Créer un Événement à Entrée Programmée

Remarque : les fonctionnalités mentionnées dans cet article ne sont disponibles que pour les événements à Entrée Programmée. Les fonctionnalités mentionnées ci-dessous ne sont pas disponibles pour les Événements récurrent.
Vous n'êtes pas sûr de la différence ? Veuillez vous référer ici : Événements récurrent et Événements à entrée programmée

Si votre événement s'étend sur plusieurs jours, semaines ou mois avec plus d'un horaire d'entrée par jour (comme une exposition, un cours ou une visite), vous pouvez créer un événement à entrée programmée, ce qui vous permet de créer et de gérer votre calendrier d'événement et vos plages horaires au même endroit.

Si vous souhaitez créer un événement récurrent, veuillez suivre notre guide ici.

Pour créer un Événement à Entrée Programmée :

1. Connectez-vous ou inscrivez-vous à votre compte Universe. Sélectionnez le bouton Organiser des Événements situé en haut de votre écran, puis créez un événement et suivez les instructions. situé en haut de votre écran, puis créez un événement et suivez les instructions.
2. Sur la page suivante, sélectionnez l'option Entrée programmée et cliquez sur Continuer .
   

• Saisissez les informations de base de votre événement :
• Comment s'appelle votre événement ?: Saisissez le nom de votre événement. Le champ est limité à un maximum de 75 caractères.
• Description : Décrivez votre événement et incluez tous les détails que vous souhaitez faire connaître à vos participants ou clients et définissez les attentes/restrictions. Utilisez la barre d'outils située au-dessus du champ Description pour personnaliser le formatage, ajouter des liens, des photos, des vidéos, etc.
• Ajouter une catégorie : sélectionnez une catégorie qui représente le mieux votre événement dans le menu déroulant.
• Qui peut voir votre événement : par défaut, votre événement est répertorié comme Public et pourra être trouvé dans le répertoire d'Universe et les moteurs de recherche. Si vous souhaitez que votre événement soit privé, vous pouvez le définir comme non répertorié, ce qui signifie que seules les personnes ayant l'URL de l'événement peuvent voir votre page d'événement. Si votre événement n'est pas répertorié, vous pouvez masquer le bouton de partage social de votre événement.
• Adresse : saisissez l'adresse de votre événement. Cela apparaîtra sur la page de votre événement et sur les billets de vos clients.
• Nom du lieu (facultatif) : entrez le nom du lieu de votre événement. Ce champ est rempli automatiquement avec le résultat de la recherche Google le plus pertinent pour votre adresse.

4. Continuez vers les Horaires. Cliquez sur le bouton + Ajouter des Créneaux Horaires pour commencer. C'est ici que vous construirez votre calendrier d'événements en ajoutant des groupes de créneaux horaires autonomes et/ou récurrents.
   

• Dans la fenêtre contextuelle, suivez les instructions pour programmer votre (vos) premier(s) créneau(x) horaire(s) :
• Date : utilisez le sélecteur de date pour définir votre date de début.
• Heure de début : définissez l'heure de début du créneau horaire. Le fuseau horaire sera par défaut basé sur l'adresse de votre événement.
• Durée : définissez la durée du créneau horaire. Utilisez le menu déroulant pour déterminer si la durée est en heures ou en minutes. Cette sélection sera le paramètre par défaut pour tous les créneaux horaires supplémentaires qui seront créés.
• + Ajouter une Autre Heure le Même Jour : Sélectionnez ce lien pour créer un créneau horaire supplémentaire le jour sélectionné. Vous pouvez supprimer ou modifier des créneaux horaires individuels après leur ajout.
• Règles de répétition : utilisez la liste déroulante pour attribuer des règles de répétition aux créneaux horaires que vous avez créés. Par défaut, vos créneaux horaires ne se répètent pas. Pour créer un programme qui s'étend sur plusieurs jours, répétez les créneaux horaires tous les jours ou certains jours de la semaine. Les créneaux horaires récurrents nécessitent une date de dernière occurrence.
  

