Gérez la porte de votre événement avecBoxOffice, une application gratuite pour les appareils Apple et Android qui permet aux hôtes d'événement Universe de scanner les billets avec précision et efficacité, d'enregistrer manuellement les participants et de vendre des billets à la porte.
BoxOffice peut être téléchargé gratuitement àl'App Store d'Apple ou au Play Store de Google. Pour consulter un guide sur BoxOffice pour Android, veuillez cliquer ici.
Comment ça marche ?:
L'enregistrement des invités à votre événement est facile ; tout ce dont vous avez besoin est votre appareil iOS et l'application BoxOffice. Aucun scanner ou dispositif supplémentaire n'est nécessaire. Les billets peuvent être affichés électroniquement ou imprimés.
Les hôtes peuvent enregistrer les participants à la porte en utilisant BoxOffice sur plusieurs appareils, simultanément, pour garantir une entrée rapide. Nos serveurs en prennent note - si un billet a déjà été scanné, BoxOffice en informe le scanner et lui demande s'il souhaite enregistrer à nouveau ce client.
Pour commencer à utiliser l'application Universe BoxOffice (iOS) :
1. Téléchargez BoxOffice gratuitement sur l'App Store (Apple).
2. Ouvrez l'application et connectez-vous à votre compte Universe.
Remarque : cliquez ici pour obtenir des informations sur l'ajout d'utilisateurs à votre « Organisation » avec des autorisations « At-The-Door » (à la porte) uniquement.
Comment scanner les billets et enregistrer les invités
1. Une fois connecté, l'application s'ouvre par défaut sur l'onglet « Scan ». Par défaut, tous les événements et types de billets à venir seront sélectionnés et pourront être scannés comme valides. Si nécessaire, ces données peuvent être filtrées pour des événements et des types de billets spécifiques. Si cela n'est pas nécessaire, passez à l'étape 3.
Remarque : Votre prochain événement et tous les évènements qui sont situés dans un délai de 72 heures par rapport à cet événement seront disponibles sur l'application. Les évènements qui sont terminés ou qui ne commencent pas dans un délai de 72 heures par rapport au prochain événement ne seront pas affichés.
2. Pour filtrer vos données, appuyez sur l'icône de filtre en haut à gauche de votre écran.
Sur la page "Filtrer les événements", vous verrez quatre options de filtrage : "Par date", "Par événement", "Par créneau horaire" et "Par type de billet". Tous les événements qui correspondent aux paramètres de filtrage que vous avez appliqués apparaîtront ci-dessous, sous le titre « Résultats de la recherche d’événements ».
a) Pour filtrer par date
Sélectionnez l'option « Par date ». Sur la page suivante, sélectionnez une date initiale et une date finale sur le calendrier pour créer votre filtre. Une fois que vous aurez fait votre choix, les dates de début et de fin seront surlignées en bleu, et les dates intermédiaires en gris.
Vous pouvez réinitialiser votre sélection en cliquant sur le bouton "réinitialiser" dans le coin supérieur droit de l'écran.
Une fois que vous êtes satisfait(e) de votre sélection, cliquez sur le bouton "Filtrer les dates" en bas de l'écran, ce qui enregistrera vos paramètres et vous amènera à la page "Filtrer les événements".
En bas de la page, cliquez sur le bouton « Appliquer » pour activer vos filtres.
b) Pour filtrer par évènement
Sélectionnez l'option « Par évènement ». Sur la page suivante, une liste de vos évènements apparaîtra. Par défaut, le prochain événement à venir et tous les événements situés dans une période de 72 heures par rapport à cet événement seront sélectionnés. Vous verrez une coche bleue dans la case, à côté de chaque événement sélectionné.
Pour désélectionner un événement, il suffit de cliquer sur le titre de l'événement. Une fois que vous êtes satisfait(e) de votre sélection, cliquez sur le bouton "Filtrer les événements" en bas de l'écran, ce qui enregistrera vos paramètres et vous amènera à la page "Filtrer les événements".
En bas de la page, cliquez sur le bouton 'Appliquer' pour activer vos filtres.
c) Pour filtrer par créneau horaire
Sélectionnez l'option "Par créneau horaire". Sur la page suivante, une liste de vos horaires d'événement apparaîtra. Par défaut, tous les créneaux horaires de votre prochain événement et tous les événements situés dans un délai de 72 heures par rapport à cet événement seront sélectionnés. Vous verrez une case à cocher bleue à côté de chaque créneau horaire sélectionné.
Pour désélectionner une option, il suffit de cliquer sur le créneau horaire. Une fois que vous avez finalisé votre sélection, cliquez sur le bouton "Filtrer les créneaux horaires" en bas de l'écran, ce qui enregistrera vos paramètres et vous amènera à la page "Filtrer les événements".
En bas de la page, cliquez sur le bouton « Appliquer » pour activer vos filtres.
d) Pour filtrer par type de billet
Sélectionnez l'option « Par type de billet ». Sur la page suivante, une liste de tous les types de billet pour votre prochain événement et pour tous les événements se déroulant dans un délai de 72 heures par rapport à cet événement apparaîtra. Une case à cocher bleue indiquera chaque type de billet sélectionné - par défaut, ils seront tous sélectionnés.
