Reprogrammer votre événement

Cet article comprend des instructions sur la façon de reprogrammer votre événement si votre nouvelle date est connue ainsi que si votre nouvelle date n'est pas encore confirmée.

Remarque : Différentes juridictions ont des lois différentes concernant le remboursement des clients en cas de changement de date de l'événement. Vérifiez vos lois locales pour vous assurer que vous vous y conformez lors de la détermination de votre politique de remboursement.

Pour reprogrammer votre événement avec une nouvelle date :

Vous devrez :

• Informer tous les participants de la nouvelle date.
• Changer la date de l'événement pour votre nouvelle date.
• Mettre à jour le titre et/ou la description de votre événement pour indiquer qu'il a été reporté à une nouvelle date.
• Si vous aviez défini des dates de début/fin pour la vente de billets, mettez-les à jour.

Avertissez tous les participants de la reprogrammation et de la nouvelle date :

1. Vous pouvez envoyer un message via Universe en accédant à l'onglet « Commandes et participants » et en cliquant sur le bouton « Envoyer un message aux participants ».

Remarque : Vous pouvez également télécharger votre rapport sur les participants et utiliser les adresses e-mails qui y sont répertoriées pour contacter vos participants à l'aide de votre propre adresse e-mail.

Modifiez la date de l'événement pour votre nouvelle date :

1. Connectez-vous à votre compte Universe, accédez à votre page Mes événements et sélectionnez le titre de l'événement que vous souhaitez gérer.

2. À partir de votre page «   Gestionnaire d'événements  », sélectionnez « Commandes et participants » dans le menu en bas à gauche de votre écran.

Remarque : Une fois que vous avez modifié la date de l'événement, un e-mail sera automatiquement envoyé à tous les acheteurs pour les informer de la nouvelle date de l'événement. Vous devez d'abord informer vos acheteurs afin qu'ils soient au courant du changement.

Mettez à jour le titre et la description de l'événement :

1. Dans le menu latéral, sélectionnez Informations sur l' événement , puis sélectionnez l'onglet Informations de base dans le menu déroulant.

 2. Modifiez l'intitulé et la description de l'événement pour inclure une note indiquant que cet événement a été reprogrammé.

Modifiez la date de début/fin de la vente des billets :

Si vous n'avez pas défini de dates de début/fin pour les billets dans votre événement d'origine, ignorez cette étape.

1. Dans le menu latéral, sélectionnez Informations sur l'événement , puis sélectionnez l'onglet Billets dans le menu déroulant.

2. Sélectionnez le type de billet que vous souhaitez modifier en cliquant sur l'icône représentant une roue dentée.

3. Modifiez la date de début et de fin du billet pour faire apparaître votre nouvelle date. Si vous avez plusieurs types de billets, vous devrez effectuer cette étape pour chaque type de billet.

Émettez des remboursements aux acheteurs :

1. Si un acheteur ne peut pas venir à la nouvelle date et que vous souhaitez le rembourser, suivez les instructions décrites ici : Annuler une commande et effectuer un remboursement pour votre événement.

Remarque : Un remboursement ne pourra pas être traité s'il y a une rétrofacturation ouverte sur la commande ou si un billet de la commande a été transféré.

Pour reprogrammer votre événement sans nouvelle date :

Vous devrez :

• Informer tous les participants que l'événement est reprogrammé et leur faire savoir qu'une nouvelle date sera fixée.
• Mettre à jour vos paramètres avancés afin que les acheteurs ne reçoivent pas d'e-mails de rappel.
• Modifier la date de l'événement à une date future (dans les 12 mois) et masquer la date/l'heure de votre événement.
• Supprimer les dates de début/fin de vente des billets si vous les avez configurées.
• Mettre à jour le titre et la description de votre événement pour inclure qu'il a été reprogrammé mais que la date reste à déterminer.
• Masquer vos billets pour que les acheteurs ne puissent pas acheter de nouveaux billets.

Informez tous les participants de la reprogrammation :

1. Vous pouvez envoyer un message via Universe en accédant à l'onglet « Commandes et participants » et en cliquant sur le bouton « Envoyer un message aux participants ». Assurez-vous d'informer les acheteurs qu'une date reste à déterminer.

Remarque : Vous pouvez également télécharger votre rapport sur les participants et utiliser les adresses e-mails qui y sont répertoriées pour contacter vos participants à l'aide de votre propre e-mail.

Mettez à jour les paramètres avancés pour désactiver les e-mails de rappel :

1.  Connectez-vous à votre compte Universe, accédez à votre page « Mes événements » et sélectionnez le titre de l'événement que vous souhaitez gérer.

2. À partir de votre page « Gestionnaire d'événements », sélectionnez « Paramètres avancés » dans le menu en bas à gauche de votre écran.

3. Faites défiler jusqu'à la section « Notificationspar e-mail » et désactivez les e-mails de rappel et les e-mails de commande.

4. Cliquez sur « Enregistrer » pour enregistrer vos modifications.

Remplacez la date de l'événement par votre nouvelle date et masquez la date ou l'heure de l'événement :  

1. À partir de votre page «   Gestionnaire d'événements  », sélectionnez « Commandes et participants » dans le menu en bas à gauche de votre écran.

Remarque : Choisissez une date future qui se situe dans un délai de 12 mois suivant la date actuelle de votre événement.

Remarque : L'option « Masquer la date et l'heure sur les billets » n'est pas disponible pour les événements avec plusieurs dates ou plages horaires.