Verwalten Sie die Tür Ihres Events mitBoxOffice , einer kostenlosen App für Apple- und Android-Geräte, die es Universe-Event-Gastgebern ermöglicht, Tickets genau und effizient zu scannen, Teilnehmer manuell einzuchecken und Tickets am Eingang zu verkaufen.
BoxOffice ist als kostenloser Download imApp Store von Apple oder im Google Play Store erhältlich.. Eine Anleitung zu BoxOffice für Android finden Sie hier.
So funktioniert es::
Das Einchecken von Gästen in Ihr Event ist ganz einfach: Sie brauchen nur Ihr iOS-Gerät und die BoxOffice-App. Es wird kein zusätzlicher Scanner und kein zusätzliches Gerät benötigt. Die Tickets können entweder elektronisch angezeigt oder ausgedruckt werden.
Gastgeber können die Teilnehmer an der Tür mit BoxOffice auf mehreren Geräten gleichzeitig einchecken, um einen schnellen Einlass zu gewährleisten. Unsere Server nehmen dies zur Kenntnis: Wenn ein Ticket bereits gescannt wurde, benachrichtigt BoxOffice den Scanner und fragt ihn, ob er diesen Gast erneut einchecken möchte.
So starten Sie mit der Universe BoxOffice App (iOS):
1. Laden Sie BoxOffice kostenlos aus dem App Store (Apple) herunter.
2. Öffnen Sie die App und melden Sie sich bei Ihrem Universe-Konto an.
Hinweis: Klicken Sie hier, um Informationen über das Hinzufügen von Benutzern zu Ihrer „Organisation“ mit nur an der Tür geprüften Berechtigungen zu erhalten.
Scannen von Tickets und Einchecken von Gästen
1. Nach der Anmeldung wechselt die App standardmäßig auf die Registerkarte „Scannen“. Standardmäßig werden alle kommenden Events und Ticketarten ausgewählt und können als gültig eingescannt werden. Bei Bedarf kann dies nach bestimmten Events und Ticketarten gefiltert werden. Wenn dies nicht erforderlich ist, fahren Sie mit Schritt 3 fort.
Hinweis: Ihr nächstes anstehendes Event und alle Events innerhalb von 72 Stunden nach diesem Event werden in der App verfügbar sein. Events, die beendet sind oder nicht innerhalb von 72 Stunden nach Ihrem nächsten Event beginnen, werden nicht angezeigt.
2. Um Ihre Daten zu filtern, tippen Sie auf das Filtersymbol oben links auf Ihrem Bildschirm.
Auf der Seite „Events filtern“ sehen Sie vier Filtermöglichkeiten: „Nach Datum“, „Nach Event“, „Nach Zeitfenster“ und „Nach Ticketart“ Alle Events, die mit Ihren aktuellen Filtereinstellungen übereinstimmen, werden unten unter „Event-Ergebnisse“ angezeigt.
a) Filtern nach Datum
Wählen Sie die Option „Nach Datum“. Wählen Sie auf der folgenden Seite ein Start- und Enddatum im Kalender aus, um Ihren Filter zu erstellen. Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, werden das Anfangs- und das Enddatum blau hervorgehoben, die dazwischen liegenden Daten werden grau dargestellt.
Sie können Ihre Auswahl zurücksetzen, indem Sie auf die Schaltfläche „Zurücksetzen“ in der oberen rechten Ecke des Bildschirms klicken.
Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Daten filtern“ am unteren Rand des Bildschirms. Dadurch werden Ihre Einstellungen gespeichert und Sie gelangen zur Seite „Events filtern“.
Klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche „Anwenden“, um Ihre Filter zu aktivieren.
b) Filtern nach Event
Wählen Sie die Option „Nach Event“. Auf der folgenden Seite wird eine Liste Ihrer Events angezeigt. Standardmäßig werden Ihr nächstes Event und alle Events innerhalb von 72 Stunden nach diesem Event ausgewählt. Sie sehen ein blaues Kontrollkästchen neben jedem ausgewählten Event.
