Fonctionnalités du Gestionnaire d'événements

Une fois que vous avez créé votre événement, vous pouvez gérer vos paramètres, apporter des modifications et accéder aux outils promotionnels à tout moment.
 

Remarque : avant de vous plonger dans votre gestionnaire d'événements, veuillez vous assurer de renseigner vos informations sous Paramètres > Informations de facturation.

Pour gérer votre événement :

1. Connectez-vous à votre compte Universe, accédez à votrepage « Mes événements »et sélectionnez l'événement que vous souhaitez gérer. Une fois sélectionné, vous serez redirigé vers la page de gestion de votre événement. C'est là que se trouvent toutes les données, toutes les informations et tous les outils de gestion et de promotion de votre événement. Vous pouvez y naviguer à l'aide du menu situé à gauche de votre page.

Fonctionnalités du gestionnaire d'événements :

1. Aperçu : cette page vous donnera un aperçu « en bref » de la performance de votre événement, notamment un aperçu financier et les billets vendus / restants par type de billet.

Remarque : si votre page de l'événement comporte plusieurs dates, sélectionnez la date que vous souhaitez afficher dans la liste déroulante située en haut de l'écran, ou affichez un résumé pour « tous les événements ».

2. Commandes & participants : la page Commandes & participants comporte trois onglets : Commandes, Participants et Ajouter une commande.
 

• L'onglet « Commandes » affiche une ligne pour chaque commande de votre événement (qui peut contenir plusieurs billets) et comporte des colonnes pour le prénom, le nom et l'adresse électronique de l'acheteur, le statut (c'est-à-dire si elle a été payée, annulée, etc.), la date de la commande, les ventes, ainsi qu'un menu déroulant avec des actions supplémentaires. À partir de cette page, vous pouvez envoyer un message à tous les invités, contacter un acheteur, afficher les informations de la commande, renvoyer les billets, modifier les informations relatives à la commande, annuler/rembourser une commande, déplacer une commande à une autre date et modifier la date de votre événement.

• L'onglet « Participants » affiche une ligne pour chaque billet/participant de votre événement et comporte des colonnes pour le prénom, le nom, l'adresse électronique, le type de billet, le statut (c'est-à-dire si la commande a été payée, annulée, etc.), le montant, ainsi qu'un menu déroulant avec des actions supplémentaires. À partir de cette page, vous pouvez envoyer un message à tous les invités, contacter un invité en particulier, afficher les billets et les informations concernant les billets, et modifier les informations des participants.

• Le bouton « Ajouter une commande » apparaît en haut à droite de l'écran. Cet onglet vous permet d'émettre des billets gratuits et d'ajouter manuellement des participants à votre événement.

3. Rapports : téléchargez des rapports Excel ou CSV sur votre événement et affichez l'aperçu de vos ventes de base et d'autres statistiques de base sur la vente de billets.

4. Informations sur l'événement :

C'est dans les onglets de la sectionInformations sur l'événement que vous pouvez modifier les informations sur l'événement, notamment le titre, la description, les coordonnées, la date/l'heure, les billets, la politique de remboursement et d'autres informations générales à propos de votre événement. Des modifications peuvent être apportées à tout moment. Les options du sous-menu de cette section varient selon si vous avez créé un événement régulier ou un événement à entrée programmée

Lors d'un événement régulier : l'onglet Informations sur l'événement comporte quatre pages :

• Bases : modifiez le titre et la description de votre événement, et définissez également la catégorie et les paramètres de confidentialité.
• Heure et lieu : modifiez vos dates existantes et les informations sur l'adresse, ou ajoutez des créneaux horaires supplémentaires.
• Billets : modifiez et ajoutez de nouveaux types de billets, changez vos paramètres de devise et définissez une politique de remboursement.
• Informations supplémentaires : ajoutez vos coordonnées, donnez des informations supplémentaires à vos acheteurs et personnalisez les photos de votre événement.

Sur un événement à entrée programmée : l'onglet Informations sur l'événement comporte cinq pages :

• Bases : modifiez les informations sur l'événement, notamment le titre, la description, l'adresse, le nom du lieu et d'autres informations générales sur votre événement.
  
  
• Horaires : modifiez vos dates et vos créneaux horaires. Ici, vous pouvez ajouter de nouveaux créneaux, modifier la date/l'heure d'un créneau unique ou d'un créneau répétitif ainsi que supprimer un créneau unique ou répétitif. En savoir plus.
  •  Remarque : il n'est pas possible de supprimer un créneau unique ou un créneau répétitif si des billets ont été vendus pour ces dates/heures. Ces billets doivent être annulés et remboursés pour qu'un créneau horaire unique ou un créneau répétitif soit supprimé.
    
    
• Billets : créez, supprimez et/ou modifiez les paramètres des types de billets existants, qu'il s'agisse de tickets payants, gratuits ou de dons. Cliquez sur l'icône de la roue à côté d'un type de billet pour gérer les paramètres avancés, notamment la description du billet, la disponibilité (heure de début et de fin de la vente de billets ), le nombre minimum et maximum de billets par commande, le statut du billet (disponible, caché ou verrouillé etet l'heure de mise en vente des billets.
  •  Conseil : utilisez le sélecteur de créneaux horaires déroulant (par exemple : « ce billet est valable pour X créneaux horaires ») pour modifier les créneaux horaires auxquels votre type de billet s'appliquera. En savoir plus
  •  Note : il n'est pas possible de supprimer un type de billet si des billets ont déjà été vendus. Il n'est pas non plus possible d'empêcher un type de billet de s'appliquer à un créneau horaire si des ventes ont été traitées pour ces dates/créneaux horaires.
    
