblad 'tickets configureren'). Kortingscodes kunnen per stuk worden toegevoegd of in bulk worden geüpload met behulp van een CSV.

 Opmerking: als u een evenement met specifieke toegangstijd heeft aangemaakt en u korting wilt geven voor een specifieke datum of tijdvak van uw evenement, dan moet u een nieuw tickettype maken dat u alleen op de gewenste datum(s) en tijdslot(s) toepast. Zodra het tickettype is aangemaakt, kunt u de kortingscode toepassen op het betreffende tickettype. Zorg ervoor dat uw tickettypes unieke namen hebben, zodat u ze gemakkelijk van elkaar kunt onderscheiden.


9: Promotie: Als u Promotie selecteert in het menu, verschijnen er extra subinstellingen in het menu. Deze subinstellingen bieden toegang tot aanvullende promotiehulpmiddelen. Bekijk onze Promotiehandleiding voor meer informatie over het promoten van uw aanbod.

10: Integraties: Via de pagina Integraties kunt u uw evenement integreren met Google Analytics, Facebook Pixel en Mailchimp. Ook vindt u hier informatie over Widget-callbacks, OAuth API-verzoeken, webhooks en Zapier-integratie.

11: Toegangscodes: Via deze pagina kunt u tickettypes maken die met een wachtwoord beveiligd worden. Gebruik toegangscodes om te bepalen wie bepaalde tickettypes kunnen zien en boeken door deze alleen zichtbaar te maken voor mensen met de code.

12: Geavanceerde instellingen: Beheer hier de geavanceerde instellingen en de voorkeuren voor e-mailmeldingen. Hier kunt u instellen of kopers hun ticket- en bestelinformatie kunnen bewerken, hun tickets kunnen overdragen en of boekingen uw goedkeuring moeten krijgen. Stel hier ook in hoe u e-mails over boekingen wilt ontvangen en of u de herinneringsmail voor evenementenen wilt uitschakelen.

 Opmerking: Bij evenementen met specifieke toegangstijd kunt u via deze pagina kopers ook toestaan om bij het afrekenen te filteren op groepsgrootte. Meer informatie.

13: Eventpagina dupliceren: Door een eventpagina te dupliceren maakt u een nieuwe eventpagina met dezelfde gegevens en geavanceerde instellingen als de originele eventpagina. Wanneer u kiest voor 'Eventpagina dupliceren' wordt u omgeleid naar een formulier voor het maken van een nieuw evenement, zodat u indien nodig aanvullende wijzigingen aan kunt brengen voordat u uw evenementpubliceert.

 Opmerking:Deze functie is alleen beschikbaar voor reguliere evenementen. Als u een evenement met specifieke toegangstijd heeft aangemaakt, dan is de duplicatiefunctie niet beschikbaar. U kunt een nieuw evenement met specifieke toegangstijd maken met behulp van het standaard proces voor het maken van een nieuw evenement, op Universe.com/create

14: Eventpagina verwijderen: Wanneer u hierop klikt, verschijnt er een bevestigingsscherm om deze actie te bevestigen. Nadat een eventpagina verwijderd is, kan dit niet ongedaan worden gemaakt en wordt het evenement niet meer weergegeven op uw dashboard.

 Opmerking: Het is niet mogelijk om een eventpagina te verwijderen als er tickets zijn uitgegeven voor een aankomend evenement. De betreffende tickets moeten worden geannuleerd en terugbetaald om uw evenement te kunnen verwijderen.

Voor een evenement met specifieke toegangstijd:

Via dit tabblad heeft u toegang tot de volgende pagina's: Algemeen, Planning, Tickets, Tickets beheren en Aanpassen.

• Hetgedeelte 'Algemeen' bevat evenementgegevens, waaronder titel, beschrijving, adres, locatie en andere algemene informatie over uw evenement.
  
  

• In het gedeelte 'Planning' kunt u uw datum(s) en tijdslot(s) beheren. Hier kunt u nieuwe tijdslots toevoegen, de datum/tijd van een enkel of herhalend tijdslot wijzigen en een enkel of herhalend tijdslot verwijderen. Meer informatie.
  
  Opmerking:  Het is niet mogelijk om een enkel of herhalend timeslot te verwijderen als er voor de betreffende data/tijden tickets zijn verkocht. De betreffende tickets moeten worden geannuleerd en terugbetaald om een enkel of herhalend tijdslot te kunnen verwijderen.
  
  

• In het gedeelte 'Tickets' kunt u instellingen aanmaken, verwijderen en/of bewerken voor bestaande tickettypes, waaronder betaalde, gratis of gedoneerde tickets. Klik op het tandwielpictogram naast een tickettype om de geavanceerde instellingen aan te passen, waaronder ticketbeschrijving, beschikbaarheid (start- en eindtijd van de ticketverkoop), minimum en maximum aantal tickets per bestelling, ticketstatus (beschikbaar, verborgen of vergrendeld) en tijd waarop de tickets worden vrijgegeven) en tijd waarop de tickets worden vrijgegeven. Tip: Gebruik het vervolgkeuzemenu (d.w.z. 'dit ticket is voor X tijdslots') om de tijdslots aan te passen waarop uw tickettype van toepassing is. Meer informatie.
  
  Opmerking: Het is niet mogelijk om een tickettype te verwijderen als er al tickets zijn verkocht. Het is ook niet mogelijk om een tijdslot behorend bij een tickettype te verwijderen als er al tickets zijn verkocht voor de betreffende data/tijdslots.
  
  

• In hetgedeelte 'Tijdslots' kunt u één, meerdere of alle tickettype(s) in- en uitschakelen. Ook kunt u hier de hoeveelheid en prijs van een tickettype per tijdslot aanpassen. Meer informatie.
  
  

• In het gedeelte 'Aanpassen' kunt u uw contactgegevens uploaden (optioneel), een extra bestelbericht instellen en foto ' s voor uw evenement uploaden.

8. Kortingscodes:

Opmerking: als u een evenement met specifieke toegangstijd heeft aangemaakt en u korting wilt geven voor een specifieke datum of tijdvak van uw evenement, dan moet u een nieuw tickettype maken dat u alleen op de gewenste datum(s) en tijdslot(s) toepast. Zodra het tickettype is aangemaakt, kunt u de kortingscode toepassen op het betreffende tickettype. Zorg ervoor dat uw tickettypes unieke namen hebben, zodat u ze gemakkelijk van elkaar kunt onderscheiden.

12: Geavanceerde instellingen:

Opmerking: Bij evenementen met specifieke toegangstijd kunt u via deze pagina kopers ook toestaan om bij het afrekenen te filteren op groepsgrootte. Meer informatie.

13: Eventpagina dupliceren:

  Opmerking: Deze functie is alleen beschikbaar voor reguliere evenementen. Als u een evenement met specifieke toegangstijd heeft aangemaakt, dan is de duplicatiefunctie niet beschikbaar. U kunt een nieuw evenement met specifieke toegangstijd maken met behulp van het standaard proces voor het maken van een nieuw evenement.