Um die Auswahl eines Events aufzuheben, klicken Sie einfach auf den Titel des Events. Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Events filtern“ am unteren Rand des Bildschirms. Dadurch werden Ihre Einstellungen gespeichert und Sie gelangen zur Seite „Events filtern“.
Klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche „Anwenden“, um Ihre Filter zu aktivieren.
c) Filtern nach Zeitfenster
Wählen Sie die Option „Nach Zeitfenster“. Auf der folgenden Seite wird eine Liste Ihrer Event-Zeiten angezeigt. Standardmäßig werden alle Zeitfenster für Ihr nächstes Event und alle Events innerhalb von 72 Stunden nach diesem Event ausgewählt. Neben jedem ausgewählten Zeitfenster wird ein blaues Kontrollkästchen angezeigt.
Um eine Option abzuwählen, klicken Sie einfach auf das Zeitfenster. Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Zeitfenster filtern“ am unteren Rand des Bildschirms. Dadurch werden Ihre Einstellungen gespeichert und Sie gelangen auf die Seite „Events filtern“.
Klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche „Anwenden“, um Ihre Filter zu aktivieren.
d) Filtern nach Ticketart
Wählen Sie die Option „Nach Ticketart“. Auf der folgenden Seite wird eine Liste aller Ticketarten für Ihr nächstes bevorstehendes Event und alle Events innerhalb von 72 Stunden von diesem Event angezeigt. Jede ausgewählte Ticketart wird durch ein blaues Kontrollkästchen gekennzeichnet – standardmäßig werden alle ausgewählt.
Um eine Option abzuwählen, klicken Sie einfach auf eine Ticketart. Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Ticketarten filtern“ am unteren Rand des Bildschirms. Dadurch werden Ihre Einstellungen gespeichert und Sie gelangen auf die Seite „Events filtern“.
Klicken Sie unten auf der Seite „Events filtern“ auf die Schaltfläche „Anwenden“, um Ihre Filter zu aktivieren.
3. Um ein Ticket zu scannen, halten Sie Ihr Gerät über den Strichcode QR-Code auf dem Ticket des Teilnehmers. Zentrieren Sie den Strichcode, und die Kamera stellt sich automatisch scharf ein und scannt das Ticket.
Wenn das Ticket erfolgreich gescannt wurde, sehen Sie eine gültige Scan-Bestätigung auf Ihrem Bildschirm, zusammen mit dem Namen des Besuchers und der Ticketart.
Um weitere Daten des Besuchers anzuzeigen, wählen Sie den Pfeil nach oben in der grünen Scan-Mitteilung, um die angezeigten Felder zu erweitern.
Hinweis: Wenn das Ticket ungültig ist, erscheint auf dem Bildschirm die Warnmeldung „Ungültiges Ticket“.
Wenn das Ticket bereits gescannt wurde, wird die Warnung „Schon eingecheckt“ mit dem Datum und der Uhrzeit des letzten Check-ins angezeigt. Sie haben auch die Möglichkeit, den Gast erneut einzuchecken.
Tipp: Wenn Sie in einem dunklen Bereich scannen, können Sie die Taschenlampe Ihres Geräts einschalten, indem Sie das Blitzsymbol oben rechts in der Ecke des Bildschirms wählen, wenn Sie auf derScan-Registerkarte sind.
4. Um einen Besucher manuell einzuchecken (anstatt den QR-Code zu scannen), wählen Sie die Registerkarte „Gästeliste“ am unteren Rand des Bildschirms.
Klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf das Feld „Name oder E-Mail suchen“ und geben Sie den Namen, oder die E-Mail-Adresse des Teilnehmers ein. Sobald der Name auf Ihrer Liste erscheint, checken Sie ihn ein, indem Sie auf seinen Namen tippen. Nach dem Einchecken wird ein blaues Häkchen angezeigt.
Hinweis: Tickets können „abgehakt“ werden, sobald sie gescannt oder eingechecktsind, indem Sie auf den Namen des Besuchers auf der Seite „Gästeliste“ tippen. Daraufhin wird ein Pop-up-Fenster geöffnet, in dem Sie das Ticket des Besuchers wieder gültig machen können.
Tipp: Auf BoxOffice können Sie unter „Gästeliste“ nachverfolgen, welche Tickets in Ihr Event eingescannt wurden. Im Internet können Sie Check-ins mithilfe der Berichtsfunktion unter „Check-ins“ auf der Registerkarte „Berichte“ im Event Manager Ihres Events verfolgen. Diese Berichte werden in Echtzeit auf dem neuesten Stand gehalten. Klicken Sie hier, um zu erfahren, wie Sie auf Ihre Berichte zugreifen können.
Wie man Tickets an der Tür verkauft:
Hinweis: Nur Events, die innerhalb der nächsten 72 Stunden beginnen, sind in der BoxOffice App verfügbar. Wenn innerhalb der nächsten 72 Stunden keine Events stattfinden, wird das nächste anstehende Event angezeigt.
1. Sobald Sie in der iOS-BoxOffice-App angemeldet sind, wählen Sie die Registerkarte „Verkaufen“ aus dem Menü am unteren Rand Ihres Bildschirms. Es wird eine Liste der verfügbaren Events und Ticketarten angezeigt.
Hinweis: Tickets, die so eingestellt sind, dass sie überall (Standard) oder nur an der Tür erhältlich sind, werden in der App angezeigt. Alle Ticketarten, die auf „Nur online“ eingestellt sind, können in der App nicht gebucht werden. Sie können diese jederzeit auf der Registerkarte „Tickets“ in Ihrem Event Manager bearbeiten.
2. Stellen Sie Ihre Bestellung zusammen, indem Sie für jede Ticketart in der Bestellung eine Anzahl festlegen. Sie können eine Anzahl festlegen, indem Sie auf das Plus- oder Minuszeichen neben der jeweiligen Ticketart tippen. Sobald Sie alle Anzahlen von Tickets für die Bestellung ausgewählt haben, wählen Sie den blauen Balken am unteren Bildschirmrand.
Hinweis: Es ist nicht möglich, gleichzeitig eine Bestellung für mehr als eine Eventseite oder mehr als ein Datum/eine Uhrzeit für ein Event zu erstellen.
3. Wenn der Käufer mit Kreditkarte zahlt, geben Sie die Zahlungsinformationen und die E-Mail-Adresse (optional) ein und klicken Sie auf „Bezahlen“ in der blauen Leiste am unteren Rand des Bildschirms, um Ihre Bestellung zu bestätigen. Sie erhalten eine Bestätigung auf dem Bildschirm, wenn die Zahlung abgeschlossen ist.
Hinweis: Die manuelle Kreditkarteneingabe für Einkäufe an der Kasse wurde abgeschrieben. Weitere Informationen finden Sie hier: Abschreibungsmitteilung – Manuelle Kreditkarteneingabe in der BoxOffice-App
Wenn die Bestellung kostenlos ist, werden die Kreditkartenfelder nicht angezeigt. Wenn der Käufer außerhalb von Universe bezahlt, wählen Sie die Registerkarte „Bargeld“, geben Sie die gewünschten Informationen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Bezahlen“ am unteren Rand Ihres Bildschirms.
Hinweis: Wenn das optionale Feld für die E-Mail-Adresse leer gelassen wird, erhalten die Käufer weder ihre Tickets noch ihre Quittung.
Für Informationen über die Aufstellung eines BoxOffice-Teams, dessen Mitglieder die Teilnehmer einchecken und Tickets für Ihr Event an der Tür verkaufen können, ohne dass man sich in sein Konto einloggen oder seine Anmeldedaten mitteilen muss, klicken Sie hier.
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