Caractéristiques du Gestionnaire d'événements

Une fois que vous avez créé votre événement, vous pouvez gérer vos paramètres, apporter des modifications et accéder aux outils promotionnels à tout moment.
 

 Remarque : avant d'aller sur votre gestionnaire d'événements, veillez à compléter vos informations dans Paramètres > Informations de facturation.

Pour gérer votre événement :

1. Connectez-vous à votre compte Universe, accédez à votrepage Mes événements,et sélectionnez l'événement que vous souhaitez gérer. Une fois sélectionné, vous serez redirigé vers la page de gestion de votre événement. C'est là que se trouvent toutes les données, les informations et tous les outils de gestion et de promotion de votre événement. Vous pouvez naviguer à l'aide du menu situé sur le côté gauche de votre page.

Caractéristiques du Gestionnaire d'événements :

1. Vue d'ensemble : Cette page vous donnera un aperçu des performances de votre événement, y compris un aperçu financier et les billets vendus / restants par type de billet.

Remarque : si votre page de l'événementcomporte plusieurs dates, sélectionnez la date que vous souhaitez afficher dans le menu déroulant en haut de l'écran, ou affichez un résumé pour "tous les Événements".

2. Commandes & participants: La page Commandes & participants comporte trois onglets : Commandes, participants, et Ajouter une commande
 

• L'onglet "Commandes" présente une ligne pour chaque commande de votre événement (qui peut contenir plusieurs billets) et des colonnes prénom, nom et adresse électronique de l'acheteur, statut (c'est-à-dire payé, annulé, etc.), date de la commande, ventes et un menu déroulant avec des actions supplémentaires. À partir de cette page, vous pouvez envoyer un message à tous les invités, contacter un acheteur, afficher les informations de la commande, renvoyer des billets, modifier les informations relatives à la commande, annuler/rembourser une commande, déplacer une commande à une autre date et modifier la date de votre événement.

• L'onglet "participants" présente une ligne pour chaque billet/participant de votre événement et comporte des colonnes prénom, nom, adresse électronique, type de billet, statut (c'est-à-dire payé, annulé, etc.), montant et un menu déroulant avec des actions supplémentaires. À partir de cette page, vous pouvez envoyer des messages à tous les invités, contacter un invité en particulier, afficher les billets et leurs détails, et modifier les informations de participant

• Le bouton "Ajouter une commande" se trouve en haut à droite de l'écran. Cet onglet vous permet d'émettre des billets gratuits et d'ajouter manuellement des participants à votre événement.

3. Rapports : téléchargez des rapports Excel ou CSV pour votre événement et consultez l'aperçu de vos ventes de base et d'autres statistiques de base sur la vente de billets.

4. Informations sur l'événement

Les onglets dans la sectionInformations sur l'événement vous permettent de modifier les informations sur l'événement, y compris le titre, la description, les coordonnées, la date et l'heure, les billets, la politique de remboursement, et d'autres informations générales sur votre événement. Des modifications peuvent être apportées à tout moment. Les options du sous-menu de cette section varient selon que vous avez créé un événement régulier ou à entrée limitée.

Pour un événement régulier : l'onglet Informations sur l'événement comporte quatre pages :

• Les Bases : modifiez le titre et la description de votre événement, ainsi que la catégorie et les paramètres de confidentialité
• Heure et lieu : modifiez vos dates existantes et les informations d'adresse, ou ajoutez des créneaux horaires supplémentaires
• Billets : modifiez et ajoutez de nouveaux types de billets, modifiez vos paramètres de devise et définissez une politique de remboursement
• Détails supplémentaires : ajoutez vos coordonnées, donnez des informations supplémentaires à vos acheteurs et personnalisez les photos de votre événement

Pour un événement à entrée limitée : l'onglet Informations sur l'événement comporte cinq pages :

• Les Bases : modifiez les informations sur l'événement, y compris le titre, la description, l'adresse, le nom de l'adresse et d'autres informations générales sur votre événement.
  
  
• Horaires : modifiez votre/vos date(s) et votre/vos plage(s) horaire(s). Vous pouvez y ajouter de nouvelles plages horaires, modifier la date et l'heure d'une plage horaire unique ou d'une plage horaire répétée et supprimer une plage horaire unique ou répétée. En savoir plus.
  •  Remarque :  il n'est pas possible de supprimer une plage horaire unique ou une plage horaire répétée si des billets ont été vendus pour ces dates/heures. Ces billets doivent être annulés et remboursés pour qu'une plage horaire unique ou répétée puisse être supprimée.
    
    
• Billets : Créez, supprimez et/ou modifiez les paramètres des types de tickets payants, gratuits ou de don existants. Cliquez sur l'icône en forme d'engrenage à côté d'un type de billet pour gérer les paramètres avancés, notamment la description du billet, sa disponibilité (heures de début et de fin de vente ), le nombre minimum et maximum de billets par commande, le statut du billet (disponible, caché ou verrouillé etet l'heure de sortie des billets.
  •  Conseil : utilisez le menu déroulant de sélection des créneaux horaires (par exemple, "ce billet est pour X créneaux horaires") pour modifier les créneaux horaires auxquels votre type de billet s'applique. En savoir plus
  •  Note : Il n'est pas possible de supprimer un type de billet si les billets ont déjà été vendus. Il n'est pas non plus possible d'empêcher un type de billet de s'appliquer à un créneau horaire si des ventes ont été traitées pour ces dates/créneaux horaires.
    