    
• Créneaux horaires : activez et désactivez un, plusieurs ou tous les types de billets, et ajustez la quantité et le prix d'un type de billet, créneau horaire par créneau horaire. En savoir plus.

• Informations supplémentaires:: Ajoutez vos coordonnées, donnez des informations supplémentaires à vos acheteurs et personnalisez les photos de votre événement

5.  Questions posées au moment du paiement : utilisez cette page pour ajouter des questions auxquelles vos acheteurs devront répondre au moment du paiement. Recueillez des informations de l'acheteur (s'il achète plusieurs billets) ou demandez une réponse pour chaque participant.

6. Paiements & frais : à partir de là, gérez les paramètres suivants :

• Choisissez si vous souhaitez traiter les paiements avec des paiements Universe ou en intégrant votre propre compte Stripe
• Choisissez si vous payez les frais de service ou s'ils sont répercutés sur l'acheteur (en fonction de l'emplacement).
• Ajouter des frais supplémentaires à vos billets (par exemple, la taxe ou les frais de service Universe).
• Indiquez si les acheteurs de billets ont accès à des plans de paiement

7. Widgets intégrables : vendez des billets sur votre propre site web sans rediriger les acheteurs vers Universe ou un site tiers. Aucun codage n'est requis pour configurer cela. Vous pouvez consulter un guide pas à pas sur la mise en place de ceci ici.

8. Codes promotionnels : depuis la page des codes promotionnels, vous pouvez créer et gérer des codes de réduction pour votre événement. Vous pouvez créer autant de codes promotionnels que nécessaire, définir le montant de la remise (fixe ou en %) et le nombre de billets sur lesquels la remise peut être appliquée. Vous pouvez également définir les types de billets auxquels chaque code peut être appliqué, ainsi que les billets qui acceptent ou non les remises (dans l'onglet « Configurer les billets »). Les codes promotionnels peuvent être ajoutés individuellement ou téléchargés en masse à partir d'un fichier CSV.

 Remarque : si vous avez créé un événement à entrée programmée et que vous souhaitez offrir une réduction sur certaines dates ou créneaux horaires pendant la durée de l'événement, vous devrez créer un nouveau type de billet qui s'appliquera uniquement aux dates et créneaux horaires souhaités. Une fois le type de billet créé, vous pourrez configurer un code promotionnel qui s'appliquera à ce type de billet. Veillez à ce que vos types de billets aient des noms uniques afin de pouvoir les différencier facilement les uns des autres.


9 : Promouvoir : lorsque vous sélectionnez Promouvoir sur le menu, des sous-paramètres supplémentaires apparaissent dans le menu. Ces sous-paramètres permettent d'accéder à des outils promotionnels supplémentaires. Consultez notre Guide pour promouvoir afin d'obtenir des informations sur la promotion de votre événement.

10 : Intégrations : la page Intégrations vous permet d'intégrer votre événement dans Google Analytics, Facebook Pixel, et Mailchimp ainsi que d'accéder à des informations sur les widget de rappels, les API de demandes OAuth, l'intégration webhooks et Zapier.

11 : Clés d'accès : cette page vous permet de créer des types de billets protégés par un mot de passe. Utilisez des clés d'accès pour contrôler qui peut voir et réserver certains types de billets en les rendant visibles uniquement aux personnes possédant le code.

12 : Paramètres avancés : gérez ici les paramètres avancés et les préférences en matière de notification par e-mail. Choisissez si les acheteurs pourront modifier le billet / lesdétails de leur achat, transférer leurs billets, et si vous devrez approuver les réservations. Définissez également la manière dont vous souhaitez recevoir les e-mails concernant les réservations et si vous souhaitez désactiver l'e-mail de rappel de l'événement.

 Remarque : pour les événements à entrée programmée, vous pouvez également permettre aux acheteurs de filtrer par taille de groupe au moment du paiement à partir de cette page. En savoir plus.

13 : Dupliquer l'événement : la duplication d'un événement crée un nouvel événement avec toutes les informations et les paramètres avancés définis sur l'événement que vous dupliquez. Lorsque vous « Dupliquez l'événement », vous êtes redirigé vers le formulaire de création d'événement pour votre nouvel événement, afin d'apporter toutes les modifications nécessaires avant de publier votre événement.

 Remarque :cette fonctionnalité n'est disponible que pour les événements réguliers. Si vous avez sélectionné l'option Entrée programmée lors de la création de l'événement, la fonction de duplication ne sera pas disponible. Les nouveaux événements à entrée programmée doivent être créés à l'aide de la procédure de création standard à l'adresse suivante Universe.com/create

14 : Supprimer l'événement : lorsque vous cliquez sur cette option, une fenêtre modale de confirmation s'affiche pour vous permettre de confirmer cette action. Une fois qu'un événement a été supprimé, il est impossible de revenir en arrière et l'événement n'apparaîtra plus sur votre Tableau de bord.

 Remarque : il n'est pas possible de supprimer un événement si des billets ont été émis pour un événement à venir. Ces billets doivent être annulés et remboursés pour que votre événement soit supprimé.