6. Cliquez sur le bouton « Ajouter X créneaux horaires », dans le coin inférieur droit, pour enregistrer vos modifications et revenir à la page Programme. Répétez les étapes 4 et 5 pour créer des créneaux horaires supplémentaires avec des paramètres différents, au besoin. Vous pouvez voir votre nombre total de créneaux horaires dans votre liste de programmes. Il n'est pas possible d'ajouter plus de 2,000 créneaux horaires au total pour un événement.

Remarque : vous pouvez supprimer des créneaux horaires individuels du calendrier sur la page Programmes principale pour créer des exceptions. Pour ce faire, sélectionnez une date sur le calendrier, puis cliquez sur l'icône de la corbeille à côté du créneau horaire que vous souhaitez supprimer. Faire des exceptions ne réduit pas votre maximum de créneaux horaires 2,000 par événement.

7. Une fois l'horaire de votre événement terminé, passez à « Billets » et utilisez lesboutons « Payant », « Gratuit » ou « Don » pour déterminer le type de billet que vous souhaitez mettre en place.
   

• Entrez les détails du billet :
• Nom du billet : assurez-vous que vos types de billets ont des noms uniques afin de pouvoir les différencier facilement d'un coup d'œil.
• Quantité : la quantité que vous saisissez sera le nombre de ces billets disponibles par créneau horaire.
• Prix : le nombre saisi sera le prix d'un seul billet par créneau horaire.
  

8. (Facultatif) Cliquer sur l'icône représentant une roue dentée révèle les paramètres avancés des billets, notamment la description, la disponibilité ( heure de début et de fin des ventes), le nombre minimum et/ou maximum de billets par commande, le statut du billet (disponible, masqué ou verrouillé) et la date de publication des billets.
9. 9. (Facultatif) Utilisez laliste déroulante « Ce ticket est pour » pour définir les règles d'heure de la journée ou de jour de la semaine qui s'appliquent à ce type de ticket. Pour en savoir plus sur les différents types de règles disponibles, lisez notre guide ici.

Remarque :

par défaut, le prix et la quantité d'un ticket seront uniformes sur tous les créneaux horaires auxquelles le ticket est appliqué. Vous pouvez personnaliser ces champs et masquer l'affichage des types de billets aux fans sur un créneau horaire particulier à partir de l'onglet Créneaux horaires dans le Gestionnaire d'Événements. En

savoir plus

.

10. Cliquez sur Enregistrer pour revenir à la page Billets . Répétez les étapes 7 à 9 pour créer autant de types de billets que nécessaire.
11. Définissez une capacité totale de créneau horaire pour votre événement (facultatif). La capacité du créneau horaire indiquera combien de personnes peuvent s'inscrire pour chaque créneau horaire avant qu'il ne soit complet. La capacité sera par défaut la somme des quantités maximales pour chaque type de billet. Personnalisez la capacité du créneau horaire pour limiter le nombre total de billets disponibles pour tous les types de billets, ou laissez ce champ vide si vous ne limitez pas la participation.
    Par exemple, si votre adresse a un code de prévention des incendies qui autorise un maximum de 200 personnes à la fois dans la salle, vous devez définir la capacité de votre créneau horaire à 200 au maximum.

Remarque :il est important de tenir compte des règles que vous avez appliquées à vos types de billets (par exemple, jour de la semaine ou week-end, matin ou après-midi, jour de la semaine, etc.) car seuls les types de billets qui s'appliquent à un créneau horaire particulier devraient être pris en compte dans les quantités de types de billets combinés.

