Reprogrammer votre événement

Cet article comprend des instructions sur la manière de reporter vos événements si la nouvelle date est connue ainsi que si celle-ci n'est pas encore confirmée.

Remarque : les lois concernant le remboursement des clients en cas de changement de date sont différentes selon les juridictions. Vérifiez la législation locale pour vous assurer que vous êtes en conformité avec votre politique de remboursement.

Pour reporter votre événement à une nouvelle date :

Vous devrez :

• Informer tous les participants de la nouvelle date
• Modifier l'heure de l'événement en fonction de votre nouvelle date
• Mettre à jour le titre et/ou la description de votre événement pour indiquer qu'il a été reprogrammé à une nouvelle date
• Si vous avez défini des heures de début et de fin pour la vente des billets, mettez-les à jour

Informer tous les participants de la reprogrammation et de la nouvelle date :

1. Vous pouvez envoyer un message par l'intermédiaire d'Universe en accédant à l'onglet « Commandes & participants » et en cliquant sur le bouton « Message aux participants ».

Note : Vous pouvez également télécharger les rapports de vos participants et utiliser les adresses e-mail qui y figurent pour contacter les participants en utilisant votre propre adresse e-mail.

Modifier l'heure de l'événement en fonction de votre nouvelle date :

1. Connectez-vous à votre compte Universe, accédez à votre page « Mes événements » et sélectionnez le titre de l'événement que vous souhaitez gérer.

2. À partir de votre page « Gestionnaire d'événements », sélectionnez l'option « Commandes & participants » dans le menu situé sur le côté gauche de votre écran.

Remarque : Une fois l'heure de l'événement modifiée, un e-mail sera automatiquement envoyé à tous les clients ayant acheté un billet pour les informer de la nouvelle heure de l'événement. Vous devez d'abord en informer vos acheteurs pour qu'ils soient au courant du changement.

Mettre à jour le titre et la description de l'événement :

1. Dans le menu latéral, sélectionnez Informations sur l'événement, puis sélectionnez l'onglet « Bases » dans le menu déroulant.

 2. Modifiez l' intitulé de l'événement et la description pour y inclure une note indiquant que l'événement a été reprogrammé.

Modifier l'heure de début/fin de la vente des billets :

Si vous n'avez pas défini d'heures de début et de fin pour les billets dans votre événement d'origine, passez cette étape.

1. Dans le menu latéral, sélectionnez « Informations sur l'événement », puis sélectionnez l'onglet « Billets » dans le menu déroulant

2. Sélectionnez le type de billet que vous souhaitez modifier en cliquant sur l'icône en forme d'engrenage.

3. Modifiez l'heure de début et de fin du billet pour qu'elle corresponde à votre nouvelle date. Si vous avez plusieurs types de billets, vous devrez effectuer cette étape pour chaque type de billet.

Émettre des remboursements aux acheteurs :

1. Si un acheteur ne peut pas respecter la nouvelle date et que vous souhaitez le rembourser, suivez les instructions décrites ici : Annulez une commande et effectuez un remboursement pour votre événement.

Remarque : un remboursement ne pourra pas être effectué si la commande fait l'objet d'une rétrofacturation ou si un ticket de la commande a été transféré.

Pour reprogrammer votre événement sans nouvelle date :

Vous devrez :

• Informer tous les participants que l'événement est reprogrammé et leur faire savoir qu'une nouvelle date doit être déterminée
• Mettre à jour vos paramètres avancés afin que les acheteurs ne reçoivent pas d'emails de rappel
• Changer l'heure de l'événement pour une date future (dans les 12 mois) et masquer la date et l'heure de votre événement
• Supprimer les heures de début et de fin de la vente des billets si vous les avez configurées
• Mettre à jour le titre et la description de votre événement pour indiquer qu'il a été reprogrammé mais que la date reste à déterminer
• Masquer vos billets pour que les acheteurs ne puissent pas en acheter de nouveaux

Informer tous les participants du changement de date :

1. Vous pouvez envoyer un message par l'intermédiaire d'Universe en accédant à l'onglet « Commandes & participants » et en cliquant sur le bouton « Message aux participants ». Assurez-vous d'informer les acheteurs qu'une date reste à déterminer.

Note : Vous pouvez également télécharger les rapports de vos participants et utiliser les adresses e-mail qui y figurent pour contacter vos participants en utilisant votre adresse e-mail personnelle.

Mettre à jour les paramètres avancés pour désactiver les e-mails de rappel :

1.  Connectez-vous à votre compte Universe, accédez à votre page « Mes événements » et sélectionnez le titre de l'événement que vous souhaitez gérer.

2. À partir de votre page « Gestionnaire d'événements », sélectionnez « Paramètres avancés » dans le menu situé sur le côté gauche de votre écran.

3. Faites défiler jusqu'à la section « Notifications par e-mail » et désactivez les e-mails de rappel et les e-mails de commande.

4. Cliquez sur « Enregistrer » pour enregistrer vos modifications.

Changer l'heure de l'événement conformément à votre nouvelle date et masquez la date/heure de l'événement :  

1. À partir de votre page « Gestionnaire d'événements », sélectionnez l'option « Commandes et participants » dans le menu situé sur le côté gauche de votre écran.

Remarque : choisissez une date future qui se situe dans les 12 mois suivant la date actuelle de votre événement.

Remarque : l'option « Masquer la date et l'heure sur les billets » n'est pas disponible pour les événements ayant plusieurs dates ou créneaux horaires