    
• Créneaux horaires :  Activez et désactivez un, plusieurs ou tous les types de billet, et ajustez la quantité et le prix d’une catégorie de billet pour chaque créneau horaire. En savoir plus.

• Informations supplémentaires :: : Ajoutez vos coordonnées, donnez des informations supplémentaires à vos acheteurs et personnalisez les photos de votre événement

5.  Questions posées au moment du paiement: Utilisez cette page pour ajouter des questions auxquelles vos acheteurs doivent répondre lorsqu'ils passent en caisse. Recueillez des informations auprès de l'acheteur (s'il achète plusieurs billets) ou demandez une réponse de chaque participant.

6. Paiements & frais : vous pouvez ici gérer les paramètres suivants :

• Choisissez si vous souhaitez traiter les règlements avec les paiements Universe ou en intégrant votre propre compte Stripe
• Choisissez si vous souhaitez payer les frais de service ou si vous préférez qu’ils soient réglés par l'acheteur (en fonction du lieu)
• Ajouter des frais supplémentaires à vos billets (par exemple, la taxe ou les frais de service d'Universe)
• Indiquez si les acheteurs ont accès à des plans de paiement (indisponible hors Amérique du Nord)

7. Widgets intégrables : vendez des billets sur votre propre site web sans rediriger les acheteurs vers Universe ou un site tiers. Aucun codage n'est requis pour configurer cela. Vous trouverez ici un guide récapitulant étape par étape comment mettre cela en place.

8. Codes promotionnels : À partir de la page des codes promotionnels, vous pouvez créer et gérer des codes de réduction pour votre événement. Vous pouvez créer autant de codes promo que nécessaire, définir le montant de la remise (fixe ou %) et le nombre de billets sur lesquels la remise peut être appliquée. Vous pouvez également définir les types de billets auxquels chaque code peut être appliqué, ainsi que les billets qui acceptent ou non les remises (dans l'onglet "Configurer les billets"). Des codes promotionnels peuvent être ajoutés individuellement ou téléchargés en masse à partir d'un CSV.

 Remarque : si vous avez créé un événement à entrée limitée et que vous souhaitez proposer une réduction sur des dates ou plages horaires spéciales pendant la durée de l'événement, vous devez créer un nouveau type de billet qui s'applique uniquement aux dates et plages horaires souhaitées. Une fois le type de billet créé, vous pouvez configurer un code promotionnel à appliquer pour cette catégorie de billets. Veillez à ce que chaque type de billet ait bien un nom unique afin de pouvoir les différencier facilement les uns des autres.


9 : Promouvoir : Lorsque vous sélectionnez « Promouvoir » dans le menu, des sous-réglages supplémentaires apparaîtront. Ces sous-réglages donnent accès à des outils promotionnels supplémentaires. Consultez notre guide de promotion pour obtenir des informations sur la promotion de votre événement.

10 : Intégrations : La page d'intégrations vous permet d'intégrer votre événement à google analytics, facebook pixel et mailchimp et d'accéder à des informations sur les rappels widget, les demandes OAuth API, les intégrations webhooks et zapier.

11 : Clés d'accès : Cette page vous permet de créer des types de billets protégés par un mot de passe. Utilisez les clés d'accès pour contrôler qui peut voir et réserver certains types de billets en les rendant visibles uniquement aux personnes possédant le code.

12 : Paramètres avancés : Gérez ici les paramètres avancés et les préférences de notification par email. Choisissez si les acheteurs peuvent modifier leurs billets / détails de votre achat, transférer leurs billets, et si les réservations nécessitent votre approbation. Définissez également la manière dont vous souhaitez recevoir les e-mails concernant les réservations et si vous souhaitez désactiver l'e-mail de rappel d'événement.

 Remarque : pour les événements à entrée limitée, vous pouvez également permettre aux acheteurs de filtrer par taille de groupe lors du paiement à partir de cette page. En savoir plus.

13 : dupliquer l'événement : La duplication d'un événement crée un nouvel événement avec toutes les informations et paramètres avancés définis pour l'événement que vous dupliquez. Lorsque vous 'dupliquer l'événement', vous serez redirigé vers le formulaire de création d'événement pour votre nouvel événement afin d'apporter toute modification supplémentaire nécessaire avant de publier votre événement.

 Remarque :cette fonction n'est disponible que pour les événements réguliers. Si vous avez sélectionné l'option entrée limitée lors du processus de création de l'événement, la fonction de duplication ne sera pas disponible. Les nouveaux événements à entrée limitée doivent être créés en utilisant le processus de création standard à l'adresse suivante Universe.com/create

14 : Supprimer l'événement : Lorsque vous sélectionnez cette option, une modalité de confirmation apparaît pour vous permettre de confirmer cette action. Une fois qu'un événement a été supprimé, il est impossible de revenir en arrière et celui-ci n'apparaîtra plus dans votre tableau de bord.

 Remarque : Il n'est pas possible de supprimer un événement si des billets ont été émis pour un événement à venir. Ces billets doivent être annulés et remboursés pour que votre événement soit supprimé.