Ajouter une commande à votre événement

Ajoutez manuellement des commandes gratuites ou payantes pour votre événement via le Gestionnaire d'événements.

Cette fonction est généralement utilisée pour envoyer des billets gratuits, pour émettre des billets pour des invités qui ont payé en dehors d'Universe, ou si vous traitez un paiement au nom de votre invité.

Remarque : Votre événement doit être publié pour que vous puissiez ajouter manuellement des billets.

Cet article contient des instructions pour les éléments suivants :

• Comment ajouter manuellement une commande
• Comment télécharger en masse des participants à partir d'un CSV ?

Pour ajouter manuellement une commande :

1. Connectez-vous à votre compte Universe, allez sur votre page « Mes événements », et sélectionnez l'événement que vous souhaitez gérer.

2. Dans votre « Gestionnaire d' événements », sélectionnez l'option « Commandes & participants » dans le menu situé à gauche de votre écran.

3. Sur la page « Commandes & participants », cliquez sur le bouton « Ajouter une commande » sur le côté droit de l'écran.

4. Sur la page « Ajouter une commande », sélectionnez le type de commande que vous allez ajouter (gratuite ou payante) sous « détails de votre achat ».

5. À partir de là, sélectionnez une plage horaire à laquelle la commande doit être ajoutée. S'il n'y a qu'une seule heure pour votre événement, elle sera déjà sélectionnée comme « Prochain créneau horaire ». Si votre événement a plusieurs créneaux horaires, vous pouvez trouver le bon créneau en cliquant sur « Sélectionner les créneaux horaires ». Veuillez noter que vous ne pouvez pas ajouter une commande à un créneau horaire qui est déjà terminé.

6. Cliquez sur l'icône « Calendrier » pour afficher tous les jours de vos événements, et sélectionnez une date. À partir de là, tous les créneaux horaires de cette date s'afficheront.

Sélectionnez le cercle à côté de la plage horaire souhaitée, puis cliquez sur « Sélectionner le créneau horaire ».

7. Dans la rubrique « Sélectionner les billets », entrez la quantité de billets (par type de billet) que vous allez émettre. Un récapitulatif de votre commande apparaîtra automatiquement sur la droite de votre écran, indiquant la ventilation des coûts, et le total de la commande.

8. Sous « Sélectionner lesarticles supplémentaires» (si cela s'applique à votre événement), indiquez la quantité des articles supplémentaires que vous émettez. Ensuite, cliquez sur « Ajouter » et l'article supplémentaire apparaîtra dans le récapitulatif de votre commande.

9. Pour les billets gratuits, la section « données de paiement » apparaîtra automatiquement comme « COMP ». Vous avez la possibilité d'ajouter une note personnalisée qui ne sera visible que pour vous sur vos rapports. Ces notes sont enregistrées dans la colonne « Détails du type de paiement » qui se trouve dans les « Commandes, Tickets et autres ».

10. Pour les commandes payantes, la section des données de paiement vous demandera de saisir les informations relatives à la carte de crédit de l'acheteur. Vous pouvez également sélectionner « Autre » pour saisir un autre moyen de paiement (par exemple : espèces, chèque, etc.). Veuillez noter que cela n’apparaîtra que sur vos rapports personnels.

11. Entrez les informations de l'acheteur. Veuillez noter que même pour les commandes gratuites, ce champ est obligatoire.

12. Entrez les informations sur le participant. Tous les champs de la section desinformations sur le participant sont facultatifs. L'acheteur de la commande recevra tous les billets de la commande et si une adresse électronique est saisie pour un participant, cet invité recevra également tous les billets sous son adresse électronique.

Remarque : Si vous souhaitez collecter les données de participant dans vos rapports, vous devrez saisir les informations sur le participant par billet.

13. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur « Créer une commande » au bas de la page pour émettre vos tickets.
14. Toutes les commandes qui ont été ajoutées manuellement via « Ajouter une commande » apparaîtront dans vos rapports.

• Les commandes apparaîtront avec ajouter_une_commande en tant que canal d'achat.
• Si vous avez émis des tickets gratuits, ils seront étiquetés « COMP » dans la colonne du code promo de vos rapports.
• Les utilisateurs peuvent ajouter des notes de rapport personnalisées sur leurs commandes dans la section « données de paiement ».

Pour saisir les informations sur le participant par téléchargement en masse :

Remarque : si vous émettez un grand nombre de billets à l'aide de la fonction d'importation en masse, il est conseillé d'effectuer cette opération séparément pour chaque type de billet que vous proposez et de ne pas télécharger plus de 200 billets à la fois.

1. Sélectionnez le créneauhoraire souhaité et indiquez la quantité de billets que vous allez émettre dans la section « détails de votre achat ».
2. Sélectionnez « Importation à partir d'un CSV » en dessous de la section « détails de votre achat ». Téléchargez un fichier CSV qui contient informations sur le participant dans le format suivant : prénom dans la colonne A, nom dans la colonne B et courriel dans la colonne C. Il doit également y avoir une colonne supplémentaire pour chaque question de contrôle de paiement du participant que vous avez configurée, dans l'ordre où elle apparaît.

   3. Une fois que vous avez sélectionné votre fichier CSV, cochez la case si votre fichier CSV contient une ligne d'en-tête.

   4. Une fois que vous avez importé votre fichier CSV, vos informations sur le participant pour chaque billet apparaîtront dans les champs appropriés.

   5. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur « Créer une commande » au bas de la page pour émettre vos billets.