• Définissez vos préférences de devise et de remboursement :
• L'acheteur paie en : il s'agit de la devise qui sera affichée aux acheteurs (la manière dont le prix du billet est affiché). La sélection par défaut est basée sur le lieu de l'événement.
• Recevoir des fonds en : il s'agit de la devise de la transaction (la façon dont les acheteurs seront facturés et comment vous serez payé lors de votre événement). La sélection par défaut est basée sur le lieu de l'événement.
• Processeur de Paiement : par défaut, le traitement des paiements est assuré par les paiements Universe. Les fonds de l'événement sont ajoutés au solde de votre compte Universe et peuvent être retirés 48 heures après la fin de l'événement. Pour les paiements continus, nous prenons en charge Stripe Connect. Vous avez la possibilité de passer à Stripe dans le Gestionnaire d'Événements avant la vente des billets, ou de définir Stripe Connect comme processeur par défaut de votre compte à partir de votre page des paramètres (ensavoir plus).
• Politique de remboursement : définissez une politique de remboursement pour votre événement. Cette information apparaîtra au moment du paiement, dans les e-mails de confirmation de commande et sur la page Mes billets du client. Si votre politique de remboursement est modifiée après la vente des billets, la nouvelle politique s'appliquera uniquement aux futures commandes (ensavoir plus).
  

13. Continuez vers les Informations Supplémentaires :

• Informations de contact (facultatif) : saisissez des informations de contact supplémentaires pour permettre aux participants de vous joindre facilement. Ces informations apparaîtront uniquement dans l'e-mail de confirmation de commande et ne seront jamais affichées publiquement sur votre page d'événement.
• Message de commande supplémentaire (facultatif) : rédigez une note qui ne sera visible que des acheteurs confirmés. Cette note sera affichée dans l'e-mail de confirmation de l'acheteur et sur le PDF de son billet. Cette note n'est jamais affichée publiquement sur votre page d'événement.
• Photos (facultatif) : les photos téléchargées apparaîtront sur la page d'affichage de votre événement. Si laissé vierge, une photo de banque d'image sera attribuée à votre événement et pourra être modifiée à tout moment à partir du Gestionnaire d'Événements. Pour un guide complet sur les photos, cliquez ici.
  

14. Terminez le processus de création d'événement en sélectionnant l'une des trois options :

• Publier l'événement : met votre événement en ligne et permet aux acheteurs de commencer à réserver des billets.
• Programme : vous invite à indiquer une date et une heure pour publier votre événement dans le futur.
• Enregistrer comme brouillon : crée votre événement mais ne le met pas en ligne.
  

Remarque : vous ne voyez que l'option Enregistrer comme brouillon ? Vous devez vérifier l'adresse e-mail liée à votre compte Universe avant de pouvoir publier votre événement. Vérifiez dans votre boîte aux lettres électronique si vous avez reçu un message de hello@universe.com ayant pour objet « Les événements vous attendent ! Veuillez confirmer votre compte », et cliquez sur le bouton de confirmation dans le corps du courriel.

15. Félicitations, vous êtes prêt à démarrer ! Si votre événement a un grand nombre de créneaux horaires, notre système peut prendre quelques instants pour terminer la construction. Une fois terminé, votre événement sera accessible depuis l'onglet Mes événements de votre compte.

Gérer et Promouvoir Votre Événement :

Une fois votre page de l'événement créé, vous serez redirigé vers le Gestionnaire d'Événements pour accéder à des paramètres supplémentaires qui vous permettront de gérer et de promouvoir facilement votre événement. Pour un aperçu complet du Gestionnaire d'Événements, lisez notre guide ici.

Des guides supplémentaires sur les entrées programmées sont disponibles dans la section Gestion des Événements à Entrée Programmée de notre Centre d'Assistance .

Scanner et Vendre des Billets Sur Place :

Vous pouvez télécharger BoxOffice, notre application à l'entrée gratuite pour scanner les billets, enregistrer les participants et vendre des billets à l'entrée. Pour un aperçu complet, lisez notre guide BoxOffice iOS ou Android. Alternativement, vous pouvez télécharger et imprimer la liste des participants de votre événement pour gérer les enregistrements.