Pour désélectionner une option, il suffit de cliquer sur le type de billet. Une fois que vous avez finalisé votre sélection, cliquez sur le bouton "Filtrer les types de billets" en bas de l'écran, ce qui enregistrera vos paramètres et vous amènera à la page "Filtrer les événements".
Au bas de la page "Filtrer les événements", cliquez sur le bouton "Appliquer" pour activer vos filtres.
3. Pour scanner un ticket, placez votre appareil au-dessus du code-barres QR code du billet duparticipant. Centrez le code-barres et la caméra fera automatiquement la mise au point et scannera le billet.
Lorsque le billet est scanné avec succès, une confirmation de scannage valide s'affiche sur votre écran, ainsi que le nom du participant et le type de billet.
Pour afficher des données supplémentaires sur le participant, sélectionnez la flèche vers le haut dans le message de scannage vert pour élargir les champs affichés.
Remarque : Si le billet n'est pas valide, un message d'avertissement "billet non valide" s'affiche à l'écran.
Si le billet a déjà été scanné, vous verrez un avertissement "enregistré" avec la date et l'heure du dernier enregistrement. Vous aurez également la possibilité de réenregistrer l'invité.
Conseil : si vous scannez dans un endroit sombre, vous pouvez allumer la lampe de poche de votre appareil en sélectionnant le bouton d'éclair situé dans le coin supérieur droit de votre écran lorsque vous êtes dans l'onglet "Scan ".
4. Pour enregistrer manuellement un participant (plutôt que de scanner son code QR), sélectionnez l'onglet "Liste des participants" en bas de l'écran.
À partir de là, cliquez sur le champ "Rechercher le nom ou l'adresse électronique" en haut de votre écran et commencez à taper le nom ou l'adresse électronique des participants. Une fois que le nom apparaît sur votre liste, vous l'enregistrez en appuyant sur son nom. Une fois l'enregistrement effectué, une coche bleue apparaîtra.
Remarque : les billets peuvent être "décochés" une fois qu'ils ont été scannés ou enregistrés en tapant sur le nom du participant via l’onglet "Liste des participants". Une fenêtre s'ouvrira dans laquelle vous pourrez rendre le billet du participant à nouveau valide.
Astuce : Sur BoxOffice, la rubrique "Liste des participants" permet de savoir quels billets ont été scannés pour l'événement. Sur le web, vous pouvez suivre les enregistrements en utilisant le rapport "Enregistrements" dans l'onglet " Rapports " de votre Gestionnaire d'événements pour cet événement. Ces rapports sont mis à jour en temps réel. Cliquez ici pour savoir comment accéder à vos rapports.
Comment vendre des billets à la porte :
Remarque : seuls les événements commencés dans les 72 heures sont disponibles sur l'application BoxOffice. Si aucun événement n'a lieu dans les 72 heures, votre prochain événement s'affichera.
1. Une fois connecté à l'application BoxOffice sur iOS, sélectionnez l'onglet « Vendre » dans le menu situé en bas de votre écran. Une liste des événements et des types de billets disponibles s'affichera.
Remarque : les billets qui sont configurés pour être disponibles Partout (par défaut) ou Uniquement à la porte seront affichés dans l'application. Tout type de billet défini comme étant Uniquement en ligne ne pourra pas être réservé dans l'application. Vous pouvez le modifier à tout moment à partir de l'onglet "Billets" de votre page Gestionnaire d'événements.
2. Construisez votre commande en fixant une quantité pour chaque type de billet dans la commande. Vous pouvez définir une quantité en appuyant sur le signe plus ou moins à côté de chaque type de billet. Une fois que vous avez sélectionné toutes les quantités de billets pour la commande, sélectionnez la barre bleue en bas de votre écran.
Remarque : il n'est pas possible de créer une commande pour plus d'une page de l'événement ou plus d'une date/heure sur un événement en même temps.
3. Si l'acheteur paie par carte de crédit, saisissez ses données de paiement et son adresse électronique (facultative) et cliquez sur "payer" dans la barre bleue en bas de l'écran pour confirmer votre commande. Vous verrez une confirmation à l'écran lorsque le paiement sera terminé.
Note : La saisie manuelle des cartes de crédit pour les achats à la porte a été dépréciée. Pour plus d'informations, veuillez consulter ici : Avis d'amortissement - Saisie manuelle de la carte de crédit dans l'application BoxOffice
Si la commande est gratuite, les champs relatifs à la carte de crédit n'apparaîtront pas. Si l'acheteur paie en dehors de la plateforme Universe, sélectionnez l'onglet « Cash », saisissez les informations souhaitées et cliquez sur le bouton de paiement en bas de votre écran.
Remarque : Si le champ facultatif de l'adresse électronique n’est pas rempli, les acheteurs ne recevront ni leurs billets ni leur reçu.
Pour plus d'informations sur la création d'une équipe BoxOffice afin de permettre aux gens d'enregistrer les participants et de vendre des billets à la porte pour votre événement, sans avoir à connecter quelqu'un à votre compte ou à partager vos informations de connexion, cliquez